Le suivi du temps de travail est indispensable dans toute entreprise. Cette obligation légale présente de nombreux bienfaits pour l’ensemble des acteurs d’une PME ou d’une grande société. Différents moyens existent pour bien contrôler le temps de travail des employés, et utiliser un logiciel de gestion du temps de travail semble idéal de nos jours. Découvrez vite tout ce qu’il faut savoir à ce propos !
Avant de rentrer dans les détails du suivi du temps de travail, il est nécessaire de bien préciser les choses. Le contrôle du temps de travail peut être défini comme la durée de travail exercée par les salariés, en accord avec le cadre légal.
Au sein d’une entreprise, absolument tous les salariés sont soumis à l’enregistrement de leur temps de travail. Cela est valable quel que soit leur régime (horaires individuels, horaires collectifs, cadre au forfait, alternance, temps partiel, etc.), et personne ne peut s’y opposer.
Le suivi du temps de travail comprend pour chaque salarié l’enregistrement :
Le but majeur reste de comptabiliser la durée de travail effective, les pauses ne sont donc pas incluses dans les calculs.
Suivre le temps de travail des salariés est une obligation pour tout employeur. Ce dernier doit tenir à disposition de ses équipes, mais aussi de l’administration en cas de contrôle, des registres indiquant avec précision le temps de travail des employés.
Pour les salariés en horaires individuels ou avec des horaires collectifs, l'enregistrement des horaires de travail doit être fait pour chaque membre de l'équipe. Il doit être effectué de manière quotidienne et hebdomadaire, et doit faire figurer les périodes de pause et de coupure effectives. En cas d’horaires collectifs, un décompte personnel doit être réalisé si l'employé effectue des heures supplémentaires.
En cas de manquement à ses obligations, l’employeur risque une sanction établie par le Code du travail. Celle-ci correspond à une amende pour contravention de quatrième classe, multipliée par le nombre de salariés pour lesquels les règles ne sont pas respectées.
Afin de respecter ses obligations en matière de suivi du temps de travail, le gérant d’une entreprise a plusieurs possibilités.
Ce moyen est de moins en moins utilisé pour le suivi du temps de travail des employés. Les informations devant être conservées durant 5 ans, cela fait un volume de papier considérable pour une grande entreprise et même une PME. Les feuilles de temps de travail représentent une solution tout à fait légale de gérer les durées de travail, mais ce n’est vraiment pas pratique.
C’était l’outil de suivi du temps de travail le plus utilisé jusqu'à l’arrivée des logiciels dédiés. Bien que pratique, il présente de nombreux risques d'erreurs (entrée des données, formules de calcul, etc.). Il peut être choisi, mais n’est pas à privilégier.
Très utilisé dans l’industrie, ce dispositif tend à disparaître. Efficace et pratique, il reste difficile à associer à d’autres logiciels et n’est pas en phase avec les nouveaux moyens à disposition des entreprises.
Ce type de surveillance du temps de travail des employés se montre très efficace. Il ne présente pas de risque d’erreur et s'avère simple d’utilisation. Les salariés sont enregistrés à leur arrivée dans l’entreprise via leur empreinte digitale ou même par reconnaissance faciale. Ce procédé ultra moderne reste néanmoins très coûteux. De plus, il doit répondre au cadre légal concernant le respect de la vie privée et la protection des données personnelles.
Avec ce type d’outil, la gestion du travail est grandement facilitée. Un logiciel de gestion du temps de travail permet d’automatiser les saisies. Il reste accessible à toutes les personnes autorisées, de n’importe où. Il peut également intégrer d’autres dispositifs (reconnaissance biométrique, pointage) afin de former une solution globale de contrôle du temps de travail en entreprise.
Gérer le temps de travail des salariés est une obligation pour tout employeur, mais cela présente aussi beaucoup d’avantages.
Lorsque le temps de travail est bien géré et suivi, le salarié y trouve son compte :
Les managers trouvent de nombreux bienfaits à un suivi du temps de travail bien réalisé :
La DRH et le directeur d’une entreprise ont également tout intérêt à suivre de manière efficace le temps de travail des employés. Cela leur permet :
