Nous avons hâte de vous montrer comment Shyfter peut vous faire gagner un temps précieux dans la gestion de vos plannings.
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Créer un compte gratuitL’embauche de flexi-jobistes et d’étudiants jobistes est cruciale pour le secteur Horeca (hôtels, restaurants, cafés). Ces profils flexibles permettent de combler les pics d’activité, mais jusqu’ici, vérifier leur statut légal demandait du temps et de la rigueur administrative. Bonne nouvelle pour les gestionnaires de restaurants, hôtels ou bars : l’Office national de sécurité sociale (ONSS) a lancé une application numérique sécurisée qui permet aux employeurs Horeca de vérifier rapidement si un candidat flexi-job ou étudiant est autorisé à travailler . Cet outil, développé en collaboration avec les fédérations Horeca régionales, promet de simplifier les recrutements tout en assurant le respect des règles en vigueur. Dans cet article, nous détaillons le fonctionnement de ce nouvel outil, les règles à connaître sur les flexi-jobs et étudiants, ainsi que les avantages pour les employeurs du secteur. Nous verrons enfin comment Shyfter s’intègre dans cette évolution, en offrant une gestion connectée des plannings et des obligations ONSS comme Dimona.
En Horeca, les flexi-jobistes et étudiants représentent une main-d’œuvre précieuse pour absorber les fluctuations d’activité (saisonnalité, événements, horaires étendus, etc.). Leur flexibilité et leur coût avantageux sont un atout, mais leur engagement est strictement encadré par la loi. En effet :
Pour l’employeur, cela implique une vérification préalable de chaque candidat : s’assurer qu’un étudiant n’a pas épuisé son quota d’heures, ou qu’un candidat au flexi-job remplit bien la condition des trimestres travaillés. Jusqu’à présent, cette vérification passait souvent par des documents fournis par le travailleur (extraits du site Student@Work, attestations ou fiches de paie prouvant l’emploi principal, etc.) – une démarche fastidieuse et source d’erreurs potentielles. Désormais, avec l’outil numérique de l’ONSS, ces contrôles deviennent simples, rapides et fiables, ce qui sécurise juridiquement vos engagements tout en vous faisant gagner un temps précieux.
Face à ces enjeux, l’ONSS a développé un nouvel outil en ligne baptisé « Consultation des données du citoyen ». Lancée en mai 2025 en collaboration avec la Fédération Horeca Bruxelles, Horeca Vlaanderen et la Fédération Horeca Wallonie, cette application sécurisée permet aux employeurs de vérifier, en quelques clics et en toute confidentialité, si un candidat peut être engagé sous le statut de flexi-jobiste ou d’étudiant. Concrètement, l’employeur accède à une plateforme dédiée (site officiel se terminant par .fgov.be, gage d’authenticité) où il peut initier une demande de vérification. Le processus est entièrement numérique et respecte la vie privée du candidat, car celui-ci doit donner son accord avant que toute information ne soit transmise.
Le recours à cet outil présente des garanties importantes en matière de fiabilité des données et de protection de la vie privée. D’une part, les informations consultées proviennent directement des banques de données officielles de la sécurité sociale, sans aucune intervention d’un tiers.Cela garantit que l’employeur obtient des données exactes et à jour (pas de risque qu’un étudiant ait dépassé son quota sans le dire, par exemple). D’autre part, le système a été pensé pour respecter la confidentialité : le candidat doit donner son accord explicite via le portail Accès à mes données et peut à tout moment retirer cette permission d’accès. L’employeur n’a accès qu’aux informations strictement nécessaires à la décision d’embauche : à savoir si le candidat entre en ligne de compte pour un flexi-job ou non, ou le nombre d’heures de travail étudiant qu’il lui reste sur son quota annueAucune donnée personnelle superflue n’est dévoilée : l’employeur ne voit ni l’âge du candidat, ni s’il est effectivement étudiant inscrit, ni ses employeurs précédents, ni son salaire, etc. De plus, l’accès accordé est temporaire : par défaut, l’autorisation expire au bout d’un mois pour un flexi-job et au bout de trois mois pour un job étudiant (bien sûr, le candidat peut la révoquer plus tôt s’il le souhaiteCes précautions assurent un équilibre entre simplicité et sécurité : l’employeur obtient instantanément une réponse fiable, tout en respectant les droits du travailleur sur ses données.
