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Créer un compte gratuitCalculer un préavis de licenciement, c’est un peu l’épreuve du feu pour tout gestionnaire RH. Il faut jongler avec l'ancienneté, le statut du travailleur et un mille-feuille de règles légales. En Belgique, le défi est encore plus grand pour les contrats qui ont démarré avant 2014, car le calcul se fait souvent en deux temps. Sans une bonne méthode, on peut vite s’y perdre.
Plonger dans les détails du calcul du préavis peut sembler complexe, mais c'est une compétence absolument essentielle pour quiconque gère du personnel en Belgique. Une petite erreur de calcul, et ce qui devait être une simple fin de contrat peut se transformer en un litige coûteux et tendu.
L'enjeu est de pouvoir gérer chaque départ avec sérénité et en parfaite conformité avec la loi. C'est d'autant plus vrai pour les PME, qui n'ont pas toujours un service juridique à portée de main. Le but ici est de vous donner les clés pour décortiquer ce processus et le rendre beaucoup plus simple à aborder.
Le 1er janvier 2014 a marqué un tournant. Une réforme a complètement changé la donne pour les entreprises et les salariés, en instaurant une nouvelle logique de calcul du préavis.
C’est là que ça se complique pour les contrats qui étaient déjà en cours au 31 décembre 2013. Pour ces cas, l’employeur doit faire une addition de deux périodes distinctes :
Cette méthode en "deux temps" est une source classique de confusion et d'erreurs. Bien comprendre cette dualité est la toute première étape pour sécuriser vos calculs. Pour creuser le sujet, vous pouvez vous référer aux informations sur la durée du préavis de licenciement qui détaillent bien ce mécanisme.
Autre point fondamental à maîtriser : la différence entre un préavis presté et le versement d'une indemnité compensatoire.
Le choix entre ces deux options n'est pas anodin. Il dépend de la situation de l'entreprise, du poste occupé par le salarié et de la volonté, ou non, de mettre fin immédiatement à la collaboration.
Opter pour un préavis presté, c'est demander au salarié de continuer à travailler normalement pendant toute la durée notifiée. C'est souvent la meilleure solution pour assurer une transition en douceur et un bon transfert des dossiers.
À l'inverse, l'indemnité compensatoire de préavis met un terme immédiat au contrat. L'employeur verse alors une somme équivalente à la rémunération que le travailleur aurait touchée s'il avait presté son préavis. On privilégie souvent cette option pour des postes à responsabilité ou si les relations se sont dégradées. Dans ce cas, le calcul de l'indemnité doit être d'une précision chirurgicale pour écarter tout risque de contentieux.
Avant même de sortir la calculatrice ou de consulter les barèmes, il y a une étape fondatrice : déterminer l'ancienneté exacte du travailleur. C'est le socle de tout le calcul. Une petite erreur ici, et c'est tout le résultat qui devient bancal.
Il ne suffit pas de jeter un œil à la date d'entrée. Calculer la durée de service ininterrompue demande un peu plus de rigueur, surtout quand on doit jongler avec la date charnière qui a tout changé en Belgique : le 1er janvier 2014.
La première chose à faire, c'est de rassembler les bons documents. La mémoire peut jouer des tours, alors fiez-vous aux preuves écrites. C'est votre meilleure garantie de précision.
Mettez la main sur ces quelques pièces :
Une fois ces papiers réunis, la période de service continu s'étale simplement de la date de début du premier contrat jusqu'à la date où vous notifiez le licenciement. Cette durée est la base de tout. D'ailleurs, pour un rappel sur les obligations administratives dès l'embauche, notre article sur qu'est-ce que la Dimona peut vous être utile.
C'est une question qui revient sans cesse. Qu'advient-il de l'ancienneté en cas de longue maladie, de crédit-temps ou de congé parental ?
La règle générale est plutôt simple : la plupart des suspensions légales du contrat de travail ne stoppent pas le compteur de l'ancienneté. Un collaborateur en incapacité pendant plusieurs mois continue donc à accumuler de l'ancienneté. Son "compteur" ne repart pas à zéro à son retour.
Cela vaut notamment pour :
Il faut bien comprendre que suspendre la prestation de travail n'est pas la même chose que suspendre l'accumulation d'ancienneté. C'est une erreur classique qui mène souvent à un calcul de préavis trop court.
C'est là que les choses se corsent un peu pour les collaborateurs qui ont de la bouteille. Si le travailleur a été engagé avant le 1er janvier 2014, vous devez obligatoirement scinder le calcul en deux. C'est la méthode du "clichet".
Étape 1 : L'ancienneté jusqu'au 31/12/2013 D'abord, vous calculez la durée de préavis qui correspond à l'ancienneté acquise jusqu'au 31 décembre 2013. Pour cette partie, il faut ressortir les anciennes règles, qui faisaient souvent une distinction entre ouvriers et employés et se basaient parfois sur le niveau de salaire.
