Wij zijn enthousiast om u te laten zien hoe Shyfter u zal helpen kostbare tijd te besparen bij het beheren van uw roosters.
Vraag een gratis demoKrijg uw volledig werkende versie van Shyfter en begin met plannen of tijdregistratie in de komende 5 minuten.
Probeer nu gratisDe exportknop indrukken is het makkelijke deel. Een geslaagde payroll sd worx export staat of valt voor 90% met de voorbereiding die eraan voorafgaat. Zie het als de mise en place voor je loonadministratie: als de basis niet klopt, loopt het hele proces in de soep. Een correcte configuratie van personeelsgegevens en prestaties in Shyfter is cruciaal. Dat is de enige manier om vervelende foutmeldingen en afgekeurde loonbestanden te vermijden.
Een soepele export naar je sociaal secretariaat begint met een administratie die tot in de puntjes verzorgd is. Het is makkelijk om dit als een saaie administratieve taak af te doen, maar in de praktijk is het de fundering voor een correcte loonberekening en dus een tevreden team. Elke slordigheid in deze fase zorgt gegarandeerd voor kopzorgen verderop in het proces.
Beeld je een drukke horecazaak in die net een nieuwe medewerker heeft aangenomen. In de hectiek van de service vergeet men het rijksregisternummer volledig in te voeren in het personeelsdossier. Bij de maandafsluiting zijn alle uren perfect geregistreerd, maar de export naar SD Worx crasht. Het bestand wordt botweg geweigerd omdat een essentieel identificatiegegeven ontbreekt. Gevolg? Een race tegen de klok om de data recht te zetten, wat de hele loonrun voor iedereen vertraagt.
De kwaliteit van je export is een directe afspiegeling van de data die je invoert. Zorg er dus voor dat de volgende elementen altijd tiptop in orde zijn in de personeelsdossiers in Shyfter:
Deze proactieve controle aan de bron tackelt de meeste courante foutmeldingen. Het is een kleine tijdsinvesvestering die je later heel wat hoofdpijn bespaart.
Een correct personeelsdossier is geen eenmalige setup, maar een doorlopend proces. Een medewerker die verhuist of van contracttype verandert, vereist een onmiddellijke update om de loondata accuraat te houden.
De keuze voor een betrouwbare partner als SD Worx is dan ook een logische stap. SD Worx heeft zich gepositioneerd als een belangrijke speler in de Europese payroll-markt. Wereldwijd berekenen ze de lonen van miljoenen medewerkers, en alleen al in België vertrouwen tienduizenden organisaties op hun expertise.
Deze nauwkeurige administratie vormt trouwens ook de basis voor andere wettelijke verplichtingen. Lees hier meer over hoe een solide personeelsadministratie helpt bij het automatiseren van uw Dimona-aangifte.
Als je alle personeelsgegevens en contracten netjes hebt ingevoerd, wordt de export zelf een logische, vlotte stap. Dit is waar al je voorbereidende werk zich terugbetaalt. Het is geen abstracte theorie, maar een reeks concrete acties in Shyfter die resulteren in een perfect leesbaar bestand voor je dossierbeheerder bij payroll SD Worx.
Alles begint met het afsluiten van de loonperiode. Dit is een cruciale handeling: het zorgt ervoor dat er geen prestaties meer gewijzigd kunnen worden nadat jij de data hebt goedgekeurd. Zo creëer je een definitieve 'snapshot' van alle gewerkte uren, afwezigheden en vergoedingen voor die maand.
De onderstaande infographic geeft een goed beeld van de datastroom die aan elke loonberekening voorafgaat – van correcte personeelsgegevens tot gevalideerde prestaties.
Deze visualisatie maakt meteen duidelijk dat elke stap op de vorige voortbouwt. Een foutje in de personeelsdata of een contract leidt onvermijdelijk tot problemen bij de registratie van de prestaties.
Binnen de Shyfter-omgeving ga je naar de exportmodule. Daar vind je verschillende opties, elk op maat gemaakt voor diverse sociale secretariaten. Voor een naadloze verwerking is het essentieel dat je de export kiest die expliciet voor SD Worx is geconfigureerd. Die optie genereert een bestand in een formaat dat direct compatibel is met hun systemen, waardoor je geen manuele aanpassingen meer hoeft te doen.
Een veelvoorkomende beginnersfout is het kiezen voor een generiek CSV-bestand. Hoewel dat flexibel lijkt, mist het de specifieke structuur en de juiste kolomkoppen die SD Worx verwacht. De voorgeconfigureerde SD Worx-export zorgt er daarentegen voor dat alle data – van looncodes tot personeelsidentificatie – perfect op de juiste plaats terechtkomt.
