1. RGPD informatie & contact
SHYFTER SA, hierna SHYFTER genoemd, is een bedrijf dat actief is in de sector van HR- en planningsbeheer en dat een dienst aanbiedt die de verwerking van persoonsgegevens voor rekening van een andere organisatie (bedrijf, onderneming en/of firma) inhoudt. Onze diensten worden gebruikt om informatie te verzamelen voor commerciële en marketingdoeleinden door de organisatie zelf en/of door SHYFTER op verzoek van deze organisatie, in overeenstemming met de GCS (Algemene Verkoopvoorwaarden) die zijn opgenomen in het commerciële contract tussen ons en deze organisatie. De gegevens zijn essentieel en direct gekoppeld aan onze diensten. Ons kostbaarste bezit is echter het vertrouwen van onze klanten.
De bescherming van klantgegevens en het gebruik ervan in overeenstemming met de verwachtingen van de klant hebben voor ons de hoogste prioriteit. Daarom zijn de volgende notities over gegevensbescherming opgesteld om u te informeren over de verwerking van uw persoonsgegevens en uw rechten met betrekking tot deze verwerking, in overeenstemming met de geldende regelgeving die van toepassing is op de verwerking van Gegevens en in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (« GDPR ») en de wet op de bescherming van personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van 30 juli 2018.
2. Functionaris voor gegevensbescherming
U deelt persoonsgegevens met ons, direct of indirect, expliciet of automatisch.
SHYFTER, met maatschappelijke zetel te Waterloolaan 30, 1000 Brussel (België) en ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer (BE) 0720.922.212, treedt op als :
Wanneer SHYTER optreedt als onderaannemer, is de Klant dus de Gegevensverantwoordelijke met betrekking tot alle aan SHYFTER toevertrouwde Gegevensverwerking. Wij verwijzen u daarom ook naar het Privacybeleid van elk van onze Klanten voor meer informatie over dergelijke Gegevensverwerking.
3. Verwerking van uw gegevens door SHYFTER
Dit zijn Gegevens die u aan ons communiceert via verschillende kanalen, zoals de formulieren op onze website, onze SHYFTER-applicatie of ons webplatform, de gebruikte cookies of per e-mail.
We gebruiken deze Gegevens alleen voor de hieronder beschreven verwerkingsdoeleinden en we verzamelen alleen de Gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor deze doeleinden.
3.1 Verwerking met betrekking tot de website
Dit zijn verwerkingsactiviteiten waarvoor SHYFTER optreedt als Gegevensverantwoordelijke.
3.1.1. Contactformulier
U kunt het contactformulier op onze website (https://shyfter.be/fr/contact/) gebruiken om contact met ons op te nemen als u vragen hebt. De persoonsgegevens die u op het contactformulier invult, worden alleen verwerkt om op uw verzoek te reageren.
Deze verwerking is gebaseerd op de uitvoering van een precontractuele maatregel.
In dit verband verzamelen we de naam van uw bedrijf, uw voor- en achternaam, uw e-mailadres, uw telefoonnummer en een gratis bericht.
We bewaren uw gegevens zo lang als nodig is om op het verzoek te reageren.
3.1.2. Demo-aanvraagformulier
U kunt het demo-aanvraagformulier op onze website (https://shyfter.be/fr/demo-shyfter/) gebruiken om een op maat gemaakte online demo aan te vragen om de functies van Shyfter voor uw bedrijf te laten zien. De persoonsgegevens die u op dit formulier invult, worden alleen verwerkt om aan uw verzoek te voldoen.
Deze verwerking is gebaseerd op de uitvoering van een precontractuele maatregel. In dit verband verzamelen we uw voor- en achternaam, uw e-mailadres, uw telefoonnummer, uw land, uw functie, informatie met betrekking tot uw bedrijf (bedrijfsnaam, aantal werknemers, sector van activiteit, reeds gebruikte software indien van toepassing), uw behoeften met betrekking tot Shyfter en een vrije opmerking.
We bewaren uw gegevens zo lang als nodig is om aan het verzoek te voldoen.
3.1.3. Een SHYFTER-account aanmaken
U kunt het registratieformulier op onze website (https://try.shyfter.co/fr) gebruiken om een account aan te maken zodat u gebruik kunt maken van onze diensten. De persoonlijke gegevens die u op dit formulier invult, worden alleen voor dit doel verwerkt.
Deze verwerking is gebaseerd op de uitvoering van het contract tussen ons.