Étape 2 : L'ancienneté à partir du 01/01/2014 Ensuite, vous calculez le préavis pour la période qui court du 1er janvier 2014 jusqu'à la date de notification. Pour ce second morceau, vous utilisez les nouvelles règles unifiées, qui sont les mêmes pour tout le monde.
Le préavis final, c'est tout simplement l'addition des deux durées que vous venez de calculer. Cette gymnastique garantit que les droits acquis sous l'ancien régime sont bien préservés, tout en appliquant les nouvelles règles pour la suite de la carrière. La législation belge est conçue pour protéger davantage avec les années de service. À titre d'exemple, un travailleur avec 5 ans d'ancienneté a droit à 18 semaines de préavis, alors qu'une ancienneté de 13 à 14 ans donne droit à 42 semaines.
Même si la loi de 2014 a cherché à mettre tout le monde sur un pied d'égalité, le calcul du préavis de licenciement cache encore quelques subtilités entre employés et ouvriers. Surtout pour les contrats qui ont démarré avant cette fameuse date.
Pour un contrat récent, pas de panique, la grille légale unique simplifie la vie. Mais pour un collaborateur qui a de l'ancienneté à cheval sur les deux régimes, il faut sortir la calculatrice et faire preuve de méthode.
Le nerf de la guerre pour ces contrats "mixtes", c'est la première partie du calcul : l'ancienneté accumulée jusqu'au 31 décembre 2013. À l'époque, le statut et même le salaire annuel brut changeaient complètement la donne. C'est essentiel pour appliquer les bonnes règles, avec le recul.
Cette infographie résume bien le processus en deux étapes pour les contrats signés avant 2014.
On voit clairement qu'il faut d'abord calculer le préavis pour la période "avant", puis pour la période "après", et enfin additionner les deux pour avoir la durée totale. C'est la seule façon de faire juste.
Pour tout travailleur, qu'il soit employé ou ouvrier, dont le contrat a débuté le 1er janvier 2014 ou après, le calcul est simple comme bonjour. Fini les distinctions de statut ou de salaire. Seule l'ancienneté compte, et on suit un barème légal qui augmente progressivement.
Par exemple, un employé engagé en 2015 et licencié après 5 ans de service aura droit à 18 semaines de préavis. Un ouvrier, dans la même situation, bénéficiera exactement du même préavis. C'est l'un des grands avantages de la réforme : la clarté.
C'est là que ça se corse un peu. Pour un travailleur engagé avant le 1er janvier 2014, le préavis total est en fait la somme de deux calculs distincts :
Le plus gros piège pour les gestionnaires RH, c'est d'appliquer correctement les anciennes règles pour la Partie 1. Elles sont complexes et varient énormément. Une petite erreur à cette étape, et c'est tout le calcul final qui est faussé.
Prenons le cas d'un employé supérieur
Imaginons Marc, un cadre engagé le 1er janvier 2010. Au 31 décembre 2013, son salaire annuel brut était supérieur au plafond de l'époque (40.535 € pour 2013). Il est licencié le 31 décembre 2024.
Partie 1 : Ancienneté au 31/12/2013
Partie 2 : Ancienneté du 01/01/2014 au 31/12/2024
Calcul final pour Marc
Pour les ouvriers, les règles de la Partie 1 étaient souvent bien différentes, définies au niveau des commissions paritaires (CP) et, il faut le dire, généralement moins généreuses. Le secteur Horeca (CP 302) est un bon exemple.
Le cas d'une ouvrière dans l'Horeca
Prenons Sophie, une cuisinière engagée le 1er janvier 2012. Elle est licenciée le 31 décembre 2024.
Partie 1 : Ancienneté au 31/12/2013
Partie 2 : Ancienneté du 01/01/2014 au 31/12/2024
Calcul final pour Sophie
Ces deux exemples montrent très clairement que même avec une ancienneté post-2014 identique, le statut et le secteur d'activité d'avant 2014 ont un impact direct et non négligeable sur le calcul final du préavis. Il faut donc être particulièrement vigilant.
Même quand on pense maîtriser le calcul du préavis, la réalité du terrain nous rattrape vite. La vie d'une entreprise est pleine d'imprévus et certains scénarios viennent complexifier les règles générales.
Savoir naviguer dans ces exceptions est plus qu'une bonne pratique, c'est une nécessité pour éviter des erreurs qui peuvent coûter cher. Une mauvaise interprétation peut vite transformer une fin de contrat cordiale en un litige tendu.
C'est un grand classique : que faire si un collaborateur a déjà posé ses vacances avant de recevoir la notification de son licenciement ?
