Elk bedrijf moet duidelijke regels voor betaald verlof vaststellen en deze ruim van tevoren aan de werknemers communiceren. Dit beleid moet het volgende omvatten:
De officiële verlofperiode wordt meestal bepaald via een bedrijfsakkoord. Als er geen dergelijk akkoord bestaat, moet de werkgever de relevante sectorale collectieve overeenkomst volgen.
Werkgevers kunnen de verlofperiode kiezen, maar de werknemersvertegenwoordigers moeten deze vooraf valideren. Afhankelijk van operationele behoeften kan deze periode het hele jaar of specifieke maanden met een lagere of hogere werkdruk bestrijken. Werkgevers moeten echter de wettelijke verlofperiode van 1 mei tot 31 oktober respecteren.
Volgens de Franse wet hebben werknemers recht op vijf weken betaald verlof per jaar, wat gelijk staat aan 30 werkdagen voor een volledig jaar werk. Dit geldt voor alle werknemers, ongeacht hun contracttype (vast, tijdelijk of uitzendkracht), werktijden (voltijd of deeltijd) of anciënniteit.
Verlof wordt berekend op basis van de referentieperiode van het bedrijf, of standaard van 1 juni van het voorgaande jaar tot 31 mei van het huidige jaar. Gedurende deze periode moeten werknemers ten minste 12 opeenvolgende dagen en niet meer dan 24 werkdagen tegelijk opnemen. De resterende verlofdagen kunnen afzonderlijk worden gebruikt, onder voorbehoud van goedkeuring door de werkgever.
Verlofuitkeringen komen overeen met 10% van het bruto salaris van de werknemer over de referentieperiode.
Werkgevers moeten kiezen tussen twee berekeningsmethoden en altijd de meest gunstige voor de werknemer toepassen:
De berekening van de uitkering houdt rekening met de daadwerkelijk gewerkte uren per maand of het gemiddelde aantal werkdagen. Werkgevers moeten ook relevante bonussen opnemen, behalve eindejaarsbonussen, winstdeling of onkostenvergoedingen. Voor tijdelijke of bepaalde tijd contracten worden verlofuitkeringen aan het einde van het contract betaald.
Niet-naleving kan leiden tot boetes van maximaal €7.500 per getroffen werknemer.
Werkgevers moeten ook de regels volgen met betrekking tot de rustperiodes van werknemers:
Werkroosters en verlofregistraties moeten worden ingediend bij de arbeidsinspectie, die ervoor zorgt dat deze regels worden nageleefd.
Wanneer werknemers een verlofaanvraag indienen, verwachten zij een tijdige reactie om hun plannen te organiseren.
Werkgevers moeten werknemers minstens twee maanden van tevoren informeren over de officiële verlofperiode en de verlofvolgorde minstens een maand voor de eerste vertrekken communiceren.
Er is geen vaste wettelijke deadline voor het goedkeuren van verlofaanvragen, maar als de werkgever niet binnen een redelijke termijn reageert, wordt het verlof als goedgekeurd beschouwd. Werknemers kunnen het geplande verlof opnemen zonder disciplinaire maatregelen te ondergaan, mits zij kunnen bewijzen dat zij de aanvraag hebben ingediend en geen reactie hebben ontvangen.
Werkgevers kunnen verlofaanvragen onder specifieke voorwaarden weigeren, zoals:
Weigeringen moeten gerechtvaardigd zijn en mogen niet willekeurig zijn.
Voor gezinsgerelateerde gebeurtenissen (geboorte, huwelijk, overlijden van een familielid) kunnen werkgevers verlofaanvragen niet weigeren. In deze gevallen moeten werknemers ondersteunende documenten overleggen, zoals huwelijksakten of overlijdensberichten.
De complexiteit van regels voor betaald verlof, inclusief het berekenen van uitkeringen en het beheren van uitzonderlijk verlof, kan het plannen uitdagend maken.
HR-managementsoftware helpt bedrijven dit proces te stroomlijnen door verlofaanvragen te automatiseren, ze te integreren in werkroosters en ervoor te zorgen dat aan wettelijke verplichtingen wordt voldaan.
Werknemers kunnen verlofaanvragen rechtstreeks via hun persoonlijke account indienen, en managers ontvangen directe meldingen. Goedgekeurd verlof wordt automatisch geregistreerd in het rooster en salarissysteem van het bedrijf.
Deze automatisering vermindert fouten, zorgt voor realtime communicatie tussen HR en werknemers en biedt duidelijke gegevens om naleving tijdens audits aan te tonen.
Een uitgebreide HR-softwaretool zorgt ervoor dat werkgevers aan wettelijke verplichtingen voldoen terwijl het beheer van verlof wordt vereenvoudigd. Het helpt ook bij het handhaven van duidelijke communicatie, wat bijdraagt aan een goed georganiseerde werkomgeving en een verminderde administratieve werklast voor HR-teams.