In dit verband verzamelen we uw voor- en achternaam, uw e-mailadres, uw telefoonnummer, uw functietitel, uw adres, informatie met betrekking tot uw bedrijf (bedrijfsnaam, aantal werknemers, sector van activiteit, reeds gebruikte software, indien van toepassing), uw behoeften met betrekking tot Shyfter en uw verbindingsgegevens (login, wachtwoord, IP-adres, browser, laatste bezoeken, loggegevens (datum, tijdstip van verbinding, enz.), enz.)
We bewaren uw gegevens zolang u de diensten gebruikt.
3.1.4. Aanwerving
Wij verzamelen uw gegevens om de verzonden sollicitaties te verwerken, met name via het formulier op de website. Persoonsgegevens worden alleen verwerkt om uw sollicitatie te verwerken.
Deze verwerking is gebaseerd op de uitvoering van een precontractuele maatregel.
Daartoeverzamelen we uw voor- en achternaam, uw e-mailadres, uw cv en begeleidende brief.We bewaren uw gegevens 6 maanden vanaf de datum waarop we uw sollicitatie hebben ontvangen.
3.1.5. Vorming van een aanwervingsreserve
Wij verwerken uw gegevens om een wervingsreserve op te bouwen en om u opnieuw te kunnen contacteren als er zich nieuwe mogelijkheden voordoen. Persoonsgegevens worden alleen voor dit doel verwerkt.
Deze verwerking is gebaseerd op uw toestemming.
In dit verband verwerken wij uw voor- en achternaam, uw e-mailadres, uw cv en motivatiebrief.Wij bewaren uw gegevens 2 jaar vanaf de datum van ons laatste contact.
3.2 Cookies beheren
De website SHYFTER.CO maakt gebruik van cookies.
Een cookie is een klein bestand dat met pagina’s van een website wordt meegestuurd en door de browser op de harde schijf van uw computer, tablet of telefoon wordt opgeslagen. De informatie die het bevat kan bij een volgend bezoek teruggestuurd worden naar de servers van de site en zo de auteur van deze site in staat stellen de activiteit van de internetgebruiker te traceren.
3.3. Algemene behandelingen
Dit zijn verwerkingsactiviteiten waarvoor SHYFTER optreedt als Gegevensverantwoordelijke.
3.3.1 Licentiebeheer
Wij verwerken uw gegevens om de aankoop van licenties voor gebruikers te beheren. Persoonlijke gegevens worden alleen voor dit doel verwerkt.
Deze verwerking is gebaseerd op de uitvoering van het contract tussen ons.
In dit verband verwerken wij uw voor- en achternaam, uw e-mailadres, uw telefoonnummer, uw functietitel, uw adres, informatie met betrekking tot uw bedrijf (bedrijfsnaam, bedrijfsnummer, aantal werknemers, sector van activiteit, reeds gebruikte software indien van toepassing), de gebruikte Shyfter-functionaliteiten en uw factureringsgegevens (bankrekeningnummer, btw-nummer, betaalwijze, factureringsadres, etc.).
We bewaren je gegevens 7 jaar vanaf het einde van het contract.
3.3.2. Factuurbeheer
Wij verwerken uw Gegevens om facturen en betalingen in verband met het gebruik van de Service te beheren. Persoonsgegevens worden alleen voor dit doel verwerkt.
Deze verwerking is gebaseerd op de uitvoering van het contract tussen ons.
In dit verband verwerken wij uw voor- en achternaam, uw e-mailadres, uw telefoonnummer, uw functietitel, uw adres, informatie met betrekking tot uw bedrijf (bedrijfsnaam, aantal werknemers, sector van activiteit, reeds gebruikte software, indien van toepassing), de gebruikte Shyfter-functionaliteiten en uw factureringsgegevens (bankrekeningnummer, btw-nummer, betaalwijze, factureringsadres, enz.)
Wij bewaren uw gegevens gedurende 7 jaar na het einde van het contract.
3.3.3. Boekhouding
Wij verwerken uw gegevens om te kunnen voldoen aan de wettelijke boekhoudkundige of fiscale verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn. Persoonsgegevens worden alleen voor dit doel verwerkt.
Deze verwerking is gebaseerd op de naleving van onze wettelijke verplichtingen.
In dit verband verwerken wij uw voor- en achternaam, uw e-mailadres, uw telefoonnummer, uw functietitel, uw adres, informatie met betrekking tot uw bedrijf (bedrijfsnaam, aantal werknemers, sector van activiteit, reeds gebruikte software indien van toepassing), de gebruikte Shyfter-functionaliteiten, uw factuurgegevens (bankrekeningnummer, betaalwijze, enz.) en uw factuuradres.
