Wij zijn enthousiast om u te laten zien hoe Shyfter u zal helpen kostbare tijd te besparen bij het beheren van uw roosters.
Vraag een gratis demoKrijg uw volledig werkende versie van Shyfter en begin met plannen of tijdregistratie in de komende 5 minuten.
Probeer nu gratisDe samenwerking met een sociaal secretariaat is de hoeksteen van een correcte personeelsadministratie. Toch is de manuele aanlevering van data vaak een bron van frustratie en, eerlijk gezegd, vermijdbare fouten. Wij helpen het sociaal secretariaat door net dat proces te automatiseren. Zie Shyfter als een slimme brug die uw dagelijkse planning en tijdregistratie naadloos verbindt met de payroll van uw partner.
Een sociaal secretariaat is de motor van uw loonverwerking en personeelsadministratie. Maar die motor draait pas echt vlot als de brandstof – de data – zuiver en correct is. De efficiëntie stokt vaak bij de meest cruciale stap: het verzamelen en doorgeven van de juiste informatie. Manuele processen, zoals het doorsturen van Excel-lijsten met gewerkte uren of het mailen van last-minute contractwijzigingen, zijn niet alleen tijdrovend, maar ook enorm foutgevoelig.
In België kiest maar liefst 90% van de ondernemingen ervoor om samen te werken met een sociaal secretariaat. Dit cijfer onderstreept hoe essentieel deze partners zijn voor een vlotte personeels- en loonadministratie.
De traditionele manier van werken is reactief. U verzamelt alle data, stuurt die door en hoopt stiekem dat alles goed komt. Fouten komen pas later aan het licht, vaak via een gefrustreerde medewerker die een foute loonbrief in handen heeft. Dat leidt onvermijdelijk tot correcties, extra telefoontjes en onnodige stress voor iedereen.
Shyfter draait dit proces volledig om. We veranderen die reactieve last in een proactieve, gestroomlijnde workflow. Hoe we uw sociaal secretariaat helpen? Door de bron van de data te perfectioneren. Alle informatie – van geklokte uren tot getekende contracten – wordt centraal en digitaal vastgelegd, helemaal klaar voor een foutloze export.
Door de aanlevering van data te automatiseren, vermijdt u niet alleen discussies over gepresteerde uren en vergeten Dimona-aangiftes, maar garandeert u ook een stipte en correcte verloning. Dat heeft een directe, positieve impact op de tevredenheid van uw team.
Het resultaat is een win-winsituatie voor iedereen:
Deze efficiëntieslag versterkt de relatie met uw sociaal secretariaat en geeft u meer tijd om te focussen op wat echt telt: uw zaak laten groeien. Ontdek hoe onze specifieke functies voor sociale secretariaten uw workflow kunnen verbeteren.
De maandelijkse verzameling van loongegevens... Voor veel zaakvoerders is het een bekend pijnpunt. Het constante jongleren met Excel-sheets, losse notities en een overvolle mailbox is een garantie voor fouten en frustratie. Dit administratieve kluwen vreet niet alleen kostbare tijd, het vergroot ook de kans op foute loonbrieven aanzienlijk.
Die traditionele werkwijze legt een zware druk op zowel jou als je sociaal secretariaat. Eén klein typefoutje in een urenlijst of een vergeten afwezigheid kan al een hele kettingreactie van correcties veroorzaken. Shyfter pakt dit probleem bij de wortel aan, met payroll-exports die volledig automatisch en naadloos verlopen.
Het principe is eigenlijk heel eenvoudig, maar de impact is enorm. Alle gegevens die je in Shyfter registreert – van geklokte uren en pauzes tot overuren, ziektedagen en vakanties – worden automatisch omgezet in een perfect gestructureerd exportbestand. Dit bestand is meteen compatibel met de software van alle grote Belgische sociale secretariaten zoals Acerta, Securex, Liantis en Partena.
Dit betekent het definitieve einde van manuele data-invoer. In plaats van uren te besteden aan het overtypen en controleren van cijfers, exporteer je alles voortaan met één simpele klik. Hieronder zie je hoe je in de interface in een handomdraai een payroll-export voorbereidt.
Het platform geeft je een glashelder overzicht van alle prestaties, klaar om direct te exporteren. Het hele controleproces wordt zo drastisch ingekort.
