Conditions Générales de Vente

Le service Shyfter.co est géré par la société SHYFTER SA ayant pour adresse 30 Boulevard de Waterloo, 1000 Bruxelles – Belgique et Quai Paul Verlaine 2/2, 6000 Charleroi – Belgique avec pour numéro d’entreprise 0720.922.212, email : hello_at_shyfter.co, téléphone +32 2 320 26 57.

Article 1.

Sauf dispositions légales impératives contraires, les présentes conditions générales s’appliquent à toutes les activités de la SHYFTER SA. Les présentes conditions générales, de même que toutes conditions particulières de la SHYFTER SA, sont réputées acceptées par ses acheteurs et ses fournisseurs, même si elles seraient en contradiction avec leurs propres conditions générales ou particulières. Toutes dérogations aux présentes conditions devront être constatées par écrit et notifiées par une personne habilitée à engager la SHYFTER SA.

Article 2.

SHYFTER SA décline toute responsabilité pour les dommages pouvant résulter de l’utilisation des informations de son site Internet. Par conséquent, vous êtes entièrement responsable de l’utilisation que vous faites de ces informations.

Les offres de la SHYFTER SA sont faites sans engagement. Les commandes ne sont définitives qu’après avoir été confirmées par écrit par une personne habilitée à engager la SHYFTER SA. La SHYFTER SA ne peut être tenue responsable d’aucun manquement à nos obligations au titre des présentes Conditions ayant pour cause des faits échappant à notre contrôle et/ou résultant d’un cas de force majeure. Les cas de force majeure comprendront notamment, outre les cas reconnus par la jurisprudence, toutes catastrophes naturelles, tous actes de guerre, atteintes à l’ordre public, épidémies, incendies, inondations et autres désastres, tous actes gouvernementaux, toutes grèves, lock-out, ainsi que tous problèmes électriques et techniques externes aux parties empêchant les communications.

Article 3.

Les délais de livraison et de mise en production sont donnés à titre indicatif. La SHYFTER SA se réserve le droit de facturer les services, formations et conseils au fur et à mesure des livraisons, même si celles-ci sont partielles.

Article 4.

La SHYFTER SA est uniquement responsable des vices cachés sauf si elle démontre le caractère indécelable du vice. La garantie de la SHYFTER SA cesse si l’acheteur ne lui a pas fait part de ses griefs par lettre recommandée au plus tard dans le mois de la vente. La responsabilité de la SHYFTER SA est limitée à la disponibilité du site internet ou à la résolution d’éventuelles erreurs sans qu’elle puisse être tenue à aucun remboursement, indemnité ou dommages et intérêts de quelque nature et pour quelque motif que ce soit.

Article 5.

Sauf convention contraire et écrite, toutes les factures de la SHYFTER SA sont payables au comptant au domicile de la SHYFTER SA. Le défaut de paiement d’une facture à l’échéance, rend immédiatement exigibles toutes les sommes dues, quelles que soient les facilités de paiement préalablement accordées. A défaut de paiement à l’échéance d’une fourniture partielle, la SHYFTER SA se réserve le droit d’annuler le solde de la commande.

Article 6.

A défaut de paiement d’une facture à son échéance et sans mise en demeure préalable, le débiteur se reconnaît tenu au paiement d’une indemnité fixée à 15% du montant de la facture dû avec un minimum de 150,00 € et d’un intérêt au taux fixé par la loi du 02.08.2002 relative à la lutte contre les retards de paiements dans les transactions commerciales.

Sans exclure d’autres voies de recours, nous nous réservons le droit de vous donner un avertissement, de suspendre temporairement ou définitivement votre accès, d’y mettre fin et de cesser de vous fournir nos services si vous violez tout ou partie des présentes Conditions.

Article 7.

L’acheteur reconnaît que le présent site a été élaboré avec le plus grand soin. Il est à titre informatif et évolutif. Shyfter.co ne pourra en aucun cas être tenu responsable des dommages qui pourraient être causés directement ou indirectement par l’utilisation de celui-ci.