La règle est assez claire. Si les congés ont été validés avant la notification, le préavis est tout simplement suspendu pendant la durée de ces vacances. La date de fin de contrat est donc décalée d'autant. Par exemple, un préavis qui devait se terminer le 31 juillet avec deux semaines de congés validées en juin sera prolongé jusqu'au 14 août.
Par contre, si la demande de congés arrive après la notification, l'employeur n'a aucune obligation de l'accepter. Il faudra trouver un accord. Si un terrain d'entente est trouvé, le préavis n'est généralement pas suspendu.
Un point crucial à garder en tête : vous ne pouvez pas imposer à un salarié de prendre ses jours de congé restants pour "vider son compteur". La seule vraie exception, c'est la fermeture collective de l'entreprise, à condition qu'elle ait été planifiée bien avant que le licenciement ne soit sur la table.
Le licenciement pour faute grave, c'est la rupture la plus brutale. Elle vient sanctionner une erreur tellement sérieuse qu'elle rend impossible le maintien du collaborateur dans l'entreprise, même pour un jour de plus.
Dans ce scénario, les conséquences sont immédiates et sans détour :
La rupture est instantanée dès la notification. Attention toutefois, car c'est à l'employeur que revient toute la charge de la preuve. Il faut pouvoir démontrer, avec des faits objectifs et solides, ce qui justifie une mesure aussi extrême. Pour creuser ce sujet délicat, notre guide sur le licenciement pour faute grave détaille toute la procédure à suivre.
Comment gérer le préavis pour un travailleur à temps partiel ? C'est plus simple qu'on ne le croit. La durée du préavis, qu'on la compte en semaines ou en mois, est rigoureusement la même que pour un collègue à temps plein qui aurait la même ancienneté.
Un employé à mi-temps avec 5 ans d'ancienneté bénéficiera du même préavis de 18 semaines qu'un temps plein. La seule différence se situe au niveau de l'éventuelle indemnité compensatoire : elle sera bien sûr calculée sur la base de son salaire à temps partiel.
Il n'est pas rare qu'un salarié licencié trouve un nouvel emploi avant la fin de son préavis. Pour lui permettre de saisir cette opportunité, la loi a prévu un mécanisme de préavis réduit, qu'on appelle le contre-préavis.
La durée de ce contre-préavis est fixée selon l'ancienneté :
C'est une flexibilité bienvenue qui évite de "bloquer" le travailleur dans un long préavis et qui, au final, arrange souvent les deux parties.
Si vous choisissez de mettre fin au contrat immédiatement, sans prestation de préavis, il faut verser une indemnité compensatoire. C'est un point sur lequel il ne faut absolument pas se tromper.
Cette indemnité doit couvrir la rémunération totale que le salarié aurait touchée s'il avait travaillé pendant son préavis. Cela va bien au-delà du simple salaire de base. Il faut inclure tous les avantages prévus au contrat :
Oublier l'un de ces éléments est une erreur fréquente qui peut vite mener à une réclamation. Un calcul rigoureux est la meilleure garantie pour clôturer la relation de travail proprement et sans mauvaise surprise.
Parfois, les choses peuvent devenir un peu techniques, surtout pour les travailleurs qui ont accumulé une belle ancienneté avant 2014. Dans certains cas, le préavis calculé par l'employeur peut s'avérer plus court que ce que les règles actuelles prévoient. C’est précisément là qu’un filet de sécurité sociale se déploie : l’indemnité en compensation du licenciement, gérée par l'ONEM.
Ce mécanisme a été mis en place pour une raison bien simple : protéger les travailleurs licenciés après la grande réforme du 1er janvier 2014. L'idée est de leur garantir une protection équivalente aux nouveaux délais de préavis, qui sont souvent plus avantageux. En clair, il s'agit de combler le fossé entre les anciens plafonds de préavis et les durées plus longues introduites par la loi sur le statut unique.
Lorsque l’employeur n’est légalement pas tenu de couvrir la totalité du préavis selon les standards d'aujourd'hui, l'ONEM prend le relais. C'est une sorte de "passerelle" financière qui garantit au travailleur licencié qu'il ne sera pas pénalisé par le changement de législation.
Concrètement, l'employeur calcule et paie son dû (le préavis ou l'indemnité) en se basant sur les règles qui lui sont applicables, notamment en tenant compte du fameux "clichet" pour les contrats les plus anciens. Si cette durée est inférieure à celle du nouveau régime, le travailleur peut alors se tourner vers l'ONEM.
Attention, l'intervention de l'ONEM n'est pas automatique. Le travailleur doit en faire activement la demande via sa caisse de paiement (syndicat ou CAPAC) pour toucher cette compensation.
Cette démarche est cruciale pour ceux qui ont de nombreuses années de service avant 2014. À l’époque, les délais étaient souvent plafonnés, ce qui pouvait créer un manque à gagner parfois conséquent par rapport aux nouvelles règles.
