Wij zijn enthousiast om u te laten zien hoe Shyfter u zal helpen kostbare tijd te besparen bij het beheren van uw roosters.
Vraag een gratis demoKrijg uw volledig werkende versie van Shyfter en begin met plannen of tijdregistratie in de komende 5 minuten.
Probeer nu gratisEen efficiënte Check In and Out at Work - CIAO RZS procedure is onmisbaar voor elke zaak die draait op flexibele uurroosters. Dit systeem is de moderne opvolger van de prikklok en biedt een digitale, haarfijne tijdregistratie die fouten minimaliseert en de loonadministratie een pak eenvoudiger maakt.
In dynamische sectoren zoals de horeca, retail en evenementen is een traditionele prikklok een recept voor problemen. Fouten in urenstaten, eindeloze discussies over overuren en een administratieve chaos zijn vaak het directe gevolg. Papieren tijdsregistratie is niet alleen een tijdrovende klus, maar ook bijzonder fraudegevolig.
Deze verouderde aanpak leidt onvermijdelijk tot frustraties bij zowel medewerkers als managers. Het handmatig moeten overtypen van uren in een loonsysteem is een bron van menselijke fouten. Fouten die kunnen resulteren in incorrecte uitbetalingen en in het ergste geval zelfs loonconflicten. In de huidige competitieve arbeidsmarkt is dat een risico dat je je niet kan permitteren.
De nood aan efficiëntie wordt nog duidelijker als we naar de huidige arbeidsmarkt kijken. De Belgische werkgelegenheidsgraad bereikte dit jaar 72,6% voor 20- tot 64-jarigen, een lichte daling ten opzichte van het vorige kwartaal. Voor horeca-managers en eventplanners is dit een duidelijk signaal: een modern check-in/out systeem is essentieel om arbeidstekorten op te vangen.
Bovendien is de vacaturegraad van 4,1% de op één na hoogste in de EU, wat neerkomt op zo'n 170.000 openstaande jobs. In sectoren met wisselende roosters leiden manuele registraties vaak tot discussies over de gewerkte uren. Je leest de volledige analyse over de werkgelegenheidsgraad op vrt.be.
Een modern digitaal systeem pakt deze problemen frontaal aan. Het biedt een reeks voordelen die veel verder gaan dan louter tijdregistratie:
De overstap van manuele naar digitale tijdregistratie is geen kostenpost, maar een investering in operationele efficiëntie en een betere werksfeer. Het elimineert de belangrijkste bronnen van conflict en onzekerheid rondom de loonadministratie.
Een platform waarmee je met één klik in- en uitklokt via een app, gekoppeld aan GPS-validatie, minimaliseert fraude en garandeert een feilloze registratie. Dit is ideaal voor franchises en fastfoodketens waar shifts vaak en snel wisselen. Ontdek hoe verouderde timesheets vervangen door een moderne prikklok jouw zaak kan transformeren.
Uiteindelijk is een nauwkeurige tijdregistratie niet enkel een verplichting. Het is een strategisch instrument om je personeel efficiënt te beheren en de focus volledig op de groei van je zaak te leggen.
Oké, hoe werkt dat Check In and Out at Work – CIAO RZS systeem van Shyfter nu in de praktijk? Het hele proces is ontworpen om zo logisch en vlot mogelijk te aan te voelen. Of je nu als medewerker inklokt via je smartphone of met een centrale tablet op de werkvloer, de kern blijft hetzelfde: met één tik start en stop je je werkdag.
Stel je een kelner voor die zijn shift begint in een afgeladen restaurant. In plaats van op zoek te gaan naar een papieren tijdsblad, opent hij gewoon de Shyfter-app op zijn telefoon. Eén druk op 'Start Shift', en hij is ingeklokt. Meteen registreert het systeem zijn starttijd en koppelt die aan de geplande dienst. Simpel.
Of denk aan een winkelmedewerker die toekomt in de zaak. Bij de personeelsingang hangt vaak een tablet aan de muur. Daar tikt die persoon gewoon zijn unieke pincode in en de klus is geklaard. Zo kunnen ook teamleden zonder bedrijfstelefoon of met een platte batterij altijd correct hun uren doorgeven.
Wat dit systeem écht waterdicht maakt, zijn de slimme, ingebouwde controles. Die zijn er niet zomaar. Ze zijn specifiek ontworpen om typische problemen zoals ‘buddy punching’ – waarbij collega’s voor elkaar in- of uitklokken – onmogelijk te maken.
