Microsoft Excel est encore souvent utilisé par les entreprises pour de nombreuses tâches, qu’il s’agisse de planification RH ou de tâches administratives. Pourtant, il existe généralement de meilleures solutions. En matière de RH, notamment, il serait sans doute judicieux de privilégier l’utilisation d’un logiciel de planning. Voici 5 avantages offerts par ces outils.
Accélérez le processus de gestion des horaires
La planification est une fonction essentielle des RH et elle peut prendre beaucoup de temps. Grâce aux outils en ligne, vous pouvez planifier les horaires des membres du personnel en temps réel et de manière facilitée. Vous pouvez également consulter les calendriers et les disponibilités de chacun à tout moment.
Contrairement à Excel, tout est par ailleurs centralisé au sein d’une même interface, ce qui facilite grandement la gestion individuelle mais aussi collective. Ainsi, les membres des ressources humaines ont une vision globale claire sur la situation de l’entreprise et peuvent travailler plus efficacement.
Gagnez du temps pour d’autres projets
Lorsque vous utilisez un logiciel de planification des horaires en ligne, vous n’avez pas à passer des heures sur votre ordinateur à saisir des données et à mettre à jour manuellement les plannings en fonction des différentes équipes ou des jours de congé.
Qui plus est, les membres du personnel peuvent également interagir avec vous dans cette plateforme, en inscrivant leur temps de travail ou leurs demandes de congés. Ainsi, vous gagnez un temps précieux, Excel c’est de l’histoire ancienne.
Vous pourriez alors réallouer une partie de ces heures pour améliorer “l’employer branding” ou stimuler la productivité. Vous pouvez également rechercher des moyens d’augmenter les revenus ou de rationaliser les processus de recrutement… Les possibilités sont infinies !
Améliorez la communication avec votre équipe
Lorsque vous utilisez un logiciel de gestion des plannings, il est facile pour tous les membres de votre équipe de connaître leurs horaires de travail. Cette communication claire et saine évite toute confusion et permet de diminuer les risques de tension relatifs à cet aspect du travail.
Ainsi, si un membre du personnel n’est pas sûr de ses horaires, a besoin d’informations, ou veut vérifier une journée particulière, c’est possible sans avoir à consulter un membre du département des ressources humaines.
Cette transparence facilite aussi les demandes de congé, les éventuelles discussions salariales ainsi que les demandes de promotion. Ceci est tout simplement impossible avec un planning Excel.
Planning Excel, c’est fini. Facilitez vous la vie.
La centralisation des données est la clé de votre réussite lorsqu’il s’agit de gérer efficacement les temps de travail des employés et ouvriers de votre entreprise. Grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion des plannings, vous bénéficiez de cet avantage.
Vous créez une fiche par membre du personnel et vous pouvez l’associer à différents projets, lui allouer du temps, définir ses horaires, planifier ses congés, optimiser la gestion de ses heures supplémentaires et heures de récupération… le tout au même endroit !
Le logiciel de planning : optimisé pour le reporting
En plus de la facilité avec laquelle vous pouvez encoder et modifier l’ensemble des données relatives au personnel, il vous est possible de conserver une vue globale sur vos ressources.
Les horaires de tous les employés sont-ils complets ? Peut-être avez-vous besoin d’engager de nouvelles personnes… Au contraire, certains collaborateurs de votre société ont du temps libre dans leur planning ? Vous pouvez ainsi étendre vos activités en augmentant le nombre de clients.
Vous pouvez également analyser les performances de vos collaborateurs en termes de gestion du temps et déterminer pourquoi une personne travaille plus vite qu’une autre sur un projet similaire. Alors, il vous est possible de dégager des process de travail à répliquer dans votre entreprise.
Conclusion
Les logiciels de gestion de planning permettent à votre entreprise de faciliter et d’optimiser la gestion du temps de travail de chaque collaborateur. Plus transparent et plus simple qu’un planning Excel, ce type de logiciel permet également de tout centraliser.
Ainsi une solution comme celle proposée par Shyfter, combinant un logiciel de planning et une pointeuse numérique, peut vous aider à améliorer l’efficacité de votre gestion RH à tous points de vue.
