Cada empresa debe establecer reglas claras para las licencias pagadas y comunicarlas a los empleados con suficiente anticipación. Esta política debe incluir:
El período oficial de licencia generalmente se determina a través de un acuerdo de empresa. Si no existe tal acuerdo, el empleador debe seguir el acuerdo colectivo del sector relevante.
Los empleadores pueden elegir el período de licencia, pero los representantes de los empleados deben validarlo de antemano. Dependiendo de las necesidades operativas, este período puede cubrir todo el año o meses específicos con menor o mayor carga de trabajo. Sin embargo, los empleadores deben respetar el período legal de licencia del 1 de mayo al 31 de octubre.
Bajo la ley francesa, los empleados tienen derecho a cinco semanas de licencia pagada por año, equivalente a 30 días laborables por un año completo de trabajo. Esto aplica a todos los empleados, independientemente de su tipo de contrato (permanente, a plazo fijo o temporal), horas de trabajo (tiempo completo o parcial) o antigüedad.
La licencia se calcula en base al período de referencia de la empresa, o por defecto, del 1 de junio del año anterior al 31 de mayo del año en curso. Durante este período, los empleados deben tomar al menos 12 días consecutivos y no más de 24 días laborables a la vez. Los días de licencia restantes pueden usarse por separado, sujeto a la aprobación del empleador.
Las asignaciones de licencia pagada corresponden al 10% del salario bruto del empleado durante el período de referencia.
Los empleadores deben elegir entre dos métodos de cálculo, aplicando siempre el más favorable para el empleado:
El cálculo de la asignación considera las horas efectivamente trabajadas cada mes o el número promedio de días laborables. Los empleadores también deben incluir cualquier bonificación relevante, excepto las bonificaciones de fin de año, participación en beneficios o reembolsos de gastos. Para contratos temporales o a plazo fijo, las asignaciones de licencia se pagan al final del contrato.
El incumplimiento puede llevar a multas de hasta 7.500 € por empleado afectado.
Los empleadores también deben seguir las reglas respecto a los períodos de descanso de los empleados:
Los horarios de trabajo y los registros de licencia deben presentarse a la inspección laboral, que garantiza que se cumplan estas reglas.
Cuando los empleados presentan una solicitud de licencia, esperan una respuesta oportuna para organizar sus planes.
Los empleadores deben informar a los empleados sobre el período oficial de licencia al menos dos meses antes y comunicar el orden de licencia al menos un mes antes de las primeras salidas.
No hay un plazo legal fijo para aprobar solicitudes de licencia, pero si el empleador no responde dentro de un período razonable, la licencia se considera aprobada. Los empleados pueden tomar la licencia planificada sin enfrentar acciones disciplinarias, siempre que puedan demostrar que presentaron la solicitud y no recibieron respuesta.
Los empleadores pueden rechazar solicitudes de licencia bajo condiciones específicas, tales como:
Los rechazos deben estar justificados y no pueden ser arbitrarios.
Para eventos relacionados con la familia (nacimiento, matrimonio, fallecimiento de un familiar), los empleadores no pueden rechazar solicitudes de licencia. En estos casos, los empleados deben proporcionar documentos de respaldo, como certificados de matrimonio o avisos de defunción.
La complejidad de las reglas de licencias pagadas, incluyendo el cálculo de asignaciones y la gestión de licencias excepcionales, puede hacer que la planificación sea un desafío.
El software de gestión de RRHH ayuda a las empresas a simplificar este proceso al automatizar las solicitudes de licencia, integrarlas en los horarios de trabajo y garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales.
Los empleados pueden presentar solicitudes de licencia directamente a través de su cuenta personal, y los gerentes reciben notificaciones instantáneas. Las licencias aprobadas se registran automáticamente en el horario y sistema de nómina de la empresa.
Esta automatización reduce errores, asegura una comunicación en tiempo real entre RRHH y empleados, y proporciona registros claros para demostrar cumplimiento durante auditorías.
Una herramienta integral de software de RRHH asegura que los empleadores cumplan con las obligaciones legales mientras simplifican la gestión de licencias. También ayuda a mantener una comunicación clara, contribuyendo a una fuerza laboral bien organizada y reduciendo la carga administrativa para los equipos de RRHH.
