Vous gérez une entreprise ou vous occupez des plannings de vos collaborateurs ? À l'approche des périodes de départs en congé, qui est prioritaire dans une entreprise est une question qui revient souvent. Des règles définissent des critères à prendre en compte, mais départager vos salariés sur les périodes de congés sensibles reste une tâche difficile. Pour vous simplifier les choses, respecter l'égalité entre vos employés et les besoins de votre établissement, utiliser un outil pour gérer les congés et les absences peut constituer une excellente solution !
Les congés payés constituent un droit essentiel pour tous les salariés du secteur privé, garanti par le Code du travail. Ils offrent la possibilité de bénéficier de périodes de repos rémunérées, indispensables pour préserver la santé, le bien-être et l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. L’employeur doit veiller au respect strict des règles encadrant les congés payés, notamment en ce qui concerne la période de référence, le calcul des jours de congés et l’organisation des départs. Selon la législation en vigueur, chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, soit un total de 30 jours ouvrables (équivalent à 5 semaines) pour une année complète. Ces règles s’appliquent à tous les salariés du secteur privé, quels que soient leur contrat ou leur ancienneté, et constituent un socle de droits auquel l’employeur ne peut déroger que pour accorder des avantages supplémentaires.
Les obligations de l’employeur en matière de gestion de congés sont nombreuses. L’employeur doit respecter les obligations fixées par la loi et le droit du travail, qui encadrent la fixation, l’information et la gestion des départs en congé.
Que vous soyez gérant d’une PME ou que vous travailliez au sein du service de ressources humaines d’une grande entreprise, il est indispensable de se conformer aux règles établies par la législation et le droit du travail.
L’employeur doit indiquer à ses équipes les dates de congés au moins 2 mois avant le début de celle-ci. L’employeur doit également informer les salariés des dates de congés au moins un mois à l'avance, en respectant le délai d'un mois avant la date prévue de départ. La période légale de prise des congés payés s’étend du 1er mai au 31 octobre de chaque année, aussi appelée période du 1er mai au 31 octobre. Les salariés disposent de cinq semaines de congés payés par an, réparties en plusieurs semaines de congés ou jours de congé. Les salariés doivent prendre leurs congés principaux pendant cette période légale, et l’organisation des départs en congés et des départs en congés payés doit respecter ces dates.
Cette période est décidée par l’employeur seul ou sur avis du CSE (Comité Social et Économique). Elle peut aussi être choisie en amont par une convention collective, un accord collectif d’entreprise ou un accord de branche. Tout directeur peut également fermer son entreprise sur une durée déterminée. Dans ce cas, les salariés sont obligés de prendre des jours de congés lorsque l’établissement est clos.
L’employeur peut, sous certaines conditions, refuser des congés à un salarié. Un délai d’un mois doit être respecté, et le refus doit être justifié. Conformément à l'article L. 3141-16 du Code du travail, l'employeur ne peut pas modifier les dates de congé moins d'un mois avant le départ, sauf circonstances exceptionnelles. Toute demande de modification ou de report doit respecter ce délai, et le non respect de cette règle peut entraîner des sanctions. L'employeur peut refuser une demande de congé, mais il doit motiver sa décision et respecter les délais légaux. Ainsi, des congés peuvent être reportés seulement en cas de circonstances exceptionnelles, d’accroissement ponctuel d’activité ou pour raison de continuité de service.
Néanmoins, certains congés spécifiques ne peuvent être refusés ou reportés (congé parental, congé pour décès d’un proche, etc.).
Les périodes de prises de congés, et notamment la saison estivale, donnent parfois du fil à retordre à celui qui gère les plannings. En plus des obligations à respecter, il est nécessaire d’établir un ordre de priorité.
La période de référence pour l’acquisition des congés payés s’étend généralement du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. C’est durant cette période que le salarié cumule ses droits à congés payés, en fonction de son temps de travail effectif ou des périodes assimilées. Toutefois, cette période peut être adaptée par une convention collective ou un accord de branche, qui peuvent fixer des dates différentes selon les spécificités de l’entreprise ou du secteur. Il est important de noter que certaines absences, comme la maladie, le congé maternité ou un accident du travail, peuvent être considérées comme du temps de travail effectif pour le calcul des droits à congés payés, sous réserve des conditions prévues par le Code du travail ou les accords applicables. Les salariés et les employeurs doivent donc se référer à la convention collective ou à l’accord de branche pour connaître précisément la période de référence et les modalités d’acquisition des congés.
