Betaald verlof is een recht voor alle werknemers in Frankrijk, sinds 1936. Hoewel elke werknemer recht heeft op vijf weken betaald verlof per jaar, moet elke afwezigheid eerst formeel worden aangevraagd en goedgekeurd door de werkgever. Zelfs bij het gebruik van afwezigheidsbeheer software, moeten werkgevers elke verlofaanvraag nog steeds valideren.
Werkgevers zijn verplicht om werknemers minstens twee maanden van tevoren te informeren over de verlofperiode. Deze officiële periode kan rechtstreeks door de werkgever worden bepaald, in overleg met het Comité Social et Économique (CSE), of op basis van een collectieve overeenkomst.
Als slechts één werknemer wordt getroffen, moet de werkgever de verlofvolgorde minstens een maand voor het begin van de periode bevestigen. Werknemers moeten hun verlofaanvragen ook vooraf indienen, zodat er tijd is voor het plannen van dekking en het minimaliseren van verstoringen van de operaties. Elke goedgekeurde aanvraag moet naar de loonadministratie worden doorgestuurd voor een juiste boekhouding.
Werknemers worden over het algemeen verwacht hun verlofaanvragen minstens een maand voor de beoogde vertrekdatum in te dienen. Deze kennisgevingstermijn kan door de werkgever worden verlengd, vooral voor zomervakanties of andere piekperioden die een complexere planning vereisen.
Wanneer bedrijven verlofbeheer software gebruiken, kunnen werknemers aanvragen rechtstreeks vanaf hun computer of smartphone indienen. Dit stroomlijnt de communicatie en versnelt meestal het goedkeuringsproces.
Werkgevers hebben het recht om verlofdata te wijzigen, zonder de beslissing te hoeven rechtvaardigen. Volgens de Arbeidswet moeten eventuele wijzigingen minstens een maand voor het begin van het verlof worden gecommuniceerd. Deze deadline kan alleen worden verkort in uitzonderlijke gevallen waarin de continuïteit van de bedrijfsvoering in gevaar is.
Uiteindelijk heeft de werkgever het laatste woord over verlofgoedkeuring. In de praktijk wordt echter slechts ongeveer 2% van de verlofaanvragen geweigerd. De meeste bedrijven behandelen goedkeuringen binnen redelijke termijnen.
Hoewel er geen wettelijke deadline is voor de werkgever om op een verlofaanvraag te reageren, mag de werknemer toch met verlof gaan als hij de aanvraag op tijd heeft ingediend en de werkgever op de hoogte heeft gehouden. In geval van een geschil is het de verantwoordelijkheid van de werknemer om te bewijzen dat hij zijn aanvraag voldoende van tevoren heeft ingediend. Standaard wordt een verlofaanvraag als geaccepteerd beschouwd als de werkgever zwijgt.
Bepaalde soorten verlof, zoals die voor familiegebeurtenissen (huwelijk, overlijden, kinderziekte), kunnen niet door de werkgever worden geweigerd. Werknemers moeten nog steeds een aanvraag indienen, maar deze verlofperioden zijn gegarandeerd.
De werknemer moet bewijs leveren, zoals een huwelijksakte, overlijdensakte of medisch attest, om de afwezigheid te rechtvaardigen.
Werknemers die overuren hebben gemaakt, kunnen recht hebben op compensatieverlof in plaats van extra loon te ontvangen. De aanvraag voor dit type verlof volgt hetzelfde proces als regulier betaald verlof.
De afwezigheid mag de bedrijfsvoering niet verstoren, dus de werknemer moet de standaard opzegtermijn respecteren. De werkgever kan de aanvraag ook weigeren als operationele behoeften dit rechtvaardigen.
Werknemers hebben verschillende opties voor het indienen van verlofaanvragen, afhankelijk van de bedrijfsprocedures:
De eerste twee methoden zijn trager, omdat ze handmatige verwerking vereisen en vaak leiden tot langere responstijden. De aanvraag moet via de manager ter goedkeuring worden doorgestuurd naar de loonadministratie.
De derde optie, het gebruik van verlofbeheer software, is veel sneller. Het systeem waarschuwt de manager in real-time wanneer een nieuwe aanvraag wordt ingediend. Zodra goedgekeurd, worden de data automatisch bijgewerkt in het systeem en opgenomen in de loonbestanden. Dit zorgt voor snellere verwerking en vermindert de administratieve werklast.