Stel je een horecazaak voor met een divers team: vaste medewerkers, een paar flexi-jobbers en enkele jobstudenten. De loonberekening is hier best complex door de verschillende statuten en alle bijhorende regeltjes.
Met Shyfter wordt dit een fluitje van een cent:
Je sociaal secretariaat ontvangt direct gevalideerde, correcte en complete data. Dit bespaart niet alleen jou, maar ook je dossierbeheerder, uren administratief werk per maand. De kans op menselijke fouten daalt hierdoor tot nagenoeg nul.
De samenwerking verloopt plots veel vlotter, omdat er geen tijd meer verloren gaat aan het rechtzetten van fouten. Wil je weten met wie we allemaal samenwerken? Lees dan meer over de specifieke payroll-partners waarmee wij naadloos integreren. Dit zorgt voor een betrouwbaar en efficiënt proces dat de basis legt voor een stipte en accurate verloning. Zo helpen wij jouw sociaal secretariaat om hun werk nog beter te doen.
Een correcte loonverwerking start niet pas bij de export naar het sociaal secretariaat. Het begint bij de bron: een waterdichte registratie van contracten en de effectief gewerkte uren. Zonder een feilloze workflow nog voor de data bij de payrollprovider belandt, is het dweilen met de kraan open. Wij helpen je sociaal secretariaat door te garanderen dat elke minuut en elk document van bij het begin correct wordt vastgelegd.
Deze aanpak neemt alle discussies achteraf weg en verzekert dat de aangeleverde informatie altijd compleet en juist is. Zie het als het leggen van een stevige fundering voor een vlekkeloze payroll.
De eerste stap naar foutloze data is een sluitende tijdregistratie. Medewerkers klokken eenvoudig in en uit via een tablet op de werkvloer of gewoon via hun eigen smartphone. Omdat dit in realtime gebeurt, heb je op elk moment van de dag een actueel overzicht van wie er precies aan het werk is.
Om die nauwkeurigheid te garanderen, hebben we extra controlemechanismen ingebouwd. Zo kan je bijvoorbeeld gebruikmaken van:
Deze methodes zorgen ervoor dat elke geregistreerde minuut correct is en gelinkt wordt aan de juiste medewerker en de juiste shift. Geen giswerk meer.
Het schema hieronder toont hoe de dataverzameling, verwerking en export samenkomen in één naadloos proces.
Je ziet hier perfect hoe ruwe data uit de planning en de tikklok wordt omgezet in een gestructureerd en hapklaar exportbestand, klaar voor je sociaal secretariaat.
Naast de correcte uren is ook het beheer van de contracten cruciaal voor een conforme loonadministratie. Het manueel opstellen, laten tekenen en archiveren van papieren contracten is een tijdrovend en foutgevoelig gedoe. Documenten raken verloren, zijn onvolledig of worden te laat ondertekend.
Shyfter digitaliseert dit volledige traject. Je vertrekt vanuit gestandaardiseerde sjablonen om vliegensvlug nieuwe contracten op te stellen voor verschillende statuten, of het nu gaat om studenten, flexi-jobbers of vaste medewerkers. Deze documenten kunnen vervolgens rechtsgeldig digitaal ondertekend worden door de werknemer. Snel, veilig en efficiënt.
Zie het platform als een digitale kluis waarin alle bewijsstukken veilig en centraal bewaard blijven. Van het getekende contract tot het laatste geklokte uur, alles is direct beschikbaar en traceerbaar.
Deze combinatie van nauwkeurige tijdregistratie en digitaal contractbeheer garandeert dat de data die jouw sociaal secretariaat ontvangt 100% volledig, accuraat en conform de wettelijke vereisten is. Dit bouwt een fundament van vertrouwen en efficiëntie waarop de volledige loonadministratie kan steunen. Het resultaat? Een sluitende workflow die jou gemoedsrust geeft en je administratie drastisch vereenvoudigt.
Elke zaakvoerder krijgt er wel eens koude rillingen van: een sociale inspectie. Zeker in sectoren als de horeca of retail, waar wisselende uurroosters de norm zijn, is dat best een stressvol moment. Het gaat er immers niet alleen om dat je de regels volgt, maar ook dat je vlot kan bewijzen dat alles klopt. En net daar wordt de samenwerking tussen jouw systeem en je sociaal secretariaat goud waard.
Wanneer elke werkminuut en elk contract netjes digitaal wordt bijgehouden, bouw je een onweerlegbaar archief op. Die data is het waterdichte bewijs van een correcte tewerkstelling. Zo loopt een inspectie vlot en vooral: zonder boetes.