Le calcul des jours de congés payés repose sur le principe d’acquisition de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif ou assimilé, ce qui correspond à 30 jours ouvrables (5 semaines) pour une année complète. Ces jours de congés peuvent être pris sous forme de congé principal, qui doit obligatoirement être posé entre le 1er mai et le 31 octobre, sauf dispositions particulières prévues par un accord collectif ou une convention collective. En dehors de cette période, il est possible de prendre des congés supplémentaires, sous certaines conditions. Le respect de la période de prise des congés et la distinction entre congé principal et autres jours de congés sont essentiels pour garantir l’équité entre les salariés et assurer la bonne organisation des départs au sein de l’entreprise.
Afin de respecter une certaine équité, il est important de définir, au préalable, un ordre de priorité pour la prise des congés payés. Il n’est pas rare que plusieurs salariés veuillent partir sur la même période. Si cela n’est pas possible pour l’entreprise, alors certains employés se verront refuser leurs jours. Il est donc essentiel de savoir qui est prioritaire au sein des équipes pour les départs en vacances.
La détermination de cet ordre des départs est généralement réalisée simultanément à celle de la période de congés. L'employeur doit fixer l'ordre des départs en congés conformément à la loi et aux accords collectifs. L'employeur peut consulter le Comité Social et Économique (CSE) pour fixer l'ordre des départs, mais en l'absence d'accord, il doit respecter les critères légaux prévus par la loi. Le droit à un congé est garanti par la loi, et l'ordre des départs doit être établi de manière équitable pour tous les salariés.
Elle peut être fixée par la convention collective dont fait partie l’entreprise, un accord collectif ou bien un accord de branche. Si ces entités n’existent pas au sein de votre entreprise, c’est l’employeur qui doit décider, seul, ou bien après avis du Comité Social et Économique.
Avec un ordre de priorité bien établi et des salariés bien renseignés, le climat social est préservé et l’organisation des vacances se réalise plus sereinement.
C'est le premier critère qui doit être pris en compte concernant l'ordre des départs en vacances. En effet, toute personne mariée ou liée par un PACS est prioritaire par rapport à un salarié qui ne l'est pas. Les congés doivent pouvoir, autant que possible, être pris au même moment que le conjoint. Si deux personnes liées par le mariage ou le PACS exercent au sein de votre entreprise, il n'est pas d'ailleurs pas possible de leur refuser des congés simultanés.
Les employés ayant un ou plusieurs enfants à charge, mais aussi un adulte handicapé ou une personne âgée en perte d'autonomie, passent également en priorité. Cela est surtout le cas sur les périodes de vacances scolaires. Trouver des moyens de garde n'est pas toujours aisé pour les salariés, ils peuvent donc prendre leurs congés prioritairement.
Un autre critère à prendre en compte est l'ancienneté des salariés. En effet, plus vos collaborateurs travaillent depuis longtemps au sein de votre établissement, plus ils sont prioritaires pour la prise de congés.
Voilà le dernier critère évoqué par le ministère du Travail et de l'Emploi. Si un membre de vos équipes exerce une autre activité, auprès d'un second employeur, cela doit être pris en compte. La problématique ici est surtout à résoudre entre les différents employeurs. Afin que la pose de congés du salarié se passe au mieux, il est nécessaire que les entreprises parviennent à s'entendre sur des dates de départ. Un arrangement à l'amiable évitera tout conflit, que ce soit entre les différents employeurs ou entre l'entreprise et son employé.
Les trois facteurs principaux précédemment évoqués sont dictés par le Code du travail. Chaque entreprise ou convention collective peut néanmoins ajouter d’autres critères à prendre en compte, afin de rester le plus équitable possible. Peuvent ainsi être priorisés :
Certaines situations exceptionnelles, telles que la maladie, le congé maternité ou un accident du travail, peuvent avoir un impact sur les droits à congés payés des salariés. Dans ces cas, le salarié peut conserver ses droits à congés payés acquis pendant la période d’absence, sous réserve du respect des règles prévues par le Code du travail et les conventions collectives. Par exemple, un salarié en arrêt maladie peut, dans certains cas, continuer à acquérir des jours de congés payés, ou bénéficier de modalités particulières pour la prise de ses congés à son retour. Il est donc primordial de consulter les accords collectifs ou la convention collective applicable pour connaître les règles spécifiques à chaque situation et garantir le respect des droits à congés payés, même en cas de circonstances exceptionnelles.