We bewaren je gegevens 7 jaar vanaf het einde van het contract.
3.4. Behandeling van oplossingen
3.4.1. Gegevensverwerking uitgevoerd als verantwoordelijke voor de verwerking
3.4.1.1. Onderhoud van gebruikersaccounts
Wij verwerken uw gegevens om gebruikersaccounts te beheren, de veiligheid te garanderen, fraude en misbruik van onze diensten te voorkomen, etc. Persoonsgegevens worden alleen voor dit doel verwerkt.
Deze verwerking is gebaseerd op onze legitieme belangen.
In het kader van deze verwerking gaat het om uw naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, identificatienummer in het Nationaal Register, geboortedatum en -plaats, burgerlijke staat, geslacht, geboorteland, taal, financiële identificatiegegevens (IBAN, BIC), het toegangsniveau dat aan u is toegekend, een profielfoto en alle informatie die aan uw gebruikersaccount is gekoppeld.
We bewaren je gegevens zolang je registratie van kracht is.
3.4.1.2. Ondersteuning
We verwerken alle informatie die is gekoppeld aan uw gebruikersaccount en de inhoud en datum van uw verzoek om u te helpen met de diensten, vragen te beantwoorden en verzoeken te verwerken. Persoonlijke gegevens worden alleen voor dit doel verwerkt.
Deze verwerking is gebaseerd op ons legitieme belang.We bewaren uw gegevens gedurende de tijd die nodig is om op het verzoek te reageren.
3.4.1.3. Gepersonaliseerd gebruik van de service
Wij verwerken uw gegevens om het gebruik van de service aan uw behoeften aan te passen wanneer u uw accountinstellingen configureert. Persoonsgegevens worden alleen voor dit doel verwerkt.
Deze verwerking is gebaseerd op onze legitieme belangen.
In het kader van deze verwerking gaat het om uw naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, identificatienummer in het Nationaal Register, geboortedatum en -plaats, burgerlijke staat, geslacht, geboorteland, taal, financiële identificatiegegevens (IBAN, BIC), het toegangsniveau dat aan u is toegekend, een profielfoto en alle informatie die aan uw gebruikersaccount is gekoppeld.
We bewaren je gegevens zolang je gebruik maakt van onze diensten.
3.4.2. Gegevensverwerking uitgevoerd als onderaannemer
3.4.2.1. Welke categorieën van verwerking en welke persoonsgegevens?
SHYFTER verwerkt namens de Klant de Gegevens die nodig zijn om de diensten te verlenen waarop krachtens het Contract een abonnement is genomen.
De doeleinden van de Verwerking worden bepaald door de Klant, die de Verwerkingsverantwoordelijke is. Als onderaannemer verbindt SHYFTER zich ertoe om de Gegevens alleen en voor zover nodig te verwerken, in overeenstemming met de verwerkingsdoeleinden die door de Klant zijn bepaald en in overeenstemming met de gedocumenteerde instructies van de Klant, tenzij de wet anders bepaalt. SHYFTER verbindt zich ertoe de verplichtingen na te leven die op haar rusten, zoals beschreven in Bijlage 1 van de Algemene Verkoopvoorwaarden.
Voor meer informatie over de uitvoering van deze verwerking, en in het bijzonder over hoe lang de gegevens worden bewaard, verwijzen wij u naar het vertrouwelijkheidsbeleid van onze klanten en naar de servicecontracten die ons aan hen binden.
De verwerkingscategorieën waarvoor wij als verwerker optreden, zijn de volgende:
De persoonsgegevens waarop deze verwerking betrekking heeft, zijn de volgende:
De categorieën van Personen die betrokken zijn bij de Gegevensverwerking zijn: Klanten en gebruikers van de diensten.
3.4.2.2. Hoe lang bewaart Shyfter persoonlijke gegevens?
Voor verwerkingsactiviteiten die SHYFTER als onderaannemer uitvoert, worden de gegevens door SHYFTER bewaard gedurende de tijd die nodig is voor de Diensten.
De Klant bepaalt als verantwoordelijke voor de gegevensverwerking de bewaartermijn die van toepassing is op de Gegevens, op zijn eigen media en in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Wij nodigen u uit om het Vertrouwelijkheidsbeleid van elke Klant te raadplegen voor meer informatie over deze bewaartermijnen.
Aan het einde van de servicerelatie worden de Gegevens voor de Klant beschikbaar gehouden op het Webplatform of, al naar gelang het geval, op de Applicatie voor een periode van twee jaar vanaf het einde van de contractuele relatie. Aan het einde van deze periode worden de Gegevens geanonimiseerd in de IT-systemen van SHYFTER, tenzij de wetgeving van de Europese Unie of de Belgische wetgeving het bewaren van persoonsgegevens vereist.