Rien de tel qu'un cas concret pour illustrer ce mécanisme. Imaginez un travailleur licencié en 2015 avec 17 ans d'ancienneté, entièrement acquise avant 2014. Selon l'ancien régime, son préavis était plafonné à 84 jours. Sauf que les nouvelles règles lui auraient octroyé un préavis de 54 semaines, soit 378 jours.
L'écart est énorme, n'est-ce pas ? C'est exactement dans ce type de situation que l'ONEM intervient pour assurer une transition équitable.
L'Office national de l'emploi va alors compléter l'indemnité versée par l'employeur pour atteindre ce qui aurait été dû sous le nouveau régime. Dans notre exemple, l'ONEM paierait la différence, soit 231 jours d'indemnité (378 - 84 - 63 jours de carence). Pour creuser ces calculs, le plus simple est de consulter directement l'indemnité en compensation du licenciement sur le site de l'ONEM.
En tant qu'employeur, connaître ce système est important à double titre. D'un côté, cela vous aide à mesurer le coût réel et global d'un licenciement pour un collaborateur de longue date. Même si la charge financière est partagée, l'impact sur le travailleur reste une réalité.
De l'autre, cela clarifie les obligations de chacun. Votre rôle est d'effectuer un calcul préavis licenciement irréprochable pour la part qui vous incombe, tout en étant capable d'informer le travailleur de ses droits complémentaires auprès de l'ONEM. Cette transparence est une marque de respect qui facilite grandement une fin de collaboration, même dans un contexte difficile.
Pour en savoir plus sur les différents types d'indemnités, n'hésitez pas à consulter notre guide sur l'indemnité de licenciement.
Même avec les règles de calcul bien en tête, certaines situations concrètes soulèvent toujours des doutes chez les employeurs et les managers RH. Le diable se niche souvent dans les détails, et une bonne maîtrise de ces cas particuliers peut vous épargner bien des soucis.
Nous avons compilé ici les interrogations les plus fréquentes sur le terrain, en Belgique. Chaque réponse est pensée pour être directe, claire et surtout, immédiatement utile dans votre quotidien.
La réponse est non, c’est impossible. La prise de congés payés pendant la période de préavis doit absolument faire l’objet d’un accord mutuel entre vous et votre collaborateur.
Si vous trouvez un terrain d’entente, il est bon de savoir que les jours de congé pris ne suspendent pas le préavis. La date de fin de contrat reste donc la même. C'est une solution flexible, souvent appréciée des deux côtés.
Attention, il y a une exception de taille : la fermeture collective de l'entreprise. Si cette fermeture était déjà planifiée et communiquée bien avant la notification du licenciement, le préavis sera alors suspendu pendant toute cette période. La date de fin de contrat sera donc repoussée d’autant de jours que dure la fermeture.
En règle générale, le calcul du préavis pour un contrat de remplacement suit exactement les mêmes règles que pour un CDI classique. L’ancienneté du travailleur reste la clé pour déterminer la durée légale.
Mais il y a une exception majeure qui change toute la donne. Si le contrat s’arrête pour la raison même de son existence, c’est-à-dire le retour de la personne remplacée, la situation est radicalement différente.
Dans ce cas précis, et à la condition que cette clause soit explicitement écrite dans le contrat de remplacement, aucun préavis n'est dû. La fin du contrat est automatique et ne donne lieu à aucune indemnité.
Par contre, si vous décidez de rompre le contrat pour un tout autre motif (réorganisation, performance insuffisante, etc.), vous revenez au cas général. Les délais de préavis légaux, basés sur l’ancienneté accumulée, s’appliquent alors sans aucune dérogation.
La mise à pied conservatoire est une mesure d’urgence. C'est une suspension immédiate du contrat qui vous permet de prendre du recul lorsque vous suspectez une faute grave, le temps de mener votre enquête sans que le travailleur soit présent.
À partir de là, deux scénarios se dessinent :
Une erreur de calcul dans le préavis, surtout si elle désavantage le travailleur, peut vite coûter très cher à votre entreprise. C'est un piège classique dans lequel il est facile de tomber sans une méthode rigoureuse.
Si vous notifiez par erreur un préavis trop court, le contrat sera bel et bien rompu à la date annoncée. Cependant, vous serez redevable d'une indemnité compensatoire de préavis pour toute la période manquante.
Et cette indemnité ne se limite pas au salaire brut. Elle doit inclure l'ensemble des avantages dont le travailleur aurait profité s'il avait presté son préavis complet.
Cela inclut notamment :
C'est un oubli malheureusement fréquent qui peut transformer une simple fin de contrat en litige financier important. Cela montre à quel point il est crucial d'utiliser des outils de paie performants ou des solutions RH fiables comme Shyfter, qui peuvent automatiser et sécuriser ces calculs complexes pour vous garantir une parfaite conformité légale.
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