Het monitoren van werknemers, inclusief hun tijd en werkuren, is een recht dat werkgevers hebben. Deze praktijk kan zowel het bedrijf als zijn werknemers ten goede komen, vooral in gevallen van overwerk. Echter, werknemersbewaking moet voldoen aan specifieke regelgeving en de privacy en persoonlijke gegevens van werknemers respecteren. Tijd- en aanwezigheidssoftware kan een waardevol hulpmiddel zijn om de rechten van de werkgever uit te oefenen terwijl de rechten van teamleden worden gerespecteerd.
Werkgevers hebben het recht om werknemers binnen de reikwijdte van hun werkactiviteiten tijdens werkuren te monitoren. Echter, fundamentele rechten en individuele vrijheden moeten te allen tijde en overal worden gerespecteerd, zoals vermeld in arbeidswetgeving. Specifiek moeten beperkingen op individuele en collectieve rechten en vrijheden gerechtvaardigd zijn door de aard van de taak en evenredig zijn aan het beoogde doel.
Daarom moet elk geïmplementeerd bewakingssysteem gerechtvaardigd zijn door de aard van de taken:
De implementatie van een bewakingssysteem moet ook evenredig zijn aan het doel.
"Iedereen heeft recht op eerbiediging van zijn privéleven," zoals vermeld in burgerlijke wetgeving. Een werkgever kan niet binnendringen in het privéleven van een werknemer en alles wat niet gerelateerd is aan de uitvoering van hun arbeidsovereenkomst. Deze regel geldt voor het persoonlijke leven van een werknemer en hun werkplek. Bijvoorbeeld, een werkgever kan geen toegang krijgen tot fysieke of virtuele documenten die als "persoonlijk" zijn gemarkeerd, zelfs als ze zich binnen het bedrijf of op een door het bedrijf gehoste pc bevinden. De privacy van werknemers binnen het bedrijf is verboden terrein voor de werkgever, mits het het bedrijf niet schaadt.
Werknemers moeten altijd worden geïnformeerd over de implementatie van een bewakingssysteem. Deze voorafgaande informatie kan op verschillende manieren worden verstrekt: mededelingenbord, e-mail, post, intranetnotitie, etc.
Als werknemersbewaking het verzamelen van persoonlijke gegevens inhoudt, moet elke werknemer worden geïnformeerd met specifieke details (doel, juridisch kader, ontvanger van gegevens en bewaartermijn, etc.). In dit geval is het ook noodzakelijk om een voorafgaande verklaring af te leggen bij de relevante gegevensbeschermingsautoriteit.
Het monitoren van werknemersactiviteiten, inclusief werktijd, is voordelig voor zowel de werkgever als de werknemer. Volgens hun contract moeten werknemers een bepaald aantal uren voor hun werkgever werken, die het recht heeft om ervoor te zorgen dat deze uren worden gewerkt. Het monitoren van werkuren komt ook ten goede aan werknemers, vooral met betrekking tot overwerk. Een bewakingssysteem zorgt ervoor dat extra uren correct worden geregistreerd en gecompenseerd.
Arbeidswetten specificeren vaak dat werkgevers moeten aangeven hoe de uren van werknemers worden geregistreerd. In geval van inspectie moeten ze verantwoording afleggen over de gewerkte uren van werknemers. Hiervoor kunnen ze tijdregistratiehulpmiddelen gebruiken, zoals een punch clock systeem of software die de verbindingstijden en -duur van gebruikers bijhoudt. Deze bewakingsoplossingen zijn onderworpen aan specifieke regels en moeten correct worden geïmplementeerd.
Bij het gebruik van een hulpmiddel om werknemersuren en werktijd te monitoren, zijn werkgevers onderworpen aan strikte verplichtingen.
Met betrekking tot de bescherming van persoonlijke gegevens specificeert de wet bewaartermijnen voor gegevens. Gegevens met betrekking tot toegang tot bedrijfsruimten moeten drie maanden na opname worden verwijderd, en gegevens met betrekking tot de registratie van werktijd kunnen maximaal vijf jaar worden bewaard.
Voordat een bewakingssysteem wordt geïmplementeerd, moeten werknemersvertegenwoordigers worden geraadpleegd. Zodra de beslissing is genomen, moeten alle werknemers worden geïnformeerd over de aanstaande maatregelen. Ongeacht de methode van informatieverspreiding, moet deze aangeven:
Gegevens verzameld uit werktijdmonitoring moeten worden beveiligd. Toegang moet beperkt, geautoriseerd en beveiligd zijn.