L’adoption de cet outil de l’ONSS apporte plusieurs bénéfices immédiats aux employeurs du secteur Horeca. Tout d’abord, la simplicité du processus va vous faire gagner un temps précieux au moment des embauches. Fini les recherches fastidieuses et les échanges de documents : plus besoin de naviguer entre attestations, certificats Student@Work ou copies de fiches de paie pour vérifier le statut d’un candidat. En quelques clics, vous obtenez une confirmation officielle, ce qui vous permet de finaliser l’engagement sans délai. Ensuite, c’est un gage de sécurité juridique. En utilisant des données certifiées par l’ONSS, vous êtes certain de respecter les réglementations en vigueur pour le travail étudiant et les flexi-jobs. Cela réduit le risque d’erreurs pouvant entraîner des régularisations ou des sanctions (par exemple, engager par inadvertance un étudiant au-delà de son quota, ce qui ferait perdre l’avantage des cotisations réduites, ou un faux flexi-jobiste qui n’y aurait pas droit). Grâce à l’outil, chaque recrutement est parfaitement en règle, ce qui vous apporte une sérénité d’esprit en tant que gestionnaire.
De plus, la démarche étant 100% numérique, elle s’intègre bien dans une gestion moderne des ressources humaines. L’outil est disponible à tout moment en ligne, ce qui s’avère très pratique dans le contexte Horeca où les décisions d’engagement peuvent se faire à la dernière minute. Par exemple, si un imprévu survient et que vous trouvez en urgence un étudiant pour un shift du soir, vous pourrez vérifier en temps réel son solde d’heures disponible avant de le faire venir travailler. Cette réactivité est un atout non négligeable pour palier aux imprévus opérationnels.
Consciente des avantages de cet outil, l’ONSS souhaite encourager son utilisation maximale dans le secteur. Une campagne d’information intitulée « ONSS en route » démarre d’ailleurs avec des séances d’information gratuites à travers la Belgique. L’objectif est de présenter l’outil aux exploitants Horeca, de répondre à leurs questions et de les aider à en tirer le meilleur parti. La Fédération Horeca Bruxelles annoncera prochainement des dates de sessions pour ses membres, et un module de formation en ligne sera également mis à disposition de celles et ceux qui ne peuvent pas assister en personne. Cette initiative témoigne de l’importance accordée à la diffusion de ce nouvel outil, perçu comme un levier d’efficacité et de conformité pour tout le secteur.
Ce nouvel outil de l’ONSS s’inscrit dans un mouvement plus large de digitalisation des processus RH dans l’Horeca. En complément de cette avancée, il existe des solutions spécialisées comme Shyfter qui vous aident à gérer plus efficacement vos plannings et vos obligations administratives. Shyfter est un outil de gestion des plannings spécialement conçu pour le secteur Horeca, et il est connecté à l’ONSS pour générer automatiquement les déclarations Dimona (déclaration immédiate d’emploi) sans oubli ni retard. Concrètement, dès que vous planifiez un étudiant ou un flexi-jobiste dans Shyfter, la déclaration Dimona correspondante peut être créée automatiquement, assurant que chaque engagement est bien signalé dans les délais réglementaires. En associant l’usage de l’outil ONSS pour vérifier l’éligibilité de vos candidats et l’utilisation de Shyfter pour la planification et les démarches administratives, vous sécurisez l’ensemble du processus de recrutement. Vous évitez les erreurs, vous gagnez du temps, et vous pouvez vous concentrer sur l’essentiel : faire tourner votre établissement en toute confiance, avec une équipe opérationnelle complète et en règle.
En conclusion, la vérification de statut des flexi-jobistes et étudiants, autrefois source de tracas administratifs, devient aujourd’hui un jeu d’enfant grâce à la digitalisation. L’ONSS offre aux employeurs Horeca un outil fiable, rapide et sécurisé pour s’assurer de la conformité de chaque engagement. En parallèle, des solutions comme Shyfter permettent de centraliser la gestion du personnel tout en automatisant les obligations légales comme Dimona. Pour les gérants de restaurants, d’hôtels ou de bars, c’est une véritable bouffée d’oxygène : moins de paperasse, plus de sécurité et de sérénité, afin de se consacrer pleinement à la réussite de son établissement. Les mots-clés d’une gestion du personnel réussie en 2025 sont sans aucun doute anticipation, simplification et digitalisation – et l’alliance de l’outil de l’ONSS et de Shyfter incarne parfaitement ces principes.
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Shyfter est bien plus qu’un simple outil de planification — c’est une solution complète de gestion du personnel, conçue pour vous faire gagner du temps, réduire le stress et satisfaire à la fois les employeurs et les employés.
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