Om te voorkomen dat je achteraf moet corrigeren, is het slim om een weloverwogen keuze te maken uit de beschikbare bestandsformaten. Elk formaat heeft zijn eigen specifieke doel.
De keuze voor het standaard SD Worx-formaat is in 99% van de gevallen de juiste. Andere formaten zijn er voor specifieke, vaak uitzonderlijke, situaties. Voor de meeste gebruikers is de gepersonaliseerde optie de meest betrouwbare 'all-in-one' oplossing voor de maandelijkse loonrun. Deze bevat prestaties, afwezigheden en specifieke looncodes. Andere formaten, zoals een CSV voor variabele data (onkosten, bonussen) of een TXT voor Dimona, dienen als aanvulling voor specifieke noden.
Pro-tip: Voordat je op de definitieve exportknop klikt, is er een belangrijke tussenstap: de voorlopige controle. Gebruik de preview-functie in Shyfter om de geëxporteerde gegevens te checken. Zoek naar onlogische zaken, zoals extreem hoge overuren of ontbrekende prestaties voor een actieve medewerker.
Stel, je beheert een retailketen met vijf filialen. Aan het einde van de maand wil je de loongegevens per winkel apart doorsturen naar de boekhouding, maar je wilt maar één bestand naar SD Worx sturen. In Shyfter kan je eenvoudig filteren op vestiging. Dit stelt je in staat om de prestaties van bijvoorbeeld 'Filiaal Antwerpen' te valideren, los van de andere winkels.
Daarna verwijder je dit filter om een geconsolideerde export te maken voor alle filialen samen. Dit ene bestand bevat alle data, correct gestructureerd voor SD Worx. Zeker voor complexere organisaties met meerdere kostenplaatsen is dit een enorme vereenvoudiging.
Nadat de export is gegenereerd, upload je het bestand in het portaal van SD Worx. Meestal krijg je vrijwel meteen een bevestiging of een foutenrapport. Een correct voorbereid bestand leidt bijna altijd tot een vlotte acceptatie.
Wil je nog dieper ingaan op de specifieke mogelijkheden? Raadpleeg dan onze gids over de Shyfter en SD Worx koppeling. Deze grondige aanpak zorgt ervoor dat je payroll een voorspelbare routine wordt, in plaats van een maandelijkse bron van stress.
Een geslaagde export naar je sociaal secretariaat is veel meer dan een simpele druk op de knop. Zie het als een gesprek tussen twee systemen: als Shyfter en jouw payroll SD Worx omgeving niet dezelfde taal spreken, loopt de communicatie onvermijdelijk spaak. Een correcte veldmapping en ingebouwde controles maken hier het verschil tussen een vlotte loonrun en een frustrerende zoektocht naar fouten.
Veldmapping is eigenlijk niets meer dan een vertaalproces. Je leert Shyfter welke prestatie in je planning overeenkomt met welke specifieke looncode bij SD Worx. Een ‘gewerkte zondagshift’ in je uurrooster moet nu eenmaal vertaald worden naar de juiste looncode die SD Worx hanteert voor zondagsprestaties, inclusief de correcte toeslagen.
Dit proces is de ruggengraat van je loonadministratie. Het zorgt ervoor dat elke gewerkte minuut en elke vergoeding op de juiste manier wordt verloond. Enkele concrete voorbeelden maken dit meteen duidelijk:
Het succes van een platform als SD Worx is afhankelijk van dit soort nauwkeurige dataverwerking. Hun continue investering in een robuust platform garandeert betrouwbare dataverwerking voor klanten.
Onthoud goed: een correct ingestelde veldmapping is geen eenmalige klus, maar vraagt onderhoud. Wanneer SD Worx nieuwe looncodes introduceert of je bedrijfs-cao wijzigt, moet je deze mapping bijwerken om fouten te voorkomen.
Zelfs met een perfecte mapping kunnen er menselijke fouten in de planning sluipen. Daarom fungeert Shyfter als een intelligent controlemechanisme, nog voordat de data überhaupt vertrekt. De software voert automatische controles uit en waarschuwt je proactief voor onlogische situaties.
Dit is geen giswerk, maar een geautomatiseerde check op basis van je eigen data. De integratie van tijdsregistratie is hierbij essentieel. Ontdek hoe je tijdregistratiedata kunt integreren in je loonadministratie.
Shyfter geeft je bijvoorbeeld een waarschuwing in de volgende gevallen:
Deze ingebouwde slimme controles besparen je enorm veel tijd en frustratie. Ze vangen de meeste problemen op nog voor ze een foutmelding bij SD Worx kunnen veroorzaken, waardoor je loonverwerking een stuk vlotter, sneller en betrouwbaarder wordt.
