Tijdbeheer is tegenwoordig een kritieke prioriteit voor bedrijven. Het is zowel een wettelijke verplichting als een bron van talrijke voordelen en moet daarom zorgvuldig worden geïmplementeerd. Hier vindt u een uitleg over wat het inhoudt, de voordelen voor werkgevers en hoe het te implementeren, inclusief het gebruik van tijd- en aanwezigheidssoftware.
Tijdbeheer is primair een wettelijke verplichting voor alle werkgevers. Elke bedrijfsmanager moet de werktijden en activiteiten van hun personeel bijhouden en registreren. Deze registraties zijn vereist voor alle werknemers in een bedrijf, ongeacht hun arbeidscontract en werkrooster (individuele of collectieve roosters, enz.). Alleen de feitelijke werktijden moeten worden geregistreerd; pauzetijden zijn niet inbegrepen. Verlof, ziekteverzuim en andere afwezigheden maken ook deel uit van tijdregistratie.
Verschillende tijdbeheerhulpmiddelen kunnen worden gebruikt voor werknemers van het bedrijf. Er zijn echter regels om te volgen:
Werkgevers die hun verplichtingen met betrekking tot tijdbeheer niet nakomen, riskeren sancties die zijn vastgesteld door arbeidswetten.
Tijdbeheer is een wettelijke vereiste in alle grote bedrijven en MKB's. Maar bovenal biedt het talrijke voordelen, zowel voor het management als voor werknemers.
Met geregistreerde werktijden, een gedefinieerd schema en vastgestelde prioriteiten weet elke werknemer wat te doen gedurende hun dag, welk project te bevorderen en de tijd die daarvoor is toegewezen. Werknemers behandelen niet meerdere taken tegelijk en verspillen geen tijd aan organisatorische details, waardoor de efficiëntie toeneemt. Werken in goede omstandigheden dankzij goed beheerde werktijd stelt elk teamlid in staat productiever te zijn.
Het gebruik van tijdbeheerhulpmiddelen maakt ook tijd vrij voor dringende taken. Wanneer dagelijkse activiteiten goed worden beheerd, hebben werknemers tijd om hun taken correct af te ronden. Onvoorziene taken vereisen dan gewoon wat meer urgentie of een paar extra uren, maar verstoren de hele organisatie niet. Dit is een echt voordeel voor alle werknemers van het bedrijf.
Wanneer een tijdbeheerstrategie wordt geïmplementeerd, is iedereen meer ontspannen, van productieteams tot managers en de HR-afdeling. Voor managers is het hebben van een vastgesteld schema, het kennen van de voortgang van een taak in de loop van de tijd en weten wie tijd heeft om een bepaald dossier op een specifiek moment te behandelen, een echt voordeel. Voor werknemers stelt een goede organisatie hen in staat hun doelen binnen de toegewezen tijd te bereiken. Werknemers gaan op tijd naar huis en hebben hun taken voltooid. Ze kunnen dan genieten van hun vrije tijd en persoonlijke activiteiten en komen verfrist en klaar om hun best te doen terug naar het werk. Bovendien weten ze dat hun pauzetijden en verlofrechten worden gerespecteerd. Effectieve tijdregistratie stelt iedereen in staat om sereen te werken en minder gestrest te zijn, wat tegenwoordig essentieel is.
Om de feitelijke werktijd van elke werknemer te monitoren terwijl de verplichtingen van het bedrijf en de rechten van het personeel worden gerespecteerd, bestaan er verschillende oplossingen.
Papieren formaten of spreadsheets zoals Excel waren tot voor kort goede systemen voor het bijhouden van werktijd. Echter, de hoeveelheid gegevens die moet worden verwerkt en bewaard is aanzienlijk en het risico op fouten met dergelijke tools is te hoog.
Tijdklokken lijken misschien een effectieve methode voor het monitoren van werktijd in een bedrijf. Echter, deze tool blijft moeilijk te combineren met recente software en wordt steeds minder gebruikt. Biometrische apparaten daarentegen zijn een van de meest effectieve tools voor het monitoren van werknemersactiviteiten. Veilig en bijna onfeilbaar, blijven ze erg kostbaar.
Voor effectieve tijdregistratie lijkt tijd- en aanwezigheidssoftware ideaal. Het stelt gegevens in staat automatisch te worden ingevoerd en kan overal worden gebruikt door alle geautoriseerde personen. Met alle functies die ze bieden, vormen ze een uitgebreide oplossing voor het beheren van werktijd. Ze voldoen perfect aan de behoeften van werknemers en de verplichtingen van werkgevers.
