De dienst Shyfter.co wordt beheerd door SHYFTER SA, gevestigd op 30 Boulevard de Waterloo, 1000 Brussel – België en Rue Joseph Saintraint 1, 5000 Namen – België, met ondernemingsnummer 0720.922.212, e-mail: hello@shyfter.co, telefoon +32 2 320 26 57.
Artikel 1. Tenzij anders vereist door de wet, zijn deze Algemene Voorwaarden (AV) van toepassing op alle activiteiten van SHYFTER SA. De Algemene Voorwaarden van SHYFTER SA worden geacht te zijn aanvaard door kopers en leveranciers, zelfs indien zij in strijd zijn met hun eigen Algemene Voorwaarden. Elke afwijking van deze voorwaarden moet schriftelijk worden vastgelegd en worden meegedeeld door een persoon die bevoegd is SHYFTER SA te binden. Artikel 2. SHYFTER SA wijst alle verantwoordelijkheid af voor enige schade die voortvloeit uit het gebruik van de informatie op haar website. U bent daarom volledig verantwoordelijk voor het gebruik dat u van deze informatie maakt. Aanbiedingen van SHYFTER SA zijn vrijblijvend. Bestellingen zijn pas bindend na schriftelijke bevestiging door een persoon die bevoegd is SHYFTER SA te binden. SHYFTER SA kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor enige schending van verplichtingen onder deze voorwaarden veroorzaakt door gebeurtenissen buiten haar controle en/of voortvloeiend uit overmacht. Gevallen van overmacht omvatten, naast die erkend door jurisprudentie, alle natuurrampen, oorlogshandelingen, verstoringen van de openbare orde, epidemieën, branden, overstromingen en andere rampen, alle overheidsdaden, stakingen, lock-outs, evenals alle externe elektrische en technische problemen die communicatie verhinderen. Artikel 3. Leverings- en productietermijnen worden slechts ter indicatie gegeven. SHYFTER SA behoudt zich het recht voor om diensten, trainingen en consultancy in rekening te brengen naarmate de leveringen plaatsvinden, zelfs als deze slechts gedeeltelijk zijn. Artikel 4. SHYFTER SA is alleen aansprakelijk voor verborgen gebreken tenzij wordt aangetoond dat het gebrek niet detecteerbaar was. De garantie van SHYFTER SA vervalt als de koper SHYFTER SA niet binnen één maand na verkoop per aangetekende brief op de hoogte stelt van het gebrek. De aansprakelijkheid van SHYFTER SA is beperkt tot de beschikbaarheid van de website of het oplossen van eventuele fouten, zonder enige vorm van terugbetaling, schadevergoeding of compensatie. Artikel 5. Tenzij anders schriftelijk overeengekomen, zijn alle facturen van SHYFTER SA contant betaalbaar op het hoofdkantoor van SHYFTER SA. Bij niet-betaling van een factuur op de vervaldatum worden alle verschuldigde bedragen onmiddellijk opeisbaar, ongeacht eerdere betalingsfaciliteiten. In geval van niet-betaling van een gedeeltelijke levering op de vervaldag, behoudt SHYFTER SA zich het recht voor om de rest van de bestelling te annuleren. Artikel 6. Bij niet-betaling van een factuur op de vervaldatum en zonder voorafgaande aanmaning, stemt de schuldenaar ermee in een schadevergoeding te betalen van 15% van het factuurbedrag, met een minimum van €150,00, plus de wettelijke rente zoals bepaald in de wet van 02.08.2002 betreffende de strijd tegen laattijdige betalingen in handelstransacties. Onverminderd andere rechtsmiddelen behouden wij ons het recht voor u een waarschuwing te geven, uw toegang tijdelijk of permanent op te schorten of te beëindigen en onze diensten stop te zetten als u deze voorwaarden schendt. Artikel 7. De koper erkent dat deze site met de grootste zorg is samengesteld. Het dient uitsluitend ter informatie en is onderhevig aan wijzigingen. Shyfter.co is niet aansprakelijk voor enige schade die direct of indirect voortvloeit uit het gebruik van deze site. Wij garanderen niet dat onze diensten ononderbroken, foutloos of veilig zullen zijn. Hoewel we trachten de Shyfter.co-website zeven dagen per week, 24 uur per dag beschikbaar te houden, behouden wij ons het recht voor om de toegang op elk moment en zonder voorafgaande kennisgeving te onderbreken voor technische of andere redenen, of onze diensten te beëindigen, zonder