Nous avons hâte de vous montrer comment Shyfter peut vous faire gagner un temps précieux dans la gestion de vos plannings.
Demander une démoProfitez d’une version complète de Shyfter et commencez à planifier ou suivre le temps de travail en moins de 5 minutes.
Créer un compte gratuitFace à une liste de tâches qui n'en finit plus, où tout semble crier "urgent !", on se sent vite submergé. C'est une sensation que beaucoup de managers connaissent par cœur, surtout dans des secteurs où l'imprévu est roi, comme l'hôtellerie ou le commerce de détail.
La matrice d'Eisenhower, ce n'est pas juste un concept théorique. C'est une véritable bouée de sauvetage. Elle nous aide à organiser nos tâches en fonction de deux axes très simples : leur urgence et leur importance. L'idée est de trier le grain de l'ivraie pour enfin se concentrer sur ce qui compte vraiment.
Le chaos quotidien, les interruptions constantes, le sentiment que la journée nous échappe... Ça vous parle ? La matrice d'Eisenhower est justement pensée pour ça. Héritée de l'un des leaders les plus organisés de l'histoire, elle sert de boussole pour distinguer ce qui fait avancer vos projets de ce qui ne fait que du bruit.
L'objectif est clair : reprendre les rênes de votre agenda, alléger votre charge mentale et investir votre énergie là où elle aura un réel impact.
Changer sa manière de gérer son temps, c'est le premier pas vers plus d'efficacité, mais aussi plus de sérénité. Et la matrice d'Eisenhower a fait ses preuves. Une enquête d'Acuity Training a montré que 50 % des personnes qui l'utilisent se sentent en contrôle de leurs tâches chaque jour. C'est un chiffre qui pèse lourd, surtout dans des secteurs comme l'Horeca en Belgique, où jongler avec les plannings et les urgences est un art.
Pour creuser le sujet, une bonne organisation est la clé. D'ailleurs, nos conseils en gestion du temps pour une meilleure productivité peuvent vous donner d'autres pistes intéressantes.
La matrice d'Eisenhower vous force à vous poser la bonne question : « Est-ce que cette tâche me rapproche de mes objectifs à long terme ou est-ce juste une distraction bruyante ? »
Bien sûr, trier ses tâches ne fait pas tout. Apprendre à mieux gérer la pression est un atout indéniable pour ne plus se sentir sous l'eau. Des ressources externes, comme ces 5 conseils pour gérer le stress, peuvent aussi vous aider à développer des stratégies complémentaires pour rester zen face à la pression.
Pour vraiment tirer parti de la matrice d'Eisenhower, il faut l'imaginer comme une carte de votre journée de travail, divisée en quatre territoires bien distincts. Chaque zone, ou quadrant, a sa propre logique et appelle une réaction différente de votre part. C'est en maîtrisant ces quatre quadrants que l'on passe d'une gestion où l'on subit les événements à une approche proactive, où l'on reprend le contrôle de son temps.
Ce n'est pas juste un joli schéma. C'est un véritable outil de prise de décision qui vous oblige à peser chaque tâche selon deux axes très simples : l'urgence et l'importance. L'urgence, c'est une question de temps, de deadline qui approche. L'importance, c'est lié à vos objectifs, à la valeur réelle que la tâche apporte.
Ce quadrant, c'est la zone de crise. On y trouve les problèmes qui tombent sans prévenir, les urgences de dernière minute et les projets dont l'échéance est imminente. Ce sont les tâches qui crient "occupe-toi de moi maintenant !" et qui ont un impact direct sur vos résultats. Les ignorer, c'est s'exposer à des conséquences négatives quasi immédiates.
Ici, il faut agir, et vite. Pensez à une plainte client majeure un vendredi à 16h, ou à une panne d’équipement critique en plein rush. Le but du jeu n'est pas de vivre dans ce quadrant, mais de le gérer assez efficacement pour y passer le moins de temps possible.
