Het personeelsschema is een juridisch bindend document voor werkgevers. Het bedrijf moet tijdens alle fasen van het opstellen van het schema verschillende aanbevelingen uit het Arbeidswetboek en collectieve overeenkomsten volgen. Dit omvat het respecteren van de wettelijke werktijden, het dateren en ondertekenen van het document, en het zorgen voor duidelijke en leesbare inhoud. Daarnaast moeten ook interne beperkingen zoals productiedoelen, financiële doelstellingen en medewerkerstevredenheid in overweging worden genomen. Het gebruik van planningssoftware helpt bedrijven om conforme schema's te maken terwijl het proces wordt vereenvoudigd.
Een werkschema is een papieren of digitaal document dat de werktijden en verlof van medewerkers vermeldt. Werkgevers gebruiken het om taken toe te wijzen en de werkorganisatie te beheren. Voor medewerkers fungeert het als een routekaart, waardoor ze hun schema voor een bepaalde periode (week, maand, jaar) kunnen bekijken en hun persoonlijke tijd dienovereenkomstig kunnen plannen.
De eerste stap is het definiëren van productiedoelen en personeelsbehoeften. Seizoenspieken of projectdeadlines moeten ook worden overwogen. Sommige sectoren, zoals restaurants, ervaren hogere activiteit tijdens feestdagen, zomer of weekenden.
Zodra de behoeften duidelijk zijn, moet de werkgever een planningsmodel kiezen dat geschikt is voor de industrie en bedrijfsbehoeften. Vaste roosters zijn gebruikelijk, maar sommige sectoren geven de voorkeur aan roterende of flexibele diensten. In roterende roosters veranderen de diensten wekelijks om de werklast gelijkmatig te verdelen, vaak gebruikt in 24/7-sectoren zoals hotels, apotheken of beveiligingsdiensten.
Een goed beheerd schema ondersteunt de productiviteit van medewerkers. Werkgevers moeten zorgen voor goede arbeidsomstandigheden door praktijken toe te passen zoals:
Werkgevers kunnen kiezen tussen papieren of digitale schema's. Digitale tools bieden kant-en-klare sjablonen, aanpasbaar aan de behoeften van het bedrijf. Ze verminderen fouten en besparen tijd, terwijl ze duidelijkere, gemakkelijk aanpasbare formaten bieden.
Het schema moet voldoen aan collectieve overeenkomsten en het Arbeidswetboek. Het moet bevatten:
Het document wordt ingediend bij de arbeidsinspectie, die controleert of het voldoet aan de wettelijke werktijden:
Werkgevers zijn vrij om het formaat te kiezen. Digitale schema's stellen medewerkers in staat om hun diensten altijd te bekijken, in tegenstelling tot papieren schema's die verloren kunnen gaan of beschadigd kunnen raken. Online HR-tools maken ook snelle aanpassingen mogelijk en stellen medewerkers in staat om direct te solliciteren op beschikbare diensten.
Hoewel de wet geen specifieke opzegtermijn oplegt voor het verstrekken van schema's, doen collectieve overeenkomsten dat vaak wel. Zonder een vastgestelde overeenkomst moeten werkgevers ten minste 7 dagen van tevoren het schema verstrekken voordat het van kracht wordt. Vroege communicatie voorkomt:
Als een bedrijf collectieve schema's gebruikt (dezelfde uren voor alle medewerkers of groepen), moet de werkgever deze op een zichtbare, toegankelijke locatie binnen de werkplek tonen. Voor teams buiten de locatie moeten schema's worden gepost op de aangesloten locatie. Elk schema moet gedateerd zijn, ondertekend door de werkgever en naar de arbeidsinspectie worden gestuurd.
Het niet tonen van schema's kan resulteren in een boete van maximaal €750. Het niet indienen van schema's bij de arbeidsinspectie wordt beschouwd als een overtreding, bestraft met een boete van €37.500 en mogelijke gevangenisstraf.
Als elke medewerker een uniek schema heeft, gelden de weergaveverplichtingen niet. Werkgevers zijn ook niet verplicht om papieren kopieën te verstrekken, maar medewerkers moeten nog steeds toegang hebben tot hun schema binnen het bedrijf.
Het gebruik van HR-software wordt aanbevolen voor efficiënte communicatie. Medewerkers kunnen 24/7 online toegang krijgen tot hun schema, en automatische meldingen informeren hen over eventuele wijzigingen. Realtime updates helpen medewerkers om hun persoonlijke plannen van tevoren aan te passen.
Het maken van conforme schema's kan complex zijn, aangezien bedrijven een balans moeten vinden tussen:
HR-software houdt rekening met al deze factoren en genereert automatisch aangepaste schema's. Het systeem zorgt voor naleving van de werktijdregelingen en door de werkgever gedefinieerde uren. Wanneer er wijzigingen optreden, kunnen schema's snel en foutloos worden bijgewerkt. Medewerkers hebben volledige zichtbaarheid en de communicatie verloopt gestroomlijnd.