Nous ne garantissons pas que le fonctionnement de nos services sera ininterrompu, exempt de toute erreur ou sûr. Bien que nous veillons à mettre à votre disposition le site web de Shyfter.co sept jours sur sept et 24 heures sur 24, nous nous réservons le droit, à tout moment et sans préavis, d’interrompre l’accès au site pour des raisons d’ordre technique ou autres ainsi que de mettre fin à nos services, et ce sans pouvoir être tenus responsables de ces interruptions et des conséquences qui pourraient en découler pour vous ou pour un tiers.

Article 8.

L’envoi de la facture reprenant le solde final vaut demande de réception si celle-ci n’a pas été réalisée antérieurement. A défaut de réclamation par lettre recommandée dans les vingt jours à dater de la facturation, les travaux seront considérés comme réceptionnés de manière définitive et sans réserve.

Article 9.

En cas de litige, autre que le recouvrement de factures impayées, les parties s’engagent à préalablement recourir à une médiation en désignant un médiateur agréé et à participer à deux séances de deux heures minimum aux fins de tenter de trouver une solution amiable.

Article 10.

Le Prix du Contrat peut être automatiquement révisé en fonction de la variation de l’indice de la consommation, par application de la formule suivante : P = (P0 x S) / S0, dans laquelle : • P représente le prix hors taxes après la révision. • P0 représente le prix hors taxes à la date de renouvellement du contrat ou à la date de la précédente révision. • S représente la valeur du dernier indice SYNTEC publié à la date de révision. • S0 représente la valeur du dernier indice SYNTEC publié à la date de la première facture de l’année courant ou à la date de la précédente révision. En cas de disparition de l’indice retenu, et à défaut d’accord sur un nouvel indice dans le délai de deux mois, les parties attribuent compétence au président du tribunal de commerce de Bruxelles statuant en matière de référé afin de définir un nouvel indice qui s’intégrera dans la formule de révision.

Il est cependant expressément reconnu qu’en cas de modification de ses tarifs SHYFTER en informera le Client par e-mail (mailing) ou autre moyen de communication de manière à ce que le Client ait toute l’information nécessaire pour reconduire ou arrêter le Contrat.

Article 11.

Dans le cadre de l’exécution des services, SHYFTER SA réalise des traitements de données à caractère personnel pour son propre compte, en qualité de responsable du traitement. Pour obtenir davantage d’informations concernant ces traitements, nous vous invitons à consulter notre Politique de confidentialité, disponible via le lien https://shyfter.co/fr-be/politique-donnees-personnelles/.

SHYFTER SA réalise également des traitements de données à caractère personnel pour le compte de ses Clients, dans le cadre de l’utilisation de la solution SHYFTER. SHYFTER agit alors en qualité de sous-traitant de ses Clients. L’annexe 1 des présentes Conditions couvrent ces traitements de données. Nous vous renvoyons également vers la Politique de confidentialité de chacun de nos Clients pour obtenir davantage d’informations relatives à ces traitements.

Article 12.

Vous acceptez de défendre et d’indemniser la SHYFTER SA (y compris pour les frais raisonnables d’avocats) ainsi que ses mandataires, administrateurs, agents et employés contre toute demande ou réclamation faite par un tiers, causée ou résultant d’une violation de votre part des présentes Conditions ou d’une violation de votre part de toute loi ou de tout droit de ces tiers.

Article 13.

Vous vous engagez à respecter les lois, règlements ou normes de toutes sortes en vigueur relatives à l’utilisation de nos services.

Article 14.

Shyfter.co d’une part et vous d’autre part sont des parties indépendantes, chacune agissant en son nom et pour son propre compte. Les présentes Conditions d’utilisation ne créent aucun lien de subordination, de mandat, société en participation, entreprise commune, de relations employeur/employé ou franchiseur/franchisé entre Shyfter.co et vous-mêmes.

Article 15.