Twee van de krachtigste functies zijn ongetwijfeld:
Hieronder vind je een overzicht van hoe deze verschillende methodes werken en waar ze het best tot hun recht komen.
Elke controlemethode binnen Shyfter heeft zijn eigen kracht. Afhankelijk van de sector en de specifieke noden van je bedrijf, kan je de meest geschikte optie (of een combinatie) kiezen om tijdregistratie waterdicht te maken.
Pincode op tablet Medewerker voert een unieke 4-cijferige code in op een centraal apparaat. Dit is ideaal voor retail, horeca en productielocaties en is toegankelijk voor iedereen, ook zonder smartphone.
GPS-locatiecontrole De app verifieert de locatie van de smartphone bij het inklokken. Dit geeft zekerheid dat er wordt ingeklokt op de juiste locatie (werf, klant, ...) en is perfect voor de bouw, events, thuiszorg en sales.
Fotocontrole Medewerker neemt een selfie bij het in- en uitklokken. Deze methode is geschikt voor alle sectoren waar identiteitsfraude een risico is, omdat het ‘buddy punching’ volledig voorkomt.
IP-adres verificatie Het systeem controleert of het inklokken gebeurt vanaf een goedgekeurd wifi-netwerk. Dit is ideaal voor vaste werkplekken met een beveiligd netwerk, zoals kantoren of co-working spaces.
Deze mechanismen zijn geen doel op zich, maar een middel om een eerlijk en transparant systeem voor iedereen te garanderen.
De onderstaande afbeelding vat het perfect samen: het is de overgang van een chaotische, onzekere papierwinkel naar een gestructureerd digitaal overzicht waar je op kunt bouwen.
Zo schep je met moderne tools eindelijk orde in de administratie van gewerkte uren.
Laten we een voorbeeld nemen uit de retail. Een keten opent een gloednieuwe winkel en een medewerker die normaal in filiaal A werkt, springt een dagje bij in de nieuwe vestiging, filiaal B.
Vroeger was dit een administratieve nachtmerrie. Wie keurt die uren goed? Hoe komen ze op de juiste kostenplaats terecht? Met Shyfter is dat helemaal geen punt. De medewerker rijdt gewoon naar filiaal B en klokt daar in met de app. De GPS-controle ziet meteen dat ze op de juiste, nieuwe locatie is. Haar gewerkte uren worden automatisch aan het juiste project toegewezen, wat de loonverwerking achteraf vlekkeloos laat verlopen.
Deze geautomatiseerde controles zijn geen teken van wantrouwen, maar een garantie voor eerlijkheid en correctheid voor iedereen. Ze beschermen zowel de werkgever tegen fraude als de medewerker tegen fouten in de loonberekening.
De combinatie van dit gebruiksgemak en de ijzersterke controles geeft je het vertrouwen dat elke geregistreerde minuut klopt. Zo kan de focus eindelijk weer liggen op wat écht telt: je klanten bedienen en de zaak laten draaien.
Een Check In and Out at Work - CIAO RZS systeem is pas echt een succes als de configuratie goed zit. Zie het als het fundament van je huis: een doordachte set-up zorgt voor een vlekkeloze, geautomatiseerde tijdregistratie waar iedereen op kan bouwen.
De eerste praktische stap is vaak het installeren van een centrale ‘prikklok’. Een tablet aan de muur bij de personeelsingang is hiervoor een populaire en erg laagdrempelige oplossing. Zo kan iedereen – ook wie zijn bedrijfstelefoon niet bijheeft of met een platte batterij zit – simpelweg in- en uitklokken met een persoonlijke pincode.
Daarna is het tijd om in de instellingen te duiken die het systeem echt waterdicht maken. De geografische afbakening is hier een cruciaal onderdeel van.
Eén van de krachtigste features is de mogelijkheid om een GPS-radius in te stellen rond je zaak. Jij bepaalt de zone waarbinnen medewerkers kunnen inklokken. Stel, je bakent een straal van 50 meter af rond je restaurant. Dan kan een medewerker niet meer inklokken vanop de bushalte aan de overkant van de straat.
Dit garandeert dat de werktijd pas start wanneer iemand effectief op de werkvloer staat. Het is een simpele, eerlijke maatregel die discussies over starttijden meteen in de kiem smoort.
