De BaraBar (Barab’ voor zijn vrienden), al 30 jaar een Brussels instituut, is een legendarische plek waar je voor, tijdens en na … en 7 dagen per week iets kunt drinken. Onnodig te zeggen dat de sfeer er altijd is.
Miguel Carvalho gebruikt Shyfter al enige tijd en vertelt ons welke functies en vooral hoe hij onze planning management tool dagelijks gebruikt.
Doel nr. 1: De goede oude Excel vervangen!
Ondanks het honderdtal medewerkers werden de dienstregelingen nog steeds op een zeer eenvoudige manier beheerd, met name met behulp van Excel-bestanden. De communicatie, voor zover die via diverse Whatsapp-groepen verliep, was verre van optimaal.
Miguel vertelt ons over de functies die hij het meest gebruikt in zijn dagelijks beheer:
- Planning via « Free Shifts »,
- Dimona management in automatische modus
- Dagelijkse controle via de mobiele applicatie van Shyfter Staff
Gratis verschuivingen, de graal van de planning
Een vrije dienst is een tijdvak dat moet worden opgevuld en dat nog niet aan een specifieke persoon is toegewezen. Het is een « zwevende » dienst die uiteindelijk wacht om geboekt te worden.
Aan het begin van de week worden tientallen diensten voorbereid en in de applicatie geplaatst. Deze diensten kunnen worden gekoppeld aan vaardigheden (Bar, Keuken, Entree, Garderobe, …) om ervoor te zorgen dat de werknemer die het gaat boeken efficiënt kan werken, een keukenmedewerker is misschien niet de beste barman.
Wanneer deze diensten worden goedgekeurd, worden ze rechtstreeks naar de werknemers gestuurd die over de juiste vaardigheden beschikken en nog niet aan het werk zijn. Het is erg efficiënt, het schema vult zich automatisch.
Anekdotisch weten de werknemers na verloop van tijd min of meer wanneer hun manager deze vrije diensten zal goedkeuren en staan zij letterlijk op scherp om ze te boeken.
Het huidige record is 200 geboekte diensten per minuut … Stel je de tijd voor die je zou hebben besteed om al dit werk met de hand te doen 🙂
De Dimona … in één klik
Miguel legt uit dat zijn team voor elke opening de gegevens van al het personeel moest ophalen, de juiste nationale nummers van elke persoon moest controleren en vinden en vervolgens de Dimona een voor een moest coderen op de website van de RSZ, een fenomenale tijdverspilling.
« Je drukt op een knop, alles gaat… en het is klaar. Dat is precies hoe het werkt.
Dankzij onze automatische Dimona, zodra een dienst wordt toegevoegd aan het rooster of een boeking wordt gemaakt via een vrije dienst, controleert Shyfter of de werknemer, student, extra of flexi een actieve Dimona heeft.
Zo niet, dan wordt een Dimona naar de RSZ gestuurd en is alles in orde. Dit is een uitstekende manier om ervoor te zorgen dat u altijd in orde bent en vooral om een late Dimona te vermijden.
Top opvolging met de Shyfter Staff app
Een mobiele app is gratis beschikbaar voor alle gebruikers, of dat nu managers, studenten of werknemers zijn.
Miguel beheert bijna al zijn activiteiten, althans alles wat met HR-planning en -beheer te maken heeft, via de mobiele app.
Op elk moment kan hij zien en vooral geïnformeerd worden wanneer iemand vermist wordt, en in geval van nood kan hij ook op het laatste moment een dienst publiceren of wijzigen.