Une bonne planification vise justement à empêcher les tâches d'atterrir ici. Plus vous anticipez (en travaillant dans le quadrant 2), moins vous aurez d'incendies à éteindre.
Bienvenue dans le quadrant de la croissance, de la stratégie et de l'anticipation. Les tâches qui s'y trouvent sont absolument vitales pour vos objectifs à long terme, mais elles n'ont pas la pression d'une deadline immédiate. C'est ici que se construit votre succès de demain.
Ces activités méritent d'être bloquées intentionnellement dans votre agenda. Par exemple :
C'est le terrain de jeu des leaders efficaces. Chaque heure investie ici permet d'éviter des jours de crise dans le quadrant 1.
Attention, voilà le quadrant le plus piégeux. Il est rempli de tâches qui semblent urgentes, qui vous interrompent, mais qui, au final, ne vous rapprochent pas vraiment de vos objectifs. Ce sont les interruptions typiques, les réunions pas vraiment indispensables ou les demandes d'autres personnes qui auraient pu être gérées autrement.
La meilleure stratégie ici est limpide : déléguer. Si une tâche est pressante mais ne nécessite pas votre expertise unique, confiez-la. C'est une excellente façon de responsabiliser un membre de votre équipe tout en libérant votre temps pour des missions à plus forte valeur. Si la délégation est impossible, cherchez à automatiser ou, tout simplement, à dire non poliment.
Et pour finir, le quatrième quadrant. C'est le royaume des distractions pures et simples. Toutes ces activités qui n'apportent absolutely aucune valeur et qui ne font que grignoter votre temps précieux.
Pour ces tâches, une seule action possible : les éliminer. Sans pitié. Cela peut être de scroller sans fin sur les réseaux sociaux, de participer à des conversations de couloir qui n'en finissent pas, ou de peaufiner à l'excès des détails sans aucune importance. Identifier et supprimer ces "voleurs de temps" est une étape clé pour récupérer des heures de productivité chaque semaine. Une fois que vous avez compris cette dynamique, vous avez les clés en main pour transformer votre gestion du temps.
Passer de la théorie à la pratique est souvent plus simple qu'on ne le pense. La matrice d'Eisenhower n'est pas un concept abstrait réservé aux gourous de la productivité, mais bien un outil de terrain, à intégrer dans votre routine dès maintenant. Son vrai super-pouvoir ? Transformer une liste de tâches chaotique en un plan d'action clair comme de l'eau de roche.
Le processus est simple et tient en quatre étapes logiques : lister, évaluer, classer, et enfin, agir. L’objectif est de retrouver une clarté immédiate pour savoir exactement par où commencer.
La première étape, c'est de faire le vide. Prenez un carnet, une feuille volante ou ouvrez un document numérique et jetez-y absolument tout ce que vous avez à faire. Ne cherchez pas à trier ou à prioriser à ce stade. L'idée est de créer un inventaire complet, des projets les plus stratégiques aux plus petites corvées qui encombrent votre esprit.
Une fois votre liste sous les yeux, passez chaque élément au crible de deux questions fondamentales :
C'est là que toute la magie opère. L'urgence est souvent un cri qui vient de l'extérieur, tandis que l'importance est une voix intérieure, définie par vos propres priorités stratégiques.
Savoir faire la différence entre ces deux notions, c'est le cœur de la méthode. Une tâche importante vous fait avancer, une tâche urgente vous demande simplement de réagir.
Maintenant, il est temps de visualiser. Prenez chaque tâche de votre liste et placez-la dans le quadrant correspondant de la matrice. D'un seul coup d'œil, vous obtenez une cartographie précise de votre charge de travail.
L'image ci-dessous illustre parfaitement cette grille 2x2. Elle associe une action claire (faire, planifier, déléguer, éliminer) à chaque case, en fonction du mariage entre urgence et importance.