Tous les litiges seront de la compétence exclusive des juridictions de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles, même en cas d’appel à garantie ou de pluralité de défendeurs. La SHYFTER SA se réserve toutefois le droit de citer devant le Juge du siège du ou de l’un des défendeurs. Aucun mode de paiement ou d’exécution n’apportera novation ou dérogation à la présente clause expresse d’attribution exclusive de compétence. Le droit belge sera seul applicable.

Annexe 1 – Protection des données à caractère personnel. 1. Objet

SHYFTER SA réalise des Traitements de Données à caractère personnel (ci-après, Données) pour le compte de ses Clients, dans le cadre de l’utilisation de la solution SHYFTER. SHYFTER agit alors en qualité de Sous-traitant de ses Clients.
L’annexe 1 des présentes Conditions couvrent ces traitements de Données.

Le Client est donc le Responsable du traitement à l’égard de tous traitements de Données confiés à SHYFTER. Nous vous renvoyons, dès lors, également vers la Politique de confidentialité de chacun de nos Clients pour obtenir davantage d’informations relatives à ces Traitements de Données.

La présente annexe aux Conditions a pour objet de décrire les opérations de traitements de Données qui sont réalisées par SHYFTER pour le compte de ses Clients et de délimiter les droits et obligations respectives des parties pour le traitement des Données dans le cadre de la collaboration actuelle.

Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s’engagent à respecter la règlementation en vigueur applicable au traitement de Données et, en particulier, le Règlement Général sur la Protection des Données (« RGPD ») et la loi relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel du 30 juillet 2018. 2. Définitions

Sauf stipulation contraire, les notions et les termes figurant dans la présente annexe, doivent être interprétés comme défini dans le RGPD.

3. Nature et finalités du traitement

Les finalités du Traitement sont déterminées par le Client, étant le Responsable du traitement. SHYFTER, étant le Sous-traitant, s’engage à ne traiter les Données, que et dans la seule mesure nécessaire, aux fins d’exécution des présentes Conditions et selon les instructions documentées du Responsable du Traitement, sauf dispositions légales dérogatoires.

La nature des opérations de Traitement réalisées sur les Données comprend : la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, la consultation, l’utilisation et la mise à disposition.

Les finalités du traitement confiées par le Client à SHYFTER sont les suivantes :

Gestion du personnel
Gestion des clients
Gestion des collègues
Gestion du planning
Collecte et gestion des données de pointage
Gestion de la collecte des certificats médicaux
Contrôle des prestations
Rapports d’activité
Rapports de congés
Fiches de prestation
Feuilles d’émargement
Messagerie
Gestion et création des contrats
Gestion des signataires
Gestion et création de documents
Gestion des déclarations DIMONA
Journalisation
Gestion du compte utilisateur
Gestion des contacts

Si, en violation des présentes Conditions, le Sous-traitant détermine les finalités et les moyens d’une ou de plusieurs activités de Traitement, il sera considéré comme un Responsable du Traitement pour ce qui concerne ces activités. 4. Types de Données à caractère personnel et catégories de Personnes concernées

SHYFTER traite pour le compte du Client les Données nécessaires à la fourniture des services souscrits au titre du Contrat.

Les types de Données à caractère personnel traitées sont les suivantes :

Données d’identification personnelles ;
Données d’identification électroniques ;
ID du travailleur ;
Numéro d’identification du Registre National ;
Détails personnels ;
Activités professionnelles ;
Informations relatives au travail ;
Certificats médicaux ;
Données d’identification financières ;
Données salariales ;
Données liées à la sécurité ;
Images et/ou vidéo ;
Statut DIMONA et heures DIMONA par défaut ;
Permis ;
Référence secrétariat social ;
Taille des vêtements ;
Compétences et attributs attribués dans la solution, section ;
Préférences en termes d’alertes et notifications ;
Date d’envoi et heure message ;
`Données de journalisation /logs.

Les catégories de Personnes concernées par les Traitements de Données sont : les Clients et les utilisateurs des services.