Zelfs met de beste voorbereiding kan er bij de export naar payroll SD Worx wel eens iets mislopen. Elke payroll manager kent de frustratie: op het laatste moment krijg je een onverwachte foutmelding. Geen paniek. De meeste problemen zijn gelukkig snel op te lossen, zolang je maar weet waar je moet zoeken. We duiken in de meest voorkomende struikelblokken en geven je concrete oplossingen die écht werken.
De export mislukt verrassend vaak door kleine, menselijke foutjes in de data. Denk aan een medewerker wiens naam een speciaal teken bevat (zoals een é of een ü) dat het systeem van SD Worx niet pikt. Dit leidt bijna altijd tot een onmiddellijke weigering van de hele exportregel voor die persoon.
Een andere klassieker zijn overlappende prestaties. Een medewerker wordt per ongeluk twee keer ingepland voor een deel van dezelfde shift. Shyfter signaleert dit meestal wel, maar als het er toch doorheen glipt, zal de import bij SD Worx gegarandeerd falen.
Elk probleem heeft een logische oorzaak en een directe oplossing. Het is zelden nodig om de hele loonrun opnieuw te doen. Meestal volstaat een kleine correctie in Shyfter.
Probleem 1: Een medewerker verschijnt niet in de export. De oorzaak is bijna altijd een ontbrekend of verkeerd gegeven in het personeelsdossier. Vaak is het personeelsnummer voor het sociaal secretariaat niet ingevuld. Zonder deze unieke code kan Shyfter de medewerker simpelweg niet opnemen in het exportbestand voor SD Worx.
Probleem 2: Afwezigheidscodes worden niet herkend. Dit gebeurt wanneer de code voor 'ziekte' of 'klein verlet' in Shyfter niet overeenkomt met de code die je dossierbeheerder bij SD Worx hanteert. Dit is een typisch veldmapping-probleem. De oplossing? Neem even contact op met je dossierbeheerder, vraag de juiste code en pas deze aan in de instellingen van Shyfter.
Een foutief geregistreerde pauze kan ook voor problemen zorgen. Iemand die vergeet uit te klokken voor de pauze kan een onlogisch hoog aantal gewerkte uren hebben, wat een foutmelding kan triggeren. Controleer dus altijd even de geregistreerde pauzes voordat je een periode afsluit.
Deze troubleshooting-tips helpen je om de meest voorkomende fouten zelfstandig en snel op te lossen. Door de oorzaak te begrijpen, verhelp je niet alleen het huidige probleem, maar voorkom je ook dat het zich in de toekomst herhaalt.
Wat als het hele bestand wordt afgekeurd? Raak niet in paniek. SD Worx geeft je meestal een foutenrapport waarin staat op welke regel en bij welke medewerker het misgaat. Navigeer in Shyfter naar de betreffende medewerker en de specifieke dag en voer de correctie door. Een ongeldig karakter in een naam is zo aangepast en een overlappende shift is met enkele klikken opgelost.
Genereer daarna een nieuw, gecorrigeerd exportbestand en dien dit opnieuw in. In 9 van de 10 gevallen is het probleem hiermee verholpen en kan de loonberekening gewoon verdergaan. Het is een simpel proces: corrigeren, opnieuw exporteren en valideren.
De horeca, retail en franchise... het zijn sectoren die nooit stilstaan. Ze vormen het kloppend hart van onze economie, maar brengen ook unieke payroll-uitdagingen met zich mee. Denk maar aan variabele uurroosters, een mix van contracttypes en specifieke vergoedingen. Hier volstaat een standaard aanpak voor de payroll SD Worx export simpelweg niet. Het succes zit ‘m echt in de details.
In zulke dynamische omgevingen is een stabiele payroll-partner geen luxe, maar pure noodzaak. De relevantie van professionele loondiensten van een partner als SD Worx blijft cruciaal, zelfs in onzekere tijden. Dit onderstreept het belang van een robuuste partner voor sectoren die gevoelig zijn voor schommelingen.
In de horeca draait loonverwerking om veel meer dan alleen gewerkte uren. Een correcte loonfiche hangt af van specifieke elementen die je nauwkeurig moet registreren en doorsturen.
De retailsector leunt zwaar op flexibele arbeidskrachten. Een vlekkeloze administratie van studenten, flexi’s en deeltijdse contracten is essentieel om boetes en administratieve chaos te vermijden.
