Excel est un outil de bien connu des entreprises pour en assurer la gestion ainsi que pour la planification de personnel et de vos ressources. D’ailleurs, lorsqu’il s’agit de créer un planning sur Excel, c’est l’une des tâches peut vite se compliquer. Pour vous aider dans votre démarche de planification de vos ressources grâce au logiciel et aux outils Excel, voici nos conseils.
Pourquoi créer un planning de travail ?
Pour les entreprises, un planning a l’obligation de se conformer à la législation en vigueur. L’employeur dispose d’une certaine liberté quant à la définition des heures de travail de son équipe et des employés qui composent son entreprise. Cependant, il ne saurait négliger leurs intérêts et leurs besoins. À cet effet, il doit prendre en considération les dispositions qui sont prévues par les articles du Code du travail. Ces articles traitent notamment du nombre d’heures de travail journalières et des heures de nuit.
Puisqu’il sert de base au calcul de la rémunération des salariés, le planning est un outil considéré comme un document à valeur juridique pour votre organisation.
1. Choisissez un modèle de planning Excel existant
Les logiciels de type Excel sont des outils de gestion puissants pour votre équipe qui permettent de générer de nombreuses feuilles de calcul et de nombreux graphiques, tableaux et autres moyens de présentation. Il peut être parfois complexe de s’y retrouver en termes de planification de projets ou d’équipe, tant les possibilités sont importantes.
Heureusement, il existe des modèles de plannings préexistants afin de faciliter vos tâches de planification du personnel, proposés par le logiciel. Ceux-ci possèdent des fonctionnalités performantes qui facilitent la gestion des plannings, le partage et la collaboration. Ces modèles intègrent au préalable certaines plages de calcul et certains formats de présentation des données très intéressants pour la gestion de vos plannings et la planification de vos tâches et équipes au sein de votre organisation.
2. Modifiez le modèle avec les données de votre entreprise
Si vous ne disposez pas de logiciel de planning ou d’outil de planification, il est possible de trouver des exemples de plannings avec Excel, mais les fonctionnalités n’y sont pas toujours optimisées afin de faciliter vos tâches de gestion. On doit alors y intégrer les informations de son entreprise à la main. Grâce aux fonctionnalités, tous les noms qui figurent dans les modèles peuvent être modifiés et on peut également envisager de créer des champs supplémentaires, en fonction de votre projet et de vos besoins. On accède aux versions proposés par Microsoft en tapant tout simplement dans le champ de recherche le mot « planning » suivi d’un clic sur la touche entrée.
On ouvre ensuite la feuille de calcul en faisant un double-clic sur les modèles qui apparaissent. À l’ouverture du modèle, on peut visualiser une feuille de calcul qui contient déjà des informations au niveau des champs existants. Grâce à cette fonctionnalité, comme la mise en forme est déjà réalisée au sein du logiciel de gestion, il suffit alors d’utiliser le tableur à sa guise et d’insérer les données concernant son projet, son entreprise afin d’établir les plannings.
3. Personnalisez le modèle selon vos besoins : couleurs, feuilles de calcul…
Dès que les informations ont été intégrées au tableur du logiciel Excel, on peut en modifier l’aspect en utilisant les paramètres, outils et fonctionnalités qui sont disponibles. Il est ainsi possible d’apporter davantage de couleurs et de changer la façon dont les données apparaissent, en fonction de votre organisation et votre projet. Avec cette fonctionnalité, l’affichage du planning est prévu pour un mois. Si on souhaite qu’il soit plus étendu, il faut se servir des flèches qui se situent dans la partie grise près de laquelle on trouve la date.
Privilégiez l’utilisation d’un logiciel de gestion de planning
De prime abord, les logiciels comme Excel semblent simples à utiliser en matière de planification de votre équipe, mais lorsque l’on souhaite créer des fichiers complexes et que l’on a beaucoup de données à traiter, ces logiciels et outils peuvent présenter certaines limites dans les tâches de planification de votre projet :
- Le manque d’automatisation : si des informations changent dans votre planification, vous devez les modifier manuellement dans ces logiciels
- Le respect de la législation doit être tenu en compte par les personnes qui créent ce document Excel car le logiciel en question ne le fera pas à votre place
- Lorsque de nombreuses personnes et équipes travaillent pour votre entreprise, vous devez parfois multiplier les feuilles de calcul. Il est ainsi difficile de s’y retrouver parmi toutes ces informations et toutes ces pages différentes pour vos équipes
Pour pallier ce problème, une solution est d’opter pour l’utilisation d’un logiciel de planning spécifique pour votre projet. Shyfter, le #1 des logiciels de gestion de planning, vous permet d’utiliser un outil de planification performant et facile à utiliser qui vous aide à automatiser votre gestion. De plus, notre logiciel de planification vous aide à respecter en permanence les dispositions légales de votre pays et centralise l’ensemble des données de vos équipes dans une interface pratique et intuitive, 100% en ligne.
Conclusion
Le logiciel et les outils Excel sont intéressants lorsqu’il s’agit d’effectuer la planification avec des quantités d’informations limitées au sein de votre projet. Mais pour davantage d’automatisation et une facilité accrue au niveau de votre gestion, envisagez d’être équipés d’un logiciel de gestion de planning dédié, afin de vous aider dans vos tâches de gestion et de planification de vos ressources et de votre équipe au sein de votre organisation.
Au travers de son outil de gestion ergonomique, Shyfter propose différentes solutions adaptées à votre projet, notamment pour vous aider à attribuer vos tâches directement dans votre gestion de planning et vous propose une version application mobile disponible en ligne, facilitant la planification, directement dédiée à vos employés.