Créer des horaires dans en HCR ne se limite pas à faire correspondre des noms avec des créneaux horaires. On pourrait tirer des noms au sort et arriver à quelque chose qui fonctionne si c’était aussi simple. Les horaires HCR visent à créer une équipe productive. La planification d’un horaire qui profite à la fois à votre entreprise et à vos employés nécessite de la planification, de la prévoyance et parfois un peu de créativité. Cet article présente les meilleurs conseils pour créer des horaires avec pour but une équipe productive.
1. Créez une routine pour faire vos horaires
Lorsque vous publiez de nouveaux horaires, la consistance est essentielle. De préférence, elle doit avoir lieu le même jour et à la même heure chaque semaine (ou toutes les deux, trois ou quatre semaines selon votre système). Ainsi, par exemple, si vous décidez de publier le nouvel horaire le dimanche avant 16h00, il doit toujours être publié le dimanche à 16h00 ou avant.
Vous pouvez faciliter cette tâche rébarbative en mettant en place un processus consistant pour la création des horaires. La consistance permet également à vos employés de savoir à quoi s’attendre. Ils savent qu’ils ont jusqu’à un jour précis pour vous informer de leur indisponibilités.
En outre, ils peuvent compter sur le fait que le nouveau planning sera toujours publié à la même heure.
2. Misez sur les points forts des vos employés et les besoins de l’entreprise
En termes simples, l’idée est de planifier vos meilleurs employés pendant les périodes les plus chargées. Ainsi, vous savez que vous pouvez compter sur eux lorsque l’entreprise a le plus besoin d’eux. De plus, il est conseillé de prendre en considération les points forts de nos employés lorsqu’il s’agit de déterminer où et quand programmer.
Un employé est-il plus efficace qu’un autre ?
Peut-être devrait-il être planifié au moment du rush chaotique de midi ?
Un employé est-il plus sociable qu’un autre?
Peut-être qu’il doit être planifié au service du soir, plus décontracté, lorsque les clients sont plus susceptibles de passer une heure ou deux à table et que l’interaction avec les clients est plus importante. Vous devez envisager de placer les points forts là où il y en a besoin le plus besoin.
3. Donnez à chacun la possibilité de travailler au moment du shift le plus populaire
Pour être équitable, planifiez régulièrement tout le monde au shift le plus populaire. Veillez à le communiquer lors d’une réunion du personnel. Expliquez pourquoi vous travaillez de cette manière afin de ne pas créer de ressentiment.
4. Planifiez d’abord les shift les plus chargés
Pour faire le planning, la plupart des managers commencent par le début de la semaine et vont dans l’ordre chronologique.
De cette manière, il peut être difficile de s’assurer que vos employés les plus productifs sont disponibles aux moments clés.
Au lieu de commencer par le début de la semaine, commencez par les jours les plus chargés, en notant le moment le plus chargé sur votre projet de planning.
Avec Shyfter, vous pouvez utiliser les informations sur votre productivité pour détecter les jours et heures les plus intenses. Notez vos heures les plus chargées sur votre brouillon, puis passez aux jours les moins chargés. Cela permet de réduire le nombre de changements que vous devez faire dans vos horaires. De plus, vous assurez que les employés les plus compétents soient planifiés pendant les shifts les plus chargés.
5. Assurez-vous que tous les changements d’horaire passent par vous
Les changements de planning sont inévitables, cela fait partie du business. Veillez à ce que tous ces changements inévitables soient approuvés par vous.
Cela permet de s’assurer que tous les shifts sont couverts en fonction des besoins de l’entreprise.Vous ne voulez pas placer un employé qui ne travaille que depuis quelques jours dans votre shift le plus chargé, simplement parce qu’il s’est porté volontaire. Si vous utilisez un planning en ligne, vous définissez les autorisations de sorte que les employés puissent faire des suggestions, mais ne puissent pas le modifier directement. De cette façon, vous pouvez garder un planning aussi efficace que possible.
6. Prévoyez deux jours de congé d’affilée si possible
Pour maintenir la productivité de votre équipe, accordez à chaque employé deux jours de congé consécutifs pendant sa semaine de travail. Pendant les périodes chargées de l’année, cela peut être difficile mais lorsque la charge de travail le permet, essayer d’en tenir compte dans votre planning. Deux jours de congé consécutifs offrent de nombreux avantages.
Par exemple : une plus grande motivation, une plus grande capacité de concentration et une meilleure efficacité. Pour un restaurant ouvert sept jours sur sept, il n’est peut-être pas possible de programmer un week-end traditionnel (samedi/dimanche). Mais tant que vos employés ont deux jours de repos consécutifs, ils bénéficient des avantages liés à un repos prolongé.
7. Créez un modèle
En tant que manager, il est important d’améliorer non seulement la productivité de votre équipe, mais aussi la vôtre.
Un moyen d’y parvenir est de créer un modèle d’horaire personnalisé que vous pouvez réutiliser, sans avoir à repartir de zéro à chaque fois. Les éléments que vous pouvez inclure dans votre modèle sont : les noms des employés, le lieu, la date de chaque jour, les équipes, les compétences, les statuts, etc.
8. Utiliser la technologie pour faciliter la création des horaires
Les outils des plannings en ligne ont fait un long chemin depuis les plannings en papier.
Les solutions spécifiques pour le secteur HCR peuvent rendre tous les conseils ci-dessus beaucoup plus faciles à mettre en place. Une plateforme basée sur le cloud permet à vos employés d’accéder à votre planning à tout moment.
Elle peut également être utilisée pour envoyer des notifications de rappel à vos employés afin qu’ils n’oublient pas leurs shifts.
Avec d’autres fonctions de communication puissantes, la technologie de planification peut être utilisée pour communiquer directement avec un seul employé, une équipe ou tous vos employés ensemble.
Fini les mails, les groupes Whatsapp ou les appels téléphoniques qui font perdre du temps.
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