Ce schéma le montre bien : votre énergie doit d'abord se concentrer sur ce qui est important, que ce soit urgent ou non.
Le tri est fait, place à l'action. Chaque quadrant appelle une réponse différente.
Bien sûr, surmonter certains réflexes, comme la peur de déléguer ou la tendance à tout considérer comme "prioritaire", demande un peu de discipline. Mais une fois l'habitude prise, la matrice d'Eisenhower devient un automatisme qui apporte une véritable sérénité au quotidien.
Pour aller encore plus loin, n'hésitez pas à explorer d'autres techniques de productivité éprouvées pour réussir qui se marieront parfaitement avec cette approche.
Un bon outil de gestion, ce n'est pas celui qui a l'air bien sur le papier, mais celui qui tient la route quand tout s'accélère. C'est précisément là que la matrice d'Eisenhower montre toute sa valeur. Pas dans un manuel, mais dans le feu de l'action, lorsque les décisions doivent être prises vite et bien.
Pour vraiment saisir son potentiel, plongeons dans le quotidien de managers de terrain. Ces exemples concrets vous montreront comment la matrice peut devenir une véritable boussole pour naviguer dans le chaos ambiant.
Visualisez la scène : le restaurant est bondé, l'équipe carbure à plein régime et les imprévus fusent de toutes parts. Le manager est au cœur de la tempête. Appliquons la matrice pour remettre de l'ordre :
Ce simple réflexe mental, qui ne prend que quelques secondes, empêche le manager de se laisser déborder par des sollicitations secondaires. Il reste focalisé sur ce qui compte vraiment à cet instant : l'expérience client.
Changeons de décor. Nous voilà dans un magasin, un jour de forte affluence. Le chef d'équipe doit jongler avec des défis similaires où savoir prioriser fait toute la différence entre une journée réussie et un désastre.
Voici un scénario classique et comment le trier en un clin d'œil :
Dans des contextes de management complexes, savoir structurer ses priorités est un atout majeur. Pour aller plus loin sur la manière d'organiser des projets à long terme, comme la formation, les principes d'ingénierie de formation et pédagogique offrent des cadres très utiles.
Cette capacité à trier les tâches à la volée est un véritable super-pouvoir. D'ailleurs, la matrice est de plus en plus utilisée comme un outil pour gérer le stress en entreprise, particulièrement dans des secteurs à haute pression comme l'Horeca. Selon les experts en santé au travail, elle offre un cadre de planification qui aide à mieux répartir la charge mentale. Pour creuser le sujet, le site de l'INRS propose une analyse détaillée de cette approche dans ses publications.
Et si votre outil de gestion quotidien appliquait déjà, sans même que vous vous en rendiez compte, les principes de la matrice d'Eisenhower ? Un bon logiciel n'est pas juste un carnet de tâches numérique. C'est un véritable partenaire stratégique qui transforme la théorie de la priorisation en actions concrètes et bien souvent, automatisées.
C'est exactement la philosophie qui anime Shyfter. L'outil est pensé pour que vous passiez moins de temps à éteindre des incendies et plus de temps sur la planification qui fait vraiment avancer les choses.
La planification des horaires est une tâche typique du quadrant 2 : importante, mais pas urgente. En utilisant Shyfter pour préparer les plannings des semaines à venir, vous réduisez drastiquement le risque de crises relevant du quadrant 1.
Une absence imprévue, qui deviendrait normalement un casse-tête à résoudre sur-le-champ, perd soudainement son caractère d'urgence. Avec une vision claire des disponibilités de chacun, vous passez d'une gestion réactive et stressante à une approche proactive et beaucoup plus sereine.
En automatisant la planification, vous ne faites pas que gagner du temps. Vous bâtissez un système robuste qui absorbe les imprévus, libérant votre esprit pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment : la croissance de votre entreprise et le bien-être de vos équipes.
