El horario del personal es un documento legalmente vinculante para los empleadores. La empresa debe seguir varias recomendaciones establecidas en el Código Laboral y los convenios colectivos durante todas las etapas de la creación del horario. Esto incluye respetar las horas de trabajo legales, fechar y firmar el documento, y asegurar un contenido claro y legible. Además, deben considerarse también las restricciones internas como los objetivos de producción, las metas financieras y la satisfacción de los empleados. Usar software de programación ayuda a las empresas a crear horarios conformes mientras se simplifica el proceso.
Un horario de trabajo es un documento en papel o digital que lista las horas de trabajo y los permisos de los empleados. Los empleadores lo utilizan para asignar tareas y gestionar la organización del trabajo. Para los empleados, actúa como una hoja de ruta, permitiéndoles ver su horario para un período determinado (semana, mes, año) y planificar su tiempo personal en consecuencia.
El primer paso es definir los objetivos de producción y los requisitos de personal. También deben considerarse los picos estacionales o las fechas límite de los proyectos. Algunas industrias, como los restaurantes, experimentan mayor actividad durante las vacaciones, el verano o los fines de semana.
Una vez claras las necesidades, el empleador debe elegir un modelo de programación adecuado para la industria y las necesidades del negocio. Los horarios fijos son comunes, pero algunos sectores prefieren turnos rotativos o flexibles. En los horarios rotativos, los turnos cambian semanalmente para distribuir la carga de trabajo de manera equitativa, a menudo utilizados en industrias 24/7 como hoteles, farmacias o servicios de seguridad.
Un horario bien gestionado apoya la productividad de los empleados. Los empleadores deben asegurar buenas condiciones de trabajo aplicando prácticas como:
Los empleadores pueden elegir entre horarios en papel o digitales. Las herramientas digitales ofrecen plantillas listas para usar, personalizables según las necesidades de la empresa. Reducen errores y ahorran tiempo mientras ofrecen formatos más claros y fácilmente ajustables.
El horario debe cumplir con los convenios colectivos y el Código Laboral. Debe incluir:
El documento se presenta a la inspección laboral, que verifica el cumplimiento de las horas de trabajo legales:
Los empleadores son libres de elegir el formato. Los horarios digitales permiten a los empleados acceder a sus turnos en cualquier momento, a diferencia de los horarios en papel que pueden perderse o dañarse. Las herramientas de RRHH en línea también permiten ajustes rápidos y permiten a los empleados solicitar turnos disponibles directamente.
Aunque la ley no impone un plazo de aviso específico para proporcionar los horarios, los convenios colectivos a menudo sí lo hacen. Sin un acuerdo establecido, los empleadores deben proporcionar al menos 7 días de aviso antes de que el horario entre en vigor. La comunicación temprana previene:
Si una empresa utiliza horarios colectivos (mismas horas para todos los empleados o grupos), el empleador debe exhibirlos en un lugar visible y accesible dentro del lugar de trabajo. Para equipos fuera del sitio, los horarios deben publicarse en la ubicación afiliada. Cada horario debe estar fechado, firmado por el empleador y enviado a la inspección laboral.
No exhibir los horarios puede resultar en una multa de hasta €750. No presentar los horarios a la inspección laboral se considera una infracción, castigable con una multa de €37,500 y posible encarcelamiento.
Si cada empleado tiene un horario único, las obligaciones de exhibición no se aplican. Los empleadores no están obligados a proporcionar copias en papel tampoco, pero los empleados deben tener acceso a su horario dentro de la empresa.
Se recomienda usar software de RRHH para una comunicación eficiente. Los empleados pueden acceder a su horario en línea 24/7, y las notificaciones automáticas les informan de cualquier cambio. Las actualizaciones en tiempo real ayudan al personal a ajustar sus planes personales con anticipación.
Crear horarios conformes puede ser complejo, ya que las empresas deben equilibrar:
El software de RRHH considera todos estos factores y genera automáticamente horarios personalizados. El sistema asegura el cumplimiento con las regulaciones de tiempo de trabajo y las horas definidas por el empleador. Cuando ocurren cambios, los horarios pueden actualizarse rápidamente sin errores. Los empleados tienen visibilidad completa y la comunicación se simplifica.
