Institution bruxelloise depuis 30 ans, le BaraBar (Barab’ pour les intimes) est un endroit mythique où l’on peut boire un verre avant, pendant et après … et 7 jours sur 7. Inutile de préciser que l’ambiance est toujours au rendez-vous.
Passé sous Shyfter depuis quelques temps, Miguel Carvalho du BaraBar nous dévoile quelles fonctionnalités et surtout comment il utilise notre outil de gestion d’horaires au quotidien.
Target N°1 : Remplacer ce bon vieux Excel !
Malgré sa centaine d’employés, les plannings étaient encore gérés d’une manière très sommaire notamment en utilisant des fichiers Excel. La communication au sein du BaraBar, quant à elle, se faisait via divers groupes WhatsApp, c’était loin d’être optimal.
Miguel nous dévoile les fonctionnalités le plus utilisées pour lui dans sa gestion quotidienne :
- Planification via des « Shifts Libres »,
- La gestion des Dimona en mode automatique
- Le suivi journalier via l’application mobile Shyfter Staff
Les shifts libres, le graal de la planification
Un shift libre est une plage horaire qui doit être comblée et qui n’est pas encore attribuée à une personne bien précise. C’est un shift « flottant » qui finalement attend d’être réservé.
En début de semaine, des dizaines de shifts sont préparés au BaraBar et placés dans l’application. Ces shifts peuvent être couplés à des compétences (Bar, Cuisine, Entrée, Vestiaire, …) afin de s’assurer que le collaborateur qui va le réserver puisse travailler efficacement, un collaborateur en cuisine n’est peut-être pas le meilleur des barmans.
Lorsque ces shifts sont approuvés, ils sont directement envoyés aux collaborateurs qui ont les bonnes compétences et qui ne travaillent pas déjà. C’est hyper efficace, le planning se remplit automatiquement.
Petite anecdote, à la longue les collaborateurs connaissent à peu près l’heure à laquelle leur manager va approuver ces shifts libres et sont littéralement sur le qui-vive pour les réserver.
Le record actuel est de 200 shifts réservés par minute … Imaginez le temps que vous auriez passé à faire tout ce travail à la main 🙂
Les Dimona … en un clic
Miguel nous explique qu’avant chaque ouverture du BaraBar, son équipe devait récupérer les données de tout le personnel, vérifier et trouver les bons numéros nationaux de chaque personnes et ensuite encoder les Dimona une par une sur le site de l’ONSS, une perte de temps phénoménale.
« On appuie sur un bouton, tout part … et tout est fait » , c’est exactement comme cela que ça se passe.
Grâce à nos Dimona automatiques, dès qu’un shift est ajouté dans l’horaire ou qu’une réservation via un shift libre est effectuée, Shyfter vérifie si l’employé, l’étudiant, l’extra ou le flexi dispose d’une Dimona active.
Dans le cas contraire, une Dimona est envoyée à l’ONSS et tout est en ordre. C’est une excellente façon pour être toujours en règle et surtout d’éviter les Dimona tardives.
Un suivi au top avec l’appli Shyfter Staff
Une appli mobile est mise à disposition gratuitement à tous les utilisateurs qu’ils soient Manager, étudiants ou employés.
Miguel pilote quasi toute son activité au BaraBar, en tout cas, tout ce qui concerne la planification et la gestion RH, via l’application mobile.
A tout moment, il peut voir et surtout être averti lorsque quelqu’un manque à l’appel, dans l’urgence il peut aussi publier ou modifier un shift en dernière minute.
Ne perdez plus de temps et faites comme Miguel, passez sur Shyfter dès maintenant.