Le quadrant 3, celui des tâches urgentes mais non importantes, est un véritable gouffre à temps pour beaucoup de managers. Une demande de remplacement de dernière minute, par exemple, peut facilement monopoliser votre attention pendant de précieuses minutes, voire plus.
Shyfter s'attaque frontalement à ce problème. La fonctionnalité de recherche de remplaçants vous permet de "déléguer" cette corvée au système et à vos employés. En quelques clics, vous proposez le shift vacant aux personnes qualifiées et disponibles, qui peuvent accepter directement depuis leur smartphone. C'est la définition même de la délégation efficace : le problème est résolu rapidement, sans que vous ayez à intervenir personnellement.
Pour les managers qui cherchent à optimiser chaque facette de leur travail, jeter un œil à nos fonctionnalités dédiées à la productivité peut offrir d'autres pistes pour automatiser les tâches à faible valeur ajoutée.
Au final, Shyfter agit comme un filtre intelligent qui applique la logique de la matrice d'Eisenhower à votre gestion du personnel :
En intégrant ces principes, Shyfter vous aide concrètement à vous recentrer sur votre cœur de métier et sur les initiatives stratégiques qui feront la différence sur le long terme.
Même avec la meilleure volonté du monde, quelques questions pratiques finissent toujours par se poser quand on se lance avec la matrice d'Eisenhower. Cette section est là pour lever les doutes les plus courants et vous aider à intégrer cet outil de façon fluide et vraiment efficace.
En répondant à ces interrogations, vous devriez pouvoir surmonter les derniers petits obstacles et faire de cette méthode un véritable réflexe d'organisation pour vous et votre équipe.
C'est le piège classique du débutant : avoir l'impression que toute sa liste de tâches mérite une place dans le quadrant 1. Si ça vous arrive, c'est souvent le symptôme d'une surcharge de travail ou d'une difficulté à faire la différence entre une urgence réelle et une importance stratégique.
Pour y voir plus clair, il faut creuser un peu. Demandez-vous : quelles sont les conséquences concrètes si cette tâche n'est pas bouclée aujourd'hui ? Laquelle de ces tâches aura le plus gros impact sur mes objectifs de la semaine ou du mois ? Ce petit exercice de réflexion permet souvent de reclasser pas mal de choses dans le quadrant 2 (À planifier).
Si votre quadrant 1 est constamment plein à craquer, c'est peut-être le signe d'un problème plus profond dans vos processus. C'est un symptôme qui mérite une analyse pour comprendre et traiter la cause de ces urgences à répétition.
L'idée n'est pas de fliquer, mais de mieux collaborer pour réduire le stress collectif. La clé, c'est de communiquer et de s'aligner sur les mêmes objectifs.
Présentez la matrice comme un langage commun pour parler des priorités. Organisez une petite réunion pour définir ensemble ce qui est "important" pour l'équipe (les objectifs communs) et comment vous allez gérer les urgences en tant que groupe. Ça responsabilise tout le monde et ça encourage l'entraide plutôt que la surveillance.
Absolument. Elle est géniale pour le quotidien, mais c'est aussi un outil redoutable pour la planification stratégique. Par définition, les grands projets sont des tâches du quadrant 2 : importantes, mais pas urgentes au démarrage.
Utiliser la matrice pour un projet à long terme vous force à le découper en étapes clés et à les étaler dans le temps. C'est la meilleure façon de garantir que vous allouez régulièrement de l'énergie à ces objectifs de fond, et d'éviter qu'ils ne se transforment en une cascade de crises à l'approche de la deadline. En bref, c'est l'outil parfait pour piloter des projets complexes avec sérénité et anticipation.
Prêt à révolutionner votre gestion des plannings ?
Shyfter est bien plus qu’un simple outil de planification — c’est une solution complète de gestion du personnel, conçue pour vous faire gagner du temps, réduire le stress et satisfaire à la fois les employeurs et les employés.
