Gestionar las solicitudes de licencia en una empresa requiere seguir reglas legales específicas, asegurando un trato justo entre los empleados y manteniendo la continuidad operativa. Determinar un orden de prioridad claro es crucial, especialmente durante los periodos de vacaciones pico.
Los empleadores deben informar a los empleados sobre el periodo oficial de licencia al menos dos meses antes. Este periodo puede ser:
Los empleadores también pueden imponer un cierre de empresa durante el cual los empleados deben tomar su licencia.
Un empleador puede rechazar o aplazar la licencia en ciertas situaciones:
El rechazo debe ser justificado y comunicado al menos un mes antes de la licencia planificada. Sin embargo, algunos tipos de licencia (como la licencia parental o de duelo) no pueden ser rechazados o aplazados.
El orden de las salidas de licencia generalmente se decide al mismo tiempo que el periodo oficial de licencia. Puede ser:
Definir reglas claras y transparentes de antemano ayuda a evitar conflictos y asegura una planificación justa dentro del equipo.
Las circunstancias familiares son el primer criterio utilizado para establecer prioridades de licencia:
Los empleados con más antigüedad dentro de la empresa generalmente tienen prioridad cuando varias solicitudes de licencia se superponen.
Si un empleado trabaja para más de un empleador, su licencia debe coordinarse entre todos los empleadores. Esto requiere cooperación entre las empresas para evitar conflictos y asegurar una planificación fluida de la licencia.
Junto con los criterios legales, las empresas o acuerdos colectivos también pueden definir reglas adicionales para asegurar la equidad:
Una vez establecido el orden de las licencias, las empresas deben notificar a los empleados al menos un mes antes de que comience el periodo de licencia. Esta información puede compartirse a través de:
No informar a los empleados sobre el orden de las licencias puede resultar en multas de hasta 1.500 € por empleado afectado, aumentando a 3.000 € por empleado en caso de violaciones repetidas.
Los empleados también pueden reclamar compensación si no pudieron tomar su licencia como se planeó debido a la falta de comunicación adecuada. En caso de disputa, el empleador debe proporcionar pruebas de que siguió los procesos de comunicación requeridos.
Incluso con reglas claras, pueden surgir conflictos cuando varios empleados solicitan licencia para el mismo periodo.
Cuando los empleados no pueden ponerse de acuerdo y cumplen criterios de prioridad similares, la edad puede ser el factor decisivo, dándole prioridad al empleado de mayor edad.
Una herramienta de gestión de licencias dedicada ayuda a simplificar el proceso al dar a los empleados mayor autonomía en la planificación de su licencia. También proporciona al equipo de RRHH una visibilidad clara y asegura la aplicación justa de todas las reglas.