5. Droits et obligations du Responsable du traitement

Le Client s’engage à respecter toutes les obligations lui incombant en sa qualité de Responsable du traitement.

Le Client est responsable de veiller à ce que le traitement des Données à Caractère Personnel soit effectué conformément au RGPD (tel que prévu à l’article 24 du RGPD), aux dispositions applicables de l’UE ou des États membres en matière de protection des données.

Le Client a le droit et l’obligation de prendre des décisions concernant les finalités et les moyens du traitement des Données à Caractère Personnel.

Le Client doit notamment veiller à ce que le traitement des Données à Caractère Personnel que SHYFTER est chargé d’exécuter repose sur une base légale au sens de la Règlementation applicable.

Le Client s’engage à documenter par écrit toute instruction concernant les opérations de traitement confiées à SHYFTER.

Le Client peut toujours donner des instructions documentées supplémentaires pendant toute la durée du contrat de Services. Ces instructions doivent toujours être documentées.

Il appartient au Client, en tant que Responsable du traitement d’assurer la transparence quant aux traitements de Données mis en œuvre et de fournir aux personnes concernées les informations requises relatives à ces traitements. 6. Droits et obligations du Sous-traitant

SHYFTER s’engage à :

Traiter les Données Confiées uniquement pour les finalités détaillées au point 3 de la présente annexe ;
Traiter exclusivement les Données concernées strictement nécessaires, adéquates et pertinentes au regard des finalités de traitement déterminées, dans le cadre de l’exécution correcte et complète des Services qui doivent être effectués pour le compte du Client ou en vertu du respect des obligations prévues par la loi ;
Veiller à tenir à jour les Données, à les compléter, à les rectifier et à les effacer afin de garantir l’exactitude de ces Données ;
Assister le Client et coopérer avec lui en cas de demandes formulées par les autorités compétentes ou les personnes concernées pour se conformer aux obligations prévues par les lois et règlements applicables en matière de Protection des Données à Caractère Personnel. A cet effet, SHYFTER informe sans délai le Client de toute demande reçue de la part des personnes concernées et des autorités compétentes. Il ne donne pas lui-même suite à cette demande, à moins que le Client ne l’y ait autorisé ;
Assister le Client dans la réalisation des Analyses d’impact relative à la protection des données et la consultation préalable avec les autorités compétentes, comme le prévoient les articles 35 et 36 du RGPD ;
Assister le Client et coopérer avec lui en cas de violation des Données, en particulier suivant les dispositions du point 9 ci-dessous ;
Tenir un Registre des activités de Traitement effectué pour le compte du Client conformément aux dispositions de l’article 30.2 du RGPD ;
Mettre à la disposition du Client toutes les informations nécessaires pour prouver le respect des obligations prévues par le RGPD et permettre et faciliter les audits, y compris les inspections, effectués par le Client ou tout autre auditeur mandaté par le Client et ce, conformément à l’article 28.3.h du RGPD. SHYFTER s’engage à donner au Client l’accès à ses locaux moyennant le respect d’un préavis de 10 jours minimum ;
Veiller au secret total des Données reçues ou collectées dans le cadre des traitements, assurer une confidentialité absolue quant à ces données et à contraindre les personnes autorisées à les traiter (employés, sous-traitants ultérieurs …) à respecter une telle confidentialité ;
Veiller à créer un cadre et une organisation interne qui limite l’accès aux Données concernées au personnel strictement nécessaire à l’exécution du Traitement ;
Sensibiliser le personnel en matière de protection des Données ;
Respecter les principes du RGPD de protection des données dès la conception (Privacy by Design) et de protection des données par défaut ;
A désigner un délégué à la protection des données si les conditions de l’article 37 du RGPD sont remplies. Dans cette hypothèse, SHYFTER transmettra les coordonnées de son Délégué à la protection des données au Client et s’engage à le tenir informé de tout changement dans les 24H. Lorsque SHYFTER ne désigne pas de Délégué à la Protection des Données, il le justifie par écrit auprès du Client.