Veel overtredingen gebeuren onbewust. Een vergeten Dimona-aangifte, een pauze die niet correct geregistreerd staat… het kan je al snel zuur opbreken. Shyfter helpt je sociaal secretariaat door deze processen te automatiseren en te controleren, nog voor de data bij hen aankomt.
Een sluitende administratie is trouwens cruciaal in een arbeidsmarkt die constant in beweging is. De onvrijwillige uitstroom in Vlaanderen liep recent bijvoorbeeld op tot 5,39%. Dat soort cijfers onderstreept hoe belangrijk een vlekkeloze administratie is bij het in- en uitstromen van personeel – een kerntaak van elk sociaal secretariaat. Wil je hier meer over weten, lees dan de inzichten in personeelsverloop in België.
Een paar cruciale functies die je helpen om altijd in orde te zijn:
Bij een inspectie moet je snel de juiste documenten kunnen tonen. Met Shyfter is de volledige historiek van elke medewerker direct beschikbaar.
Zie het als een digitaal dossier waarin alles centraal en veilig bewaard wordt: van geklokte tijden en goedgekeurde verlofdagen tot digitaal ondertekende contracten. Dit ontzorgt jou als zaakvoerder en versterkt tegelijk het vertrouwen met je sociaal secretariaat.
Deze helderheid en bewijskracht zorgen ervoor dat je met een gerust hart elke controle tegemoet kan zien. Je weet dat je administratie niet alleen juist is, maar ook perfect gedocumenteerd.
De theorie achter automatisering klinkt altijd goed, maar wat betekent het nu écht in de praktijk voor jouw zaak? De impact is natuurlijk niet overal hetzelfde. Elke sector heeft zijn eigen unieke puzzels en personeelsuitdagingen. Laten we daarom eens inzoomen op de concrete voordelen voor branches waar een flexibele planning het verschil maakt tussen overleven en floreren.
Door de samenwerking met je sociaal secretariaat soepeler te laten verlopen, krijg je direct meer controle, lagere kosten en win je kostbare tijd terug. Tijd die je niet langer in administratie stopt, maar rechtstreeks in je klanten en de groei van je bedrijf.
Voor elke horecazaak is het managen van flexibel personeel dagelijkse kost. Van jobstudenten tot flexi-jobbers, het is een constante stroom van wisselende gezichten en contracten. Shyfter is precies gebouwd om die complexiteit weg te nemen.
Een restauranteigenaar in Antwerpen vertelde ons bijvoorbeeld dat hij na de implementatie maandelijks 6 uur minder kwijt was aan het voorbereiden van de payroll. Die tijd gebruikt hij nu om nieuwe gerechten te perfectioneren en zijn team te coachen. Meer details over hoe we de horeca ondersteunen, vind je in ons uitgebreide artikel over personeelsplanning in de horeca.
In de retail, waar je vaak met meerdere vestigingen en een groter team werkt, is een centraal overzicht goud waard. Een gestroomlijnde dataflow naar het sociaal secretariaat zorgt voor consistentie en nauwkeurigheid over de hele lijn, voor elk filiaal.
Dit levert meteen resultaat op:
Franchiseorganisaties balanceren altijd tussen twee behoeften: enerzijds gestandaardiseerde processen voor efficiëntie en merkconsistentie, anderzijds de operationele vrijheid voor elke franchisenemer. Shyfter brengt die twee werelden perfect samen.
De centrale organisatie kan templates voor contracten en uurroosters aanbieden. Tegelijkertijd beheert elke ondernemer zijn eigen planning en team. De payroll-export naar het sociaal secretariaat verloopt echter voor iedereen op dezelfde, gestroomlijnde manier.
Deze uniforme aanpak verlaagt de administratieve last voor elke franchisenemer en geeft de overkoepelende organisatie een helder inzicht in de prestaties.
Als de administratieve basis goed zit, komt er bovendien meer ruimte voor andere belangrijke zaken. Zo is het voor bedrijven in deze sectoren essentieel om succesvol zakelijke evenementen organiseren, wat bijdraagt aan hun merk en de teamspirit. Door de HR-processen te automatiseren, creëer je de ademruimte voor dat soort strategische initiatieven.