Een correct ingestelde GPS-radius is geen controlemiddel, maar een instrument voor nauwkeurigheid. Het zorgt voor een eerlijke start voor iedereen en beschermt de werkgever tegen onbedoelde kosten.
De flexibiliteit van het systeem is hier een enorm voordeel. Een manager van een fastfoodketen kan bijvoorbeeld voor elke vestiging een aparte GPS-zone definiëren. Zo stem je de tijdregistratie perfect af op de unieke situatie van elk filiaal.
Naast de technische set-up zijn de spelregels, de business rules, minstens even belangrijk. Dit zijn de afspraken die bepalen hoe het systeem gewerkte uren interpreteert en verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan:
Een duidelijk en eerlijk beleid is de sleutel. Communiceer deze regels open en transparant naar je team. Als iedereen weet hoe de uren berekend worden, creëer je vertrouwen en haal je de angel uit mogelijke discussies. Meer details over het hele proces vind je in onze gids over de stappen om een tijdregistratiesysteem te implementeren.
Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat het systeem niet alleen technisch correct werkt, maar ook echt omarmd wordt door je medewerkers. Zo leg je de basis voor een vlekkeloze en volledig geautomatiseerde verwerking van elke gewerkte minuut.
Zelfs met het beste Check In and Out at Work - CIAO RZS systeem gebeurt het. Een medewerker is druk bezig met de kassa afsluiten en vergeet compleet om uit te klokken. Logisch, want het zijn mensen, geen robots. Het goede nieuws is dat een slim systeem zoals Shyfter je de tools geeft om dit soort fouten snel en eerlijk recht te zetten.
De klassieker is natuurlijk die vergeten kloktijd. In plaats van er op het einde van de maand een hele discussie over te moeten voeren, is er een simpele procedure. De medewerker stuurt via de app of een kort berichtje een melding naar zijn manager: "Oeps, vergeten tikken!". Dit alleen al creëert een open sfeer.
Vervolgens kan de manager met een paar klikken de ontbrekende start- of eindtijd manueel aanpassen. Maar – en dit is cruciaal – dat gebeurt niet stiekem. Elke manuele wijziging wordt netjes gelogd.
Een van de meest waardevolle functies hierbij is de aanpassingshistoriek. In deze log zie je precies wie welke wijziging heeft doorgevoerd en wanneer. Dat is geen controlemechanisme, maar een garantie voor transparantie en vertrouwen in je team.
Stel, een manager past de eindtijd van een medewerker aan van 22:05 naar 22:00. Zowel de manager als de medewerker kunnen later perfect zien dat deze correctie is gebeurd. Dit haalt elke vorm van willekeur uit de vergelijking en zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde golflengte zit.
Manuele correcties zijn er niet om te controleren, maar om de realiteit zo exact mogelijk weer te geven. Een toegankelijke historiek van aanpassingen is de beste garantie voor een eerlijk en betrouwbaar tijdregistratiesysteem.
Het correct beheren van deze foutjes is meer dan een detail. De RSZ meldde dat het arbeidsvolume dit jaar met 1,2% steeg, maar tegelijkertijd daalde bij de cruciale leeftijdsgroep van 25- tot 39-jarigen met 0,4%. Dat is precies de ruggengraat van sectoren als horeca en retail. Een vergeten check-out kan daar direct leiden tot onbetaalde overuren of discussies over het loon.
En in sectoren met veel studenten en flexi-jobbers, waar het aantal toegestane uren per jaar (nu tot 650) heilig is, telt elke minuut. Een correcte registratie is dus geen luxe, maar een noodzaak. Wil je dieper graven? Lees dan de volledige arbeidsmarktanalyse van het eerste kwartaal.
De laatste stap in dit proces is de validatie. Op het einde van de betaalperiode (of dat nu wekelijks of maandelijks is) overloopt de manager alle geregistreerde uren. Dit is hét moment om de laatste puntjes op de i te zetten voor alles definitief wordt goedgekeurd. Een paar typische zaken om dan te checken:
Zodra de manager de urenstaat valideert, worden de data ‘bevroren’. Vanaf dan zijn ze klaar voor de loonverwerking. Deze laatste controle garandeert een feilloze payroll en, nog belangrijker, voorkomt een hoop frustratie achteraf.