aansprakelijkheid voor deze onderbrekingen of de gevolgen ervan. Artikel 8. Het versturen van de factuur met het definitieve saldo geldt als een verzoek tot aanvaarding, als aanvaarding niet eerder heeft plaatsgevonden. Bij gebrek aan een klacht per aangetekende brief binnen twintig dagen na de factuurdatum, wordt het werk definitief en zonder voorbehoud geacht te zijn aanvaard. Artikel 9. Bij een geschil, anders dan de inning van onbetaalde facturen, stemmen de partijen ermee in om vooraf mediation te proberen door een erkende bemiddelaar aan te stellen en deel te nemen aan twee sessies van minstens twee uur om te proberen een minnelijke oplossing te vinden. Artikel 10. SHYFTER behoudt zich het recht voor om haar prijzen en/of Algemene Voorwaarden (AV) op elk moment te wijzigen. Elke prijswijziging wordt ten minste dertig (30) dagen voor de ingangsdatum per e-mail of een ander beschikbaar communicatiemiddel aan de klant meegedeeld. De bijgewerkte voorwaarden of prijzen gelden vanaf hun ingangsdatum voor elke verlenging van het contract, nieuwe bestelling of terugkerende factuur die na die datum wordt uitgegeven. Indien de klant de bijgewerkte prijzen of voorwaarden niet aanvaardt, heeft deze de mogelijkheid de diensten op te zeggen volgens de opzeggingsbepalingen in deze AV. Bij gebrek aan opzegging binnen de vastgestelde termijn worden de bijgewerkte prijzen of voorwaarden als aanvaard beschouwd. Artikel 11. Tijdens de levering van haar diensten verwerkt SHYFTER SA persoonsgegevens in eigen naam als verwerkingsverantwoordelijke. Voor meer informatie over deze verwerking, raadpleeg ons Privacybeleid. SHYFTER SA verwerkt ook persoonsgegevens namens haar klanten in verband met het gebruik van de SHYFTER-oplossing. In dat geval treedt SHYFTER op als verwerker voor haar klanten. Bijlage 1 van deze voorwaarden behandelt deze verwerkingsactiviteiten. Artikel 12. U stemt ermee in SHYFTER SA (inclusief redelijke advocatenkosten) en haar agenten, directeurs, functionarissen en werknemers schadeloos te stellen voor claims van derden die voortvloeien uit uw schending van deze voorwaarden of enige wet. Artikel 13. U stemt ermee in te voldoen aan alle toepasselijke wetten en normen die van toepassing zijn op het gebruik van onze diensten. Artikel 14. Shyfter.co en u zijn onafhankelijke partijen, elk handelend in eigen naam en voor eigen rekening. Deze gebruiksvoorwaarden creëren geen relatie van ondergeschiktheid of partnerschap. Artikel 15. Alle geschillen vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel.
OVEREENKOMST VOOR DE VERWERKING EN BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS
1. DOEL 1.1 Deze overeenkomst heeft als enig doel de respectieve rechten en verplichtingen van de partijen te definiëren met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van betrokkenen in het kader van de huidige en toekomstige samenwerking, in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679, hierna de « AVG » genoemd.
1.2 In het kader van de uitvoering van de diensten die door de Verwerker worden geleverd via het gebruik van zijn oplossing, zal de Verwerker persoonsgegevens verwerken namens de Verwerkingsverantwoordelijke, hierna de « Diensten » genoemd. Deze overeenkomst heeft geen invloed op andere contractuele elementen die tussen de partijen zijn overeengekomen in enige andere overeenkomst, tenzij deze betrekking hebben op persoonsgegevens. In dat geval prevaleert deze overeenkomst in geval van tegenstrijdigheid met de hoofd overeenkomst.
1.3 In hun contractuele relaties verbinden de partijen zich ertoe de toepasselijke regelgeving inzake de verwerking van persoonsgegevens na te leven, in het bijzonder de AVG en de toepasselijke nationale regelgeving.
2. DEFINITIES 2.1 Tenzij anders bepaald, moeten de begrippen en termen in deze overeenkomst worden geïnterpreteerd zoals gedefinieerd in de AVG.
3. DOELEINDEN EN AARD VAN DE VERWERKING 3.1 De doeleinden en middelen van de verwerkingsactiviteiten worden bepaald door de Verwerkingsverantwoordelijke.
