8 Horeca rooster tips voor een productiever team

Photo by Big Dodzy on Unsplash

Er komt meer kijken bij horeca werkroosters dan alleen het koppelen van namen aan tijdsblokken. Je zou zelfs willekeurige namen kunnen trekken als het zo eenvoudig was. Horeca-roosters gaan over het creëren van een productief team. Het creëren van een rooster dat zowel uw bedrijf en uw medewerkers ten goede komt, vergt planning, vooruitdenken, en soms een beetje creativiteit.

Dit artikel deelt de beste tips voor het creëren van een rooster voor een productief team.

1. Creëer een routine voor het maken van roosters

Bij het maken van nieuwe roosters is consistentie van groot belang. Het beste is als dit elke week op dezelfde dag en hetzelfde tijdstip gebeurt (of elke twee, drie of vier weken, afhankelijk van uw systeem).

Dus als u bijvoorbeeld besluit om het nieuwe rooster op zondag om 16.00 uur te plaatsen, dan moet dat altijd op zondag om of voor 16.00 uur gebeuren. U kunt deze ingewikkelde taak makkelijker maken door een routine te creëren voor het maken van roosters. Consequent zijn helpt uw werknemers ook om te weten wat ze kunnen verwachten.

Ze weten dat ze tot een bepaalde dag hebben om u op de hoogte te brengen van hun beschikbaarheden. Bovendien kunnen ze erop vertrouwen dat de nieuwe planning altijd op hetzelfde moment wordt gepubliceerd.

2. Houd rekening met de sterke punten van uw werknemers en de behoeften van uw bedrijf

Simpel gezegd is het de bedoeling dat u uw beste mensen altijd inplant op de drukste momenten.
Op die manier weet u zeker dat u op hen kan rekenen wanneer het bedrijf hen het meest nodig heeft.

Ook is het goed om rekening te houden met de sterke punten van de werknemer bij het overwegen van waar en wanneer te plannen. Is een werknemer efficiënter dan een ander? Misschien moet hij worden ingeroosterd tijdens de chaotische drukte van de lunch. Is de ene werknemer socialer dan de andere?

Misschien moet hij worden ingeroosterd tijdens de meer ontspannen diner shift, wanneer de klanten waarschijnlijk een uur of twee aan tafel blijven en de interactie met de klant belangrijker is. Overweeg om de sterke punten in te zetten waar we ze het meest nodig zijn.

3. Geef iedereen een kans om tijdens de meest populaire shift te werken

Om eerlijk te zijn, plan iedereen op regelmatige basis in voor de meest populaire dienst.

Zorg ervoor dat u tijdens een personeelsvergadering vermeldt dat iedereen deze kans krijgt. Leg uit waarom dit gebeurt, zodat het geen jaloezie oproept. 

4. Plan de drukste shifts eerst 

Bij het plannen beginnen de meeste managers bij het begin van de week en gaan dan door tot het einde van de week. Op die manier kan het moeilijk zijn om ervoor te zorgen dat uw meest productieve werknemers op de cruciale momenten beschikbaar zijn. In plaats van aan het begin van de week te beginnen, kunt u beter beginnen met de drukste dagen.

Schrijf je drukste tijden op voorlopige rooster, en ga dan naar de minst drukke dagen. Dit vermindert het aantal wijzigingen dat u later moet moet aanbrengen. Bovendien zorgt u ervoor dat de meest ervaren werknemers worden ingeroosterd tijdens de drukste shifts. 

5. Zorg ervoor dat alle roosterwijzigingen via u gaan

Roosterwijzigingen zullen plaatsvinden, dat hoort bij het vak. Zorg ervoor dat alle veranderingen eerst uw goedkeuring krijgen. Dit is om ervoor te zorgen dat alle shifts  worden gedekt volgens de behoeften van het bedrijf. U wilt niet dat een gloednieuwe werknemer direct terechtkomt in uw drukste shifts. Als u een online rooster gebruikt, stelt u de rechten zo in dat werknemers suggesties kunnen doen, maar niet direct wijzigingen kunnen aanbrengen in het rooster zelf. Op die manier kunt u het rooster zo efficiënt mogelijk houden.

6. Plan waar mogelijk twee vrije dagen achter elkaar

Een goede manier om de productiviteit van uw team op peil te houden, is om elke werknemer tijdens zijn werkweek twee dagen vrij te geven. Tijdens drukke periodes van het jaar is dit misschien niet mogelijk.

Maar als de werkdruk het toelaat, probeer dit dan zoveel mogelijk te faciliteren.Twee opvolgende vrije dagen biedt veel voordelen die u niet op een andere manier kunt bereiken. Bijvoorbeeld: hogere motivatie, verhoogd concentratievermogen en verbeterde efficiëntie. Voor een restaurant dat zeven dagen per week open is, is het plannen van een traditioneel zaterdag/zondag weekend misschien niet mogelijk. Maar zolang uw werknemers twee dagen na elkaar vrij krijgen, zullen ze de voordelen ondervinden van een langere rusttijd.

7. Maak een werkrooster template 

Als manager is het belangrijk om niet alleen de productiviteit van uw team te verbeteren, maar ook die van uzelf. Eén manier om dit te doen is door een rooster template te maken dat u kunt hergebruiken, zodat u niet telkens opnieuw hoeft te beginnen. Onderdelen die u in uw template kunt opnemen zijn: namen van werknemers, locatie, datum van elke dag, shifts, vaardigheden, status, enz. 

8. Gebruik technologie om het plannen gemakkelijker te maken

Online tools voor roosters hebben een lange weg afgelegd sinds de papieren roosters. Horeca-specifieke tools maken het zoveel makkelijker om bovenstaande tips door te voeren.

Een cloud-gebaseerde platform zorgt ervoor dat uw roosters altijd beschikbaar zijn voor uw medewerkers. Het kan ook worden gebruikt om herinneringen te sturen naar uw medewerkers, zodat ze hun geplande shifts niet vergeten. Met andere, communicatiefuncties, kan de online tool worden gebruikt om direct te communiceren met een enkele werknemer, een team, of al uw medewerkers tegelijk.

Het einde van tijdrovende e-mails, Whatsapp-groepen of telefoongesprekken. Nog niet op Shyfter?

Flexibele roosters

Veranderd de planning van uw personeel voortdurend?
Kies voor Shyfter en pas uw planning gemakkelijk aan, naar het ritme van uw bedrijf.

Vast werkroosters

De roosters van uw personeel zijn bijna altijd identiek?
Kies voor Shyfter en plan super snel.

Tikklok en tijdregistratie

Twee tikkloksystemen tot uw beschikking. Uw werknemers checken in en uit via hun smartphone.