Uiteindelijk is het doel van een Check In and Out at Work - CIAO RZS systeem heel simpel: een snelle, correcte en vooral stressvrije loonverwerking. Shyfter slaat hier precies de juiste brug tussen wat er écht op de werkvloer gebeurt en de cijfers van uw payroll. Elke gevalideerde kloktijd wordt zo de basis van een waterdicht administratief proces.
Geregistreerde uren, inclusief alle toeslagen voor avondwerk of overuren en de verwerkte afwezigheden, smelten automatisch samen tot heldere, bruikbare rapporten. Gedaan met het handmatig samentellen van urenstaten of het overtypen van data in wankele Excel-sheets.
Het échte voordeel zit ‘m in de automatisering die na het tikken volgt. U hoeft geen data meer manueel te exporteren en te hopen dat die correct wordt geïmporteerd. Shyfter is net ontworpen om naadloos samen te werken met de tools die u al in huis heeft.
Dit maken we mogelijk door directe integraties met meer dan 50 sociale secretariaten en boekhoudpakketten in België. Deze connectie zorgt ervoor dat de gevalideerde prestaties met enkele klikken worden doorgestuurd in het juiste formaat, helemaal klaar voor verwerking door uw loonpartner. Neem een kijkje in de volledige lijst en ontdek hoe u kunt koppelen met uw favoriete payroll partners.
Dit hele proces elimineert niet alleen uren aan manueel werk; het reduceert ook de kans op menselijke fouten tot quasi nul.
Het genereren van een correct payroll-bestand wordt hiermee een eenvoudige taak die u wekelijks of maandelijks in een paar minuten afrondt. Het proces ziet er doorgaans zo uit:
Deze efficiëntie is geen abstract concept. Cijfers tonen aan dat nauwkeurige urenregistratie essentieel is. Zeker nu. In het eerste kwartaal van dit jaar registreerde Statbel nog een daling van 1,8% in de index van gewerkte uren in de handel en reparatie. Zonder een geautomatiseerde check-in/out riskeren bedrijven fikse boetes van sociale inspecties voor incorrecte tijdregistratie.
Een kmo die wekelijks een halve dag kwijt was aan de loonadministratie, heeft dit proces met Shyfter weten te herleiden tot amper 15 minuten. Dit is geen uitzondering, maar de standaard voor wie de stap naar volledige automatisering zet.
Die tijdsbesparing is pure winst. Winst die u kunt investeren in de groei van uw zaak, in plaats van in administratieve rompslomp. Het is de laatste, en misschien wel belangrijkste, schakel in een modern personeelsbeheer.
Duik je in de wereld van digitale tijdregistratie zoals Check In and Out at Work (CIAO RZS)? Dan zit je ongetwijfeld met een paar praktische vragen. Logisch ook. Hieronder geven we antwoord op de vragen die we het vaakst horen, lekker to the point en zonder technisch jargon.
Geen paniek, dat gebeurt in de beste families. Hoewel de app op de eigen smartphone superhandig is, raden we altijd aan om een centrale tablet op de werkvloer te installeren. Zie het als de moderne versie van de klassieke prikklok.
Iedereen, ook die collega zonder smartphone of met een lege batterij, kan dan simpelweg in- en uitklokken met een persoonlijke code. Het is een robuuste oplossing die altijd werkt. En voor die ene keer dat het toch misloopt, kan een manager achteraf perfect een gemiste kloktijd manueel corrigeren. Volledig transparant en traceerbaar.
Absoluut, zolang je het correct aanpakt. De sleutelwoorden hier zijn noodzaak en transparantie. Je moet kunnen aantonen dat je deze gegevens nodig hebt voor een correcte loonverwerking – en dat is exact waarvoor ze dienen.
Cruciaal om te weten: de GPS-functie registreert de locatie enkel op het precieze moment van in- of uitklokken. Er is dus absoluut geen sprake van continue tracking. De foto dient enkel als snelle, visuele check om te voorkomen dat collega's voor elkaar inklokken ('buddy punching').
Zorg ervoor dat je je team helder en vooraf informeert over welke data je verzamelt en waarom. De beste manier om dit waterdicht te maken? Neem de procedures op in je arbeidsreglement. Shyfter is trouwens specifiek ontworpen om aan deze strenge Belgische privacyvereisten te voldoen.
Open communicatie hierover is echt de basis voor een vlotte en wettelijk correcte implementatie.
Flexibiliteit is hier het codewoord. In de instellingen van Shyfter bