La gestion des congés, comme celle du temps de travail, nécessite des ressources humaines et des horaires parfois conséquents. Elle peut par ailleurs devenir un véritable casse-tête lorsque votre entreprise croît et que le nombre de salariés devient important. Voici nos tips pour vous aider dans votre démarche d’optimisation de la gestion des congés.
Tip 1 : Anticipez au maximum les demandes de congé
La gestion des absences et des congés a pour objectif de permettre la simplification des demandes de congés, d’informer les employés à propos de leur solde et aussi de limiter les erreurs dans la gestion de cet aspect RH.
Au sein d’une entreprise, il est primordial de savoir à quel moment les employés prennent leurs congés. Il est ainsi possible d’organiser le planning en conséquence, afin de disposer des ressources en personnel suffisantes pour assurer les différentes tâches à accomplir. C’est pourquoi il est nécessaire que la gestion des congés puisse être assurée avec une efficacité sans faille.
Par ailleurs, en cas d’absence d’un employé, il convient de faire en sorte que l’information soit diffusée correctement. En effet, une telle situation est susceptible d’engendrer toutes sortes de difficultés si l’information n’a pas été prise en compte suffisamment à l’avance. Une notification par messagerie peut ainsi permettre une adaptation et une réorganisation pertinentes.
Tip 2 : Établissez des règles justes et équitables
La définition de règles claires en matière de congés doit être simple et il faut que l’ensemble du personnel soit bien informé à ce sujet. De plus, le fait que les décisions paraissent aux yeux de tous comme transparentes et justes favorise l’établissement d’un lien de confiance dans l’entreprise.
En agissant de la sorte, vous rendrez la prise de décision plus rapide en matière de demandes de congés. Puisque le règlement intérieur définit clairement les dispositions à ce sujet, les réponses à ces demandes sont généralement faciles à donner.
Tip 3 : Objectivez les prises de décision pour toute demande de congé
On sait que l’organisation des congés peut s’avérer être une tâche complexe pour les personnes qui en ont la charge. Cependant, il est impératif que celle-ci ne souffre d’aucun retard, sous peine de mettre en péril l’organisation de l’entreprise. Il sera ainsi plus facile de savoir si l’on peut accorder ou refuser une demande de congé, par exemple. Et le fait d’avoir réfléchi à toutes les problématiques en amont va permettre d’éviter les impasses par la suite.
Ainsi, vous connaissez à tout moment qui est disponible pour le travail, et quand. Dès lors, vous pouvez organiser le travail et répartir les tâches de manière adéquate. Vous ne souffrez plus de manque de personnel et vous pouvez, au besoin, engager des travailleurs temporaires pour vous aider à combler les déficits de main d’œuvre éventuels.
Profitez du suivi en temps réel grâce à un logiciel de gestion des plannings
La gestion des congés de vos salariés peut être facilitée grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion de plannings. Ce type de logiciels vous aide à centraliser les données de tous vos employés/ouvriers, à organiser leurs différents temps de travail et à gérer de nombreux aspects RH.
Grâce à la solution Shyfter, dès qu’une demande de congé est acceptée, elle est immédiatement et automatiquement ajoutée au planning.
Vous pouvez suivre les plannings de chacun en temps réel et vous projeter dans les mois à venir pour déterminer si des congés peuvent ou non être octroyés sans risquer un sous-effectif trop important pour le suivi quotidien des tâches à effectuer.
Shyfter vous propose un logiciel de planning performant et facile à utiliser pour vous aider dans ces tâches quotidiennes. Grâce à notre outil, vous pouvez optimiser la gestion des absences, des congés et la disponibilité globale des membres de votre personnel.