SHYFTER s’engage à agir uniquement sur Instruction documentée du Client et à prendre les mesures adaptées pour garantir que toute personne physique agissant sous son autorité et qui a accès aux Données, ne les traite pas, excepté sur instruction documentée, à moins d’y être obligé par le droit de l’Union ou le droit d’un État membre.

SHYFTER informe immédiatement le Client si, selon lui, une instruction donnée par le Client constitue une violation du Règlement à la Protection des données.

Toutes les instructions, consignes, échanges de courriels, données techniques, protocoles, codes d’accès, schémas, plans, normes, etc. qui seront confiés par les membres du personnel du CLIENT à SHYFTER dans le cadre opérationnel de l’exécution du Traitement constituent les Instructions documentées.

Les Instructions documentées sont confidentielles et constituent un secret des affaires du Client.

SHYFTER s’engage à collecter et à consigner les Instructions documentées dans un dossier interne. Il s’engage en outre à analyser ces Instructions documentées et à prévenir dans les meilleurs délais le Client en cas d’anomalie ou d’incompatibilité manifeste entre des Instructions documentées, des finalités, d’autres Instructions documentées ou le RGPD.

En cas d’incompatibilité manifeste, SHYFTER suspend le traitement après avoir prévenu le Client et attend de nouvelles Instructions documentées.

Si SHYFTER est tenu de procéder, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’État membre auquel il est soumis, à un traitement de Données non conforme aux instructions du Client ou non prévu par celles-ci, SHYFTER s’engage à l’informer de cette obligation juridique avant le Traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public.

Si le traitement porte sur des Données sensibles (données à caractère personnel révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques ou des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique, ou des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions), SHYFTER applique des limitations spécifiques et/ou des garanties supplémentaires.

7. Sous-traitance ultérieure

Afin de réaliser les traitements des Données nécessaires pour fournir au Client les prestations prévues par le Contrat, SHYFTER peut avoir recours à des sous-traitants ultérieurs, auxquels sont confiées des opérations de traitements spécifiques qu’ils réaliseront pour le compte du Client. Le Client donne, dès lors, son accord général au recrutement de sous-traitants ultérieurs, dans le respect du présent article.

SHYFTER communique au Client la liste de ses Sous-traitants ultérieurs. SHYFTER s’engage à communiquer proactivement, par écrit et de manière totalement transparente tout changement à cette liste et ce dans un délai d’au moins 30 jours à l’avance ; donnant ainsi au Client suffisamment de temps pour pouvoir s’opposer à ces changements avant le recrutement du ou des Sous-traitants ultérieurs.

A ce titre, SHYFTER veillera à ce que les Sous-traitants ultérieurs fournissent des garanties en matière de Protection des Données à Caractère Personnel. SHYFTER s’assurera également que tout sous-traitant ultérieur sera tenu de respecter des obligations contractuelles en matière de protection des données au moins équivalentes à celles prévues dans la présente Annexe et en tout état de cause des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées.

SHYFTER se porte garant du respect du Règlement et de la présente annexe par ses sous-traitants ultérieurs. Lorsque le sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, SHYFTER demeure pleinement responsable devant le Client de l’exécution par le sous-traitant ultérieur desdites obligations.

7. Localisation et transfert des Données

Tout transfert de Données à Caractère Personnel à des pays tiers par SHYFTER doit toujours se faire dans le respect du chapitre V du RGPD. Lorsque des transferts vers des pays tiers, que SHYFTER n’a pas été chargé d’effectuer par le Client, sont requis par la législation de l’UE ou de l’État membre dont relève SHYFTER, ce dernier informe le Client de cette exigence légale avant de procéder au traitement, à moins que cette législation n’interdise cette information pour des raisons importantes d’intérêt public.

Les Données Confiées sont hébergées sur des serveurs Cloud. Ce service est fourni par le sous-traitant ultérieur Digital Ocean.