3.2 De verwerkingsdoeleinden die door de Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker zijn toevertrouwd, zijn:Personeelsbeheer;Klantenbeheer;Beheer van collega’s;Planningbeheer;Verzameling en beheer van tijdregistratiegegevens;Beheer van medische attesten;Controle van prestaties;Activiteitenrapporten;Verlofrapporten;Dienstverleningsformulieren;Aanwezigheidslijsten;Messaging;Opstellen en beheren van contracten;Beheer van ondertekenaars;Documentbeheer en -creatie;Beheer van DIMONA-aangiften;Logging;Beheer van gebruikersaccounts;Contactbeheer.
3.3 De aard van de verwerkingsactiviteiten omvat:Verzameling;Registratie;Organisatie;Structurering;Bewaring;Aanpassing of wijziging;Raadpleging;Gebruik;Terbeschikkingstelling.
4. CATEGORIEËN VAN PERSOONSGEGEVENS EN BETROKKEN PERSONEN 4.1 De Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt de categorieën persoonsgegevens en de categorieën betrokkenen die door de Verwerker zullen worden verwerkt om zijn taak uit te voeren.
4.2 De categorieën persoonsgegevens omvatten:Persoonlijke identificatiegegevens;Elektronische identificatiegegevens;Werknemers-ID;Rijksregisternummer;Persoonlijke details;Professionele activiteiten;Werkgerelateerde informatie;Medische attesten;Financiële identificatiegegevens;Loongegevens;Beveiligingsgerelateerde gegevens;Afbeeldingen en/of video’s;DIMONA-status en standaard DIMONA-uren;Rijbewijzen;Referenties van het sociaal secretariaat;Kledingmaten;Vaardigheden en toegekende attributen;Voorkeuren voor meldingen en waarschuwingen;Verzonden berichten (datum en tijd);Loggegevens.
4.3 De categorieën betrokkenen zijn:Klanten;Gebruikers van de diensten. 5. RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE 5.1 De Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van de AVG (zoals bepaald in artikel 24 van de AVG) en de toepasselijke EU- of nationale regelgeving inzake gegevensbescherming.
5.2 De Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht en de plicht om beslissingen te nemen over de doeleinden en middelen van de verwerking van persoonsgegevens.
5.3 De Verwerkingsverantwoordelijke moet ervoor zorgen dat de verwerking van persoonsgegevens door de Verwerker gebaseerd is op een rechtsgrondslag.
5.4 De Verwerkingsverantwoordelijke kan gedurende de looptijd van de Dienst altijd aanvullende schriftelijke instructies geven. Deze instructies moeten altijd schriftelijk worden vastgelegd.
6. RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE VERWERKER 6.1 De Verwerker verbindt zich ertoe:Uitsluitend de persoonsgegevens te verwerken die strikt noodzakelijk zijn voor de correcte en volledige uitvoering van de diensten voor de Verwerkingsverantwoordelijke of voor de naleving van wettelijke verplichtingen. De Verwerker zal persoonsgegevens enkel verwerken voor de doeleinden zoals bepaald in artikel 3;De persoonsgegevens bij te werken, aan te vullen, te corrigeren of te verwijderen om de juistheid ervan te waarborgen;De Verwerkingsverantwoordelijke bij te staan en samen te werken met bevoegde autoriteiten of betrokkenen in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming. De Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk op de hoogte van elk verzoek van betrokkenen of autoriteiten;De Verwerkingsverantwoordelijke bij te staan bij het uitvoeren van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadplegingen met autoriteiten, zoals bepaald in artikelen 35 en 36 van de AVG;De Verwerkingsverantwoordelijke te ondersteunen in geval van een datalek, zoals uiteengezet in artikel 9 van deze overeenkomst;Een register bij te houden van verwerkingsactiviteiten voor de Verwerkingsverantwoordelijke, zoals vereist door artikel 30.2 van de AVG;De Verwerkingsverantwoordelijke alle informatie te verstrekken die nodig is om naleving van de AVG aan te tonen en audits of inspecties mogelijk te maken;De volledige vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te waarborgen en erop toe te zien dat gemachtigde personen (werknemers of onderaannemers) ook gebonden zijn aan vertrouwelijkheid;Een intern kader te creëren dat de toegang tot persoonsgegevens beperkt tot strikt noodzakelijke medewerkers;Personeel op te leiden inzake gegevensbescherming;De beginselen van Privacy by Design en Privacy by Default te respecteren.
6.2 De Verwerker verbindt zich ertoe uitsluitend op gedocumenteerde instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke te handelen en ervoor te zorgen dat geen enkele persoon persoonsgegevens verwerkt zonder instructie, tenzij vereist door EU- of nationale wetgeving.