Ik sprak laatst een manager van een supermarktketen die me vertelde dat het beheer van studentencontracten hem de meeste hoofdpijn bezorgde. Hij hield alles bij in een spreadsheet, wat vaak leidde tot fouten en discussies. Door over te stappen op een systeem met automatische urenregistratie en -limieten, voorkwam hij dat studenten hun toegestane uren overschreden. Een enorme besparing in tijd en geld.
Tip uit de praktijk: Stel in Shyfter automatische alerts in. Je krijgt dan een melding wanneer een medewerker zijn contracturen dreigt te overschrijden. Een onmisbare functie als je met deeltijdse contracten, flexi-jobbers of studenten werkt en de loonkosten strak onder controle wil houden.
Beheer je meerdere winkelpunten? Gebruik dan de filterfunctie om prestaties per vestiging apart te valideren en te exporteren. Dit geeft niet alleen een helder overzicht, maar maakt het ook mogelijk om de loonkosten per winkel te analyseren.
Voor franchise-organisaties is consistentie dé sleutel tot succes. Het standaardiseren van processen over alle vestigingen heen zorgt voor efficiëntie, minder fouten en een duidelijk overzicht voor het hoofdkantoor. Dat geldt zéker ook voor de loonadministratie.
Werk met een gestandaardiseerde set looncodes voor al je franchisenemers. Dit zorgt ervoor dat de exportbestanden van elke vestiging uniform zijn, wat de verwerking door het sociaal secretariaat aanzienlijk versnelt. Bovendien maakt het de data onderling vergelijkbaar, wat weer waardevolle inzichten kan opleveren voor de hele organisatie. Zo’n gestructureerde aanpak transformeert je payroll van een administratieve last naar een strategisch instrument.
Bij het opzetten van een nieuwe koppeling duiken er altijd specifieke vragen op. Logisch ook, want elke administratie is net een tikkeltje anders. We hebben de meest voorkomende vragen die we van onze klanten krijgen voor je verzameld, zodat je meteen een helder antwoord hebt en vlot verder kan.
Dit zijn geen aannames, maar concrete vragen die we dagelijks in de praktijk tegenkomen.
Absoluut. In Shyfter geef je per medewerker het juiste paritair comité (PC) op. Wanneer je dan een export draait, groepeert Shyfter al die data netjes. SD Worx weet dan perfect hoe het elke prestatie correct moet interpreteren.
Sommige sociaal secretariaten hebben liever aparte bestanden per PC. Dat kan ook, je kan in Shyfter gewoon filteren voor je exporteert. Maar eerlijk? Een gecombineerde export werkt technisch perfect en bespaart je een hoop extra handelingen.
Heel simpel: je behandelt ze in Shyfter als aparte ‘prestatiecodes’. Het is wel cruciaal dat de codes die je in Shyfter aanmaakt, exact overeenkomen met de looncodes die jouw dossierbeheerder bij SD Worx gebruikt.
Tijdens het mappen van de velden koppel je dan jouw Shyfter-code aan de juiste code van SD Worx. Zo komen die vergoedingen volautomatisch en foutloos in de loonberekening terecht.
Gouden tip uit de praktijk: Vraag je dossierbeheerder om een lijst met alle actieve looncodes die voor jouw bedrijf relevant zijn en bewaar die goed. Dat document is goud waard als je de export opzet of later iets wil aanpassen. Het voorkomt een hoop giswerk en frustratie.
Geen paniek, dit gebeurt wel vaker. Zolang de lonen nog niet definitief zijn berekend, kan je dit meestal nog rechtzetten. De eerste stap is altijd: corrigeer de foute data in Shyfter zelf en genereer een nieuw, correct exportbestand.
Neem daarna meteen contact op met je dossierbeheerder bij SD Worx. Leg rustig uit wat er is misgegaan en dat er een correct bestand aankomt. Snelle en duidelijke communicatie is hier echt de sleutel om een foute loonberekening te vermijden.
Jazeker, daar is de integratie volledig op gebouwd. De diversiteit aan contracttypes in België is nu eenmaal een realiteit. Of het nu gaat om flexi-jobbers, studentencontracten of vaste contracten voor arbeiders en bedienden, je kan alles correct instellen in Shyfter.
De export is zo ontworpen dat alle specifieke regels en codes voor elk contracttype netjes worden doorgegeven aan SD Worx. Zij kunnen dan zorgen voor een perfecte sociale en fiscale verwerking.
Klaar om je planningsproces te revolutioneren?
Shyfter is meer dan alleen een planningstool – het is een complete oplossing voor personeelsbeheer, ontworpen om tijd te besparen, stress te verminderen en zowel werkgevers als werknemers tevreden te houden.