9. Notification des violations de données à caractère personnel

En cas de violation de Données ou dans le cas d’incident susceptible de compromettre la sécurité des Données, SHYFTER devra :

Immédiatement, et en tout cas dans les 24 heures après avoir pris connaissance de toute violation, notifier le Client en envoyant un courrier électronique à l’adresse de contact renseignée par ce dernier. La notification doit, à tout le moins décrire la nature de la violation de Données y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories, le nombre approximatif d’enregistrements de Données concernés et décrire les conséquences probables de la violation de Données.
En collaboration avec le Client, adopter immédiatement et en tout cas, sans retard injustifié, toutes les mesures nécessaires pour réduire au minimum tout type de risque que la violation de Données – concernées peut engendrer pour les personnes concernées, remédier à une telle violation et atténuer tout effet négatif éventuel.

Le Sous-traitant s’engage à tenir un registre contenant une liste des violations de Données liées aux Données concernées visées dans la présente convention, les circonstances pertinentes, leurs conséquences et les mesures adoptées pour remédier à ces violations. Ce registre est remis au Client à la demande de ce dernier.

10. Mesures de sécurité

Compte tenu de l’état de la technique, SHYFTER s’engage, dans les conditions de l’article 32 du RGPD, à prendre toutes les Mesures Techniques et Organisationnelles appropriées pour sécuriser les Données à Caractère Personnel et pour maintenir leur sécurité de façon adéquate – y compris la sécurisation contre toute forme d’utilisation et/ou de Traitement imprudent(e), non expert(e), incompétent(e) ou illicite, et la sécurisation contre la perte, la destruction ou les dommages – ainsi que pour la protection de la confidentialité et de l’intégrité des Données. Ces mesures sont disponibles sur demande.

11. Durée du traitement des Données à caractère personnel

Les données sont conservées par SHYFTER pour la durée nécessaire aux Services.

Le Client, en tant que responsable du traitement, détermine la durée de conservation applicable aux Données, sur ses propres supports, et conformément à la réglementation applicable. Nous vous invitons à consulter la Politique de confidentialité de chaque Client pour obtenir davantage d’informations relatives à ces durées de conservation.

12. Fin de la prestation de services

Au terme de la relation de services, les Données sont tenues à disposition du Client sur la Plateforme Web ou, selon le cas, sur l’Application durant une période de deux ans à compter de la fin de la relation contractuelle. Au terme de cette durée, les Donnés sont anonymisées dans les systèmes informatiques de SHYFTER, à moins que le droit de l’Union européenne ou le droit belge n’exige la conservation des données à caractère personnel.

A cet effet, SHYFTER confirmera par écrit au Client que les activités visées au présent point ont été exécutées, en mentionnant également la conservation éventuelle des données à caractère personnel concernées, tel que l’exige la législation applicable.

Il appartient, dès lors, au Client de prendre toutes les dispositions nécessaires pour assurer l’intégrité et la sauvegarde des Données que SHYFTER lui aura communiquées au cours de l’exécution du Contrat et lors de son expiration.

13. Application du présent Avenant

En cas de contradiction entre les Conditions et la présente annexe, les termes de cette dernière prédominent.

L’éventuelle nullité d’une ou de plusieurs clauses de la présente annexe ou d’une partie de celle-ci ne porte pas préjudice à la validité et à l’applicabilité des autres clauses et/ou du reste de la disposition en question. En cas de nullité d’une ou de plusieurs clauses, les Parties négocieront pour remplacer la disposition nulle par une disposition équivalente qui répond à l’esprit de cette disposition. Si les Parties ne parviennent pas à un accord, le juge compétent pourra atténuer la disposition nulle dans la mesure de ce qui est (légalement) permis.

Les dérogations, les modifications et/ou les additions à la convention ne sont valables et impératives pour autant qu’elles aient été acceptées par les deux Parties, excepté cas contraire prévu par les présentes Conditions.