Monitorear a los empleados, incluyendo su tiempo y horas de trabajo, es un derecho otorgado a los empleadores. Esta práctica puede beneficiar tanto a la empresa como a sus empleados, especialmente en casos de horas extras. Sin embargo, el monitoreo de empleados debe adherirse a regulaciones específicas y respetar la privacidad y los datos personales de los empleados. El software de gestión de tiempo y asistencia puede ser una herramienta valiosa para ejercer los derechos del empleador mientras se respetan los derechos de los miembros del equipo.
Los empleadores tienen el derecho de monitorear a los empleados dentro del ámbito de sus actividades laborales durante las horas de trabajo. Sin embargo, los derechos fundamentales y las libertades individuales deben ser respetados en todo momento y lugar, tal como se establece en los códigos laborales. Específicamente, las restricciones a los derechos y libertades individuales y colectivas deben estar justificadas por la naturaleza de la tarea y ser proporcionales al objetivo pretendido.
Por lo tanto, cualquier sistema de monitoreo implementado debe estar justificado por la naturaleza de las tareas:
La implementación de un sistema de monitoreo también debe ser proporcional al objetivo.
"Toda persona tiene derecho al respeto de su vida privada," tal como se establece en los códigos civiles. Un empleador no puede inmiscuirse en la vida privada de un empleado y en cualquier cosa no relacionada con el cumplimiento de su contrato laboral. Esta regla se aplica a la vida personal de un empleado y a su lugar de trabajo. Por ejemplo, un empleador no puede acceder a documentos físicos o virtuales marcados como "personales," incluso si están dentro de la empresa o en un PC alojado por la empresa. La privacidad del empleado dentro de la empresa está fuera del alcance del empleador, siempre que no perjudique a la empresa.
Los empleados siempre deben ser informados de la implementación de un sistema de monitoreo. Esta información previa puede proporcionarse a través de varios medios: tablón de anuncios, correo electrónico, carta, nota en la intranet, etc.
Si el monitoreo de empleados implica la recopilación de datos personales, cada empleado debe ser informado con detalles específicos (propósito, marco legal, destinatario de los datos y período de retención, etc.). En este caso, también es necesario hacer una declaración previa a la autoridad de protección de datos correspondiente.
Monitorear la actividad de los empleados, incluyendo el tiempo de trabajo, es beneficioso tanto para el empleador como para el empleado. Según su contrato, los empleados deben trabajar un cierto número de horas para su empleador, quien tiene el derecho de asegurar que estas horas se trabajen. El monitoreo de las horas de trabajo también beneficia a los empleados, especialmente en lo que respecta a las horas extras. Un sistema de monitoreo asegura que las horas extra se registren y compensen adecuadamente.
Las leyes laborales a menudo especifican que los empleadores deben indicar cómo se registran las horas de los empleados. En caso de inspección, deben dar cuenta de las horas trabajadas por los empleados. Para este propósito, pueden usar herramientas de seguimiento de tiempo, como un sistema de reloj de tiempo o software que cuente los tiempos y duraciones de conexión del usuario. Estas soluciones de monitoreo están sujetas a reglas específicas y deben implementarse correctamente.
Al usar una herramienta para monitorear las horas de los empleados y el tiempo de trabajo, los empleadores están sujetos a obligaciones estrictas.
En cuanto a la protección de datos personales, la ley especifica los períodos de retención de datos. Los datos relativos al acceso a las instalaciones de la empresa deben eliminarse tres meses después de su registro, y los datos relativos al seguimiento del tiempo de trabajo pueden conservarse por un máximo de cinco años.
Antes de implementar un sistema de monitoreo, se deben consultar a los representantes de los empleados. Una vez tomada la decisión, todos los empleados deben ser informados de las medidas próximas. Independientemente del método de difusión de la información, debe indicar:
Los datos recopilados del monitoreo del tiempo de trabajo deben estar asegurados. El acceso debe ser restringido, autorizado y asegurado.