Hiertoe zal SHYFTER de Klant schriftelijk bevestigen dat de in dit punt genoemde activiteiten zijn uitgevoerd, waarbij ook de mogelijke bewaring van de betreffende persoonsgegevens wordt vermeld, zoals vereist door de toepasselijke wetgeving.
Het is daarom de verantwoordelijkheid van de Klant om alle nodige stappen te ondernemen om de integriteit en back-up te verzekeren van de Gegevens die SHYFTER aan hem zal hebben meegedeeld tijdens de uitvoering van het Contract en op het moment van de afloop ervan.
4. Geeft SHYFTER persoonlijke gegevens door?
SHYFTER verzamelt via haar diensten informatie namens een andere organisatie (bedrijf, onderneming en/of firma). In overeenstemming met de AVG (Algemene Voorwaarden) – « 7. Databank: De door SHYFTER en haar diensten gegenereerde database wordt uitsluitend ter beschikking gesteld aan de ondertekenaar van het contract, die er als enige verantwoordelijk voor is ».
We delen de persoonlijke gegevens die u expliciet aan ons hebt doorgegeven en andere niet-geautomatiseerde gegevens alleen met andere partijen als we daarvoor uw expliciete toestemming hebben gekregen, tenzij we daartoe verplicht zijn op grond van een wettelijke bepaling, een verzoek van een overheidsinstantie of een gerechtelijk bevel.
Tijdens het leveren van onze diensten kunnen we sommige of al onze taken ook uitbesteden aan technische onderaannemers die een contract met ons hebben.
SHYFTER eist van haar verwerkers dat zij voldoen aan de wetgeving inzake gegevensbescherming en dat zij voldoende garanties bieden met betrekking tot de implementatie van passende technische en organisatorische maatregelen, zodat de verwerking voldoet aan de vereisten van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en de bescherming van uw rechten waarborgt.
Wij verkopen of verstrekken op geen enkele wijze de Gegevens die wij over u verzamelen aan derden.
5. Uw rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens
Als betrokkenen heeft u de volgende rechten in overeenstemming met de RGPD:
6. Hoe u uw rechten kunt doen gelden
U kunt te allen tijde contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming per e-mail op rgpd@shyfter.co of per post op
SHYFTER
Waterloolaan 301000 Brussel(België)
Als u van mening bent dat wij een van onze wettelijke en/of contractuele verplichtingen niet nakomen, neem dan contact met ons op via bovenstaand e-mailadres en wij zullen ons best doen om zo snel mogelijk contact met u op te nemen.
Claims, klachten of grieven moeten worden gericht aan het hoofdkantoor van SHYFTER.
Als u niet tevreden bent met ons antwoord, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.
De Belgische toezichthoudende autoriteit is GEGEVENSBESCHERMINGSAUTORITEIT
Pressestraat 351000 BrusselMail : CONTACT@APD-GBA.BE
7. Veiligheidsmaatregelen
Rekening houdend met de stand van de techniek, verbindt SHYFTER zich ertoe om, onder de voorwaarden van artikel 32 van de RGPD, alle passende Technische en Organisatorische Maatregelen te nemen om de Persoonsgegevens te beveiligen en om hun beveiliging op een adequate manier te handhaven – met inbegrip van het beveiligen tegen elke vorm van onvoorzichtig, niet-expert, onbekwaam of onwettig gebruik en/of Verwerking, en het beveiligen tegen verlies, vernietiging of beschadiging – evenals voor de bescherming van de vertrouwelijkheid en integriteit van de Gegevens.
8. Toepasselijk recht en jurisdictie
Deze bepalingen worden beheerst door, geïnterpreteerd en uitgevoerd in overeenstemming met Belgisch recht, dat het enige toepasselijke recht zal zijn in geval van een geschil.
Elk geschil dat niet in der minne kan worden geschikt binnen een termijn van ten hoogste één maand te rekenen vanaf de datum waarop het is ontstaan, welke termijn met wederzijdse instemming kan worden verlengd, kan door de meest gerede partij aanhangig worden gemaakt bij de Franstalige hoven en rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel, die als enige bevoegd zijn.
9. Datum van inwerkingtreding
Dit beleid is opgesteld en in werking getreden op 01.12.2022. We behouden ons het recht voor om, naar eigen goeddunken, delen van dit beleid op elk moment te wijzigen, aan te passen, toe te voegen of te verwijderen.
