Het is aan het bedrijf om de volgorde van verlofvertrekken vast te stellen en te beslissen of een verzoek van een werknemer wordt goedgekeurd of geweigerd. Deze volgorde kan worden vastgelegd in een bedrijfsakkoord, een sectorspecifiek akkoord, of direct door het management als er geen akkoord bestaat. In bedrijven met meer dan 11 werknemers moet de werkgever het Sociaal en Economisch Comité (CSE) raadplegen voordat het verlofschema wordt afgerond.
Zodra de verlofperiode is vastgesteld, moet de werkgever rekening houden met de persoonlijke situaties van werknemers om de prioriteitsvolgorde vast te stellen. Verschillende criteria zijn van toepassing:
Samenvattend, een alleenstaande, recent aangenomen werknemer zal over het algemeen geen voorrang hebben boven meer ervaren collega's met gezinsverplichtingen.
Het goedkeuringstijdframe voor betaalde verlofaanvragen is niet strikt gereguleerd door de wet. Hoewel verlof een recht is, is er geen officiële deadline voor werkgevers om op verzoeken te reageren. Echter, werkgevers moeten binnen een redelijke termijn reageren zodat werknemers hun vakantie kunnen plannen.
Als de werkgever niet reageert, kunnen werknemers goedkeuring aannemen en doorgaan met hun verlof zoals gepland. In geval van een geschil moet de werknemer bewijzen dat ze het verzoek van tevoren hebben ingediend en geen reactie hebben ontvangen.
Werkgevers kunnen ook goedgekeurde verlofdagen wijzigen, mits ze minstens een maand van tevoren op de hoogte stellen, tenzij een collectieve overeenkomst anders bepaalt.
Betaalde verlofvergoeding vervangt het salaris tijdens de verlofperiode. Het niet betalen van deze vergoeding kan resulteren in een boete van €7.500 per werknemer.
Er zijn twee methoden om de vergoeding voor betaald verlof te berekenen. De werknemer moet het bedrag ontvangen dat het meest voordelig is:
De werkgever berekent de vergoeding op basis van ofwel feitelijke werkuren per maand of het gemiddelde aantal werkdagen.
Werknemers kunnen maximaal 24 opeenvolgende werkdagen verlof opnemen, wat gelijk staat aan 4 weken.
Er zijn uitzonderingen voor werknemers die ver weg wonen (bijv. overzeese gebieden) of voor degenen met een gehandicapt kind of afhankelijke volwassene.
Elke verlofperiode van 12 dagen of minder moet aaneengesloten zijn, tenzij de werknemer ermee instemt het te splitsen. Voor verlofperiodes van meer dan 12 dagen kan het verlof worden gesplitst tussen verschillende periodes als de werkgever akkoord gaat.
Als het bedrijf sluit voor vakanties, moeten werknemers verlof opnemen tijdens de sluiting, en hun instemming is niet vereist.
Betaald verlof is een recht op rust, en de werkgever is verantwoordelijk voor ervoor zorgen dat werknemers daadwerkelijk hun verlof opnemen. Ongebruikt verlof aan het einde van de referentieperiode (1 juni tot 31 mei) is meestal verloren tenzij een uitzonderlijke overdracht door de werkgever is toegestaan.
De enige situatie waarin werknemers betaling voor ongebruikt verlof kunnen eisen, is wanneer de werkgever hen verhinderde hun verlof op te nemen binnen de vereiste periode. In dit geval kan de werknemer vergoeding voor ongebruikt verlof aanvragen.
De Arbeidswet specificeert dat betaald verlof normaal wordt berekend in werkdagen, wat betekent 6 dagen per week (maandag tot zaterdag). Sommige bedrijven kiezen ervoor om verlof te tellen in werkdagen, wat betekent 5 dagen per week (maandag tot vrijdag).
Werkdagen omvatten alle dagen dat het bedrijf actief is, behalve de wekelijkse rustdag (meestal zondag) en feestdagen wanneer het bedrijf gesloten is. Dit resulteert in 6 werkdagen per week.
Bijvoorbeeld, een werknemer die 3 weken verlof opneemt, zal 18 dagen afgetrokken krijgen (6 dagen x 3 weken). Verlof opnemen van donderdag tot maandagochtend zou tellen als 3 dagen (donderdag, vrijdag en zaterdag).
Werknemers verdienen 2,5 werkdagen verlof per maand gewerkt.
Werkdagen zijn de feitelijke werkdagen in de week, meestal 5 dagen (maandag tot vrijdag). Werknemers hebben recht op 25 werkdagen verlof per jaar (5 dagen x 5 weken).
In dit systeem zijn zaterdagen uitgesloten als het bedrijf in het weekend gesloten is. Werknemers verdienen 2,08 werkdagen verlof per maand gewerkt.
Beide methoden zijn wettelijk, en de toepasselijke hangt af van het bedrijfsbeleid of de collectieve overeenkomst. Dit onderscheid is belangrijk omdat het van invloed is op hoe snel werknemers verlof opbouwen en hoeveel tijd ze in één keer kunnen opnemen.