6.3 De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk informeren indien een gegeven instructie volgens hem een inbreuk vormt op de AVG.
6.4 Alle instructies, richtlijnen, e-mails, technische gegevens, protocollen, toegangsgegevens en plannen die door de Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker worden verstrekt, vormen gedocumenteerde instructies.
6.5 Gedocumenteerde instructies zijn vertrouwelijk en vormen een bedrijfsgeheim van de Verwerkingsverantwoordelijke.
6.6 In geval van duidelijke incompatibiliteit zal de Verwerker de verwerking opschorten en de Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte brengen.
6.7 Indien de Verwerker op basis van EU- of nationale wetgeving persoonsgegevens moet verwerken in strijd met de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke, stelt de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke hiervan op de hoogte, tenzij de wet dit verbiedt.
6.8 Bij de verwerking van gevoelige gegevens (zoals ras, religie, gezondheid of strafrechtelijke gegevens) zal de Verwerker specifieke beperkingen en extra waarborgen toepassen.
7. ONDERAANNEMERS 7.1 De Verwerker kan subverwerkers inschakelen om specifieke verwerkingsactiviteiten namens de Verwerkingsverantwoordelijke uit te voeren. De Verwerkingsverantwoordelijke geeft hierbij algemene toestemming voor het gebruik van subverwerkers.
7.2 De lijst van subverwerkers wordt door de Verwerker aan de Verwerkingsverantwoordelijke meegedeeld.
7.3 De Verwerker informeert de Verwerkingsverantwoordelijke over wijzigingen in subverwerkers, zodat de Verwerkingsverantwoordelijke hiertegen bezwaar kan maken.
7.4 De Verwerker zorgt ervoor dat subverwerkers dezelfde verplichtingen aangaan als de Verwerker.
7.5 De Verwerker blijft volledig verantwoordelijk voor de naleving van deze verplichtingen door subverwerkers.
7.6 De Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht een subverwerker te weigeren als deze niet voldoet aan de AVG.
8. GEGEVENSOVERDRACHT NAAR DERDE LANDEN OF INTERNATIONALE ORGANISATIES 8.1 Gegevensoverdrachten naar derde landen of internationale organisaties moeten voldoen aan hoofdstuk V van de AVG.
8.2 De Verwerkingsverantwoordelijke kan eisen dat een Transfer Impact Assessment (TIA) wordt uitgevoerd.
8.3 Indien de Verwerker wettelijk verplicht is om gegevens over te dragen, zal hij de Verwerkingsverantwoordelijke informeren, tenzij de wet dit verbiedt.
8.4 De gegevens worden gehost op cloudservers van Digital Ocean.
9. INBREUK OP PERSOONSGEGEVENS 9.1 Bij een datalek of incident:Informeert de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk, uiterlijk binnen 24 uur;Geeft de Verwerker details over het incident, inclusief het aantal betrokkenen en de aard van de gegevens;Werkt de Verwerker samen om schade te beperken.
9.2 De Verwerker houdt een register bij van alle datalekken en stelt dit op verzoek ter beschikking.
10. TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE MAATREGELEN 10.1 De Verwerker zal passende technische en organisatorische maatregelen treffen om persoonsgegevens te beveiligen en te beschermen.
10.2 Deze maatregelen zijn op verzoek beschikbaar.
11. DUUR VAN DE GEGEVENSVERWERKING 11.1 Gegevens worden bewaard zolang als nodig is voor de uitvoering van de diensten.
11.2 De duur wordt bepaald door de Verwerkingsverantwoordelijke.
12. DUUR VAN DE OVEREENKOMST 12.1 Deze overeenkomst treedt in werking bij aanvaarding van de algemene verkoopvoorwaarden en blijft van kracht zolang de Verwerker persoonsgegevens verwerkt.
12.2 De overeenkomst kan worden herzien als de wet of omstandigheden veranderen.
13. BEËINDIGING VAN DE OVEREENKOMST 13.1 De overeenkomst eindigt wanneer de diensten zijn voltooid.
13.2 Gegevens blijven twee jaar beschikbaar en worden daarna geanonimiseerd, tenzij anders vereist door de wet.
13.3 De Verwerker bevestigt schriftelijk de verwijdering of anonimisering van gegevens.
13.4 De Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de integriteit en back-up van de gegevens.
13.5 De overeenkomst eindigt bij beëindiging van de diensten.
13.6 De Verwerker kan de diensten beëindigen als de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke in strijd zijn met de wet.