Overstappen naar een nieuw systeem klinkt misschien als een hoop gedoe, maar dat hoeft het absoluut niet te zijn. Een vlotte, goed begeleide overgang is net cruciaal om snel de voordelen van een betere workflow te ervaren. Daarom hebben we het hele proces opgedeeld in drie heldere, hapklare stappen.
Ons doel is simpel: u zo snel en efficiënt mogelijk op weg helpen. Zo merkt u al vanaf de eerste week wat een verschil een slim systeem maakt. Wij zorgen ervoor dat de basis perfect zit, zodat uw sociaal secretariaat kan vertrekken van feilloze data.
Alles begint met een stevig fundament. In de eerste stap importeren we al uw bestaande personeelsgegevens, snel en veilig in het Shyfter-platform. Zo hoeft u niets manueel over te typen en kunnen we meteen van start gaan.
Daarna overlopen we samen de basisinstellingen die specifiek zijn voor uw onderneming. Denk bijvoorbeeld aan:
Deze fase zorgt ervoor dat het platform perfect is afgestemd op uw unieke manier van werken.
Zodra de basis staat, leggen we de effectieve connectie met uw sociaal secretariaat. Dit is vaak het meest technische stukje van de puzzel, maar geen zorgen: ons supportteam loodst u er stap voor stap doorheen. In de meeste gevallen is het gewoon een kwestie van de juiste exportinstellingen te kiezen die naadloos aansluiten op de software van uw payrollpartner.
Het opzetten van deze koppeling is geen lang IT-project. Dankzij onze standaardexports voor alle grote Belgische sociale secretariaten is dit proces in een mum van tijd geklaard. U kiest uw partner, wij doen de rest.
De laatste stap is de belangrijkste: ervoor zorgen dat iedereen vlot met het systeem overweg kan. Dankzij de intuïtieve interface van Shyfter zijn uw managers en medewerkers in minder dan een uur volledig vertrouwd met de planningstool en de mobiele app.
We focussen op een soepele overgang die de dagelijkse werking niet verstoort. Vanaf het moment dat u live gaat, begint u meteen met het verzamelen van correcte data. Dat is de fundering voor een foutloze en vooral stressvrije loonadministratie aan het einde van de maand.
De stap naar een geautomatiseerde workflow roept soms vragen op. Logisch ook. Hieronder pakken we de meest voorkomende vragen over de samenwerking tussen Shyfter en je sociaal secretariaat aan, met duidelijke en geruststellende antwoorden.
Jazeker. Ons platform is specifiek ontworpen om compatibele payroll-exports te genereren voor alle grote sociale secretariaten in België. Denk aan Acerta, Securex, Liantis, Partena, en vele anderen.
De exportbestanden zijn zo opgebouwd dat ze naadloos aansluiten op de software die je dossierbeheerder gebruikt. Dit garandeert een vlotte en foutloze overdracht van de loongegevens, ongeacht met welke partner je samenwerkt. Geen gedoe, geen compatibiliteitsproblemen.
Nee, de overstap is verrassend eenvoudig en snel. We weten dat je data kostbaar is en je tijd beperkt. Daarom hebben we het hele implementatieproces zo ontworpen dat het vlot en soepel verloopt, met volledige ondersteuning van ons team.
De belangrijkste stappen zijn heel overzichtelijk:
Dit is een belangrijke vraag, en het antwoord zit in de duidelijke rolverdeling. Shyfter levert de gevalideerde en correcte basisdata aan: gepresteerde uren, contractgegevens, afwezigheden, en meer. Onze tool minimaliseert de kans op menselijke fouten bij de input drastisch.
Je sociaal secretariaat blijft de eindverantwoordelijke voor de uiteindelijke, correcte loonberekening en de naleving van alle wettelijke verplichtingen. Wij helpen je sociaal secretariaat door hen te voorzien van perfecte, betrouwbare data, wat hun werk aanzienlijk vereenvoudigt en de kans op fouten minimaliseert.
Eigenlijk zorgt deze samenwerking voor een dubbele controle: een geautomatiseerde aan de bron (Shyfter) en een professionele aan het einde (je sociaal secretariaat). Die combinatie geeft jou de grootst mogelijke zekerheid op een vlekkeloze payroll.
Klaar om je planningsproces te revolutioneren?
Shyfter is meer dan alleen een planningstool – het is een complete oplossing voor personeelsbeheer, ontworpen om tijd te besparen, stress te verminderen en zowel werkgevers als werknemers tevreden te houden.