Les accords collectifs, qu’il s’agisse d’accords de branche, d’entreprise ou de conventions collectives, peuvent adapter ou compléter les règles générales relatives aux congés payés. Ces accords peuvent prévoir des dispositions plus favorables pour les salariés, telles que l’attribution de jours de congés supplémentaires, des modalités de fractionnement plus souples, ou des périodes de prise des congés différentes de celles fixées par le Code du travail. Il est donc essentiel pour chaque salarié de se référer à la convention collective ou à l’accord d’entreprise applicable pour connaître précisément ses droits en matière de congés payés. De leur côté, les employeurs doivent veiller à respecter ces accords afin de garantir l’équité et la conformité des pratiques de gestion des congés au sein de l’entreprise.
Une fois l’ordre de priorité établi pour les départs en vacances, l’entreprise doit en informer ses salariés. L’ensemble des équipes doit avoir accès à cette information au moins un mois à l’avance. Elle est généralement donnée en même temps que la période de congé, dont les employés doivent aussi être mis au courant un mois avant son ouverture. Le non respect de cette obligation d'information peut entraîner des sanctions pour l'employeur.
N’importe quel moyen d’information peut être utilisé, tant qu’il est accessible à tous les salariés et que le délai de prévenance est respecté. Ainsi, vous pouvez indiquer l’ordre de priorité pour les départs en congé via :
Cette information est une obligation. Si l'entreprise ne la respecte pas, elle prend des risques. Ainsi, tout défaut d'information peut entraîner une amende de 1500 euros par salarié concerné. Cette contravention s'élève à 3000 euros par personne non renseignée en cas de récidive.
Des dommages et intérêts peuvent également être demandés à l'entreprise. Ce dédommagement peut être sollicité par un salarié n'ayant pas pu bénéficier de ses congés comme il le souhaitait en raison d'un manque d'information. C'est en effet bien à l'employeur que revient le devoir de s'assurer que ses employés prennent leurs congés. En cas de litige, c'est à lui de prouver qu'il a respecté ses obligations d'information, aussi bien pour la période de prise de congés que pour les critères d'ordre de priorité.
Les règles établies pour l’ordre de la prise de congés s’avèrent claires et existent pour favoriser l’équité entre les salariés. Cependant, au sein de la plupart des entreprises, poser des jours sur les périodes clés, c’est-à-dire les vacances scolaires d’été et la période de Noël, demeure souvent problématique. La période des vacances d'été est d'ailleurs celle où la gestion des départs en congé s'avère la plus délicate, en raison du pic de demandes et de la nécessité d'assurer la continuité de l'activité. Il n’est pas rare que des tensions apparaissent, des jalousies, etc. Pour apaiser vos équipes, il est nécessaire de bien les informer, et leur offrir de l’autonomie. Les laisser prévoir leurs périodes de congés en fonction de leurs envies et de leurs droits reste souvent la meilleure solution. Il peut être utile de les accompagner en leur proposant différents schémas qui respectent à la fois leurs vœux et les besoins de votre établissement.
Les critères d’ordre de priorité interviennent lorsqu’une entente amiable ne semble pas possible.
Enfin, il arrive que deux salariés ne parviennent pas à se mettre d’accord, et que les critères définis plus hauts ne soient pas suffisants pour les départager. Ce peut être le cas s’ils souhaitent partir au même moment, qu’ils présentent une situation familiale identique et la même ancienneté. Dans ce cas, c’est l’âge de l’employé qui a le dernier mot, la priorité étant donnée au plus âgé.
Vous connaissez maintenant toutes les règles afférentes à l’ordre de priorité pour la prise de congés payés de vos salariés. Faites-leur confiance, aidez-les dans leurs prises de décision, et partagez-les en respectant les critères légaux si c’est vraiment nécessaire. Et pour que l’organisation des vacances de vos équipes ne représente plus un casse-tête, optez pour un logiciel de gestion de congés ! Vous gagnerez du temps et serez sûr de respecter l’ensemble des règles pour tous vos salariés.
Astuces sur la gestion des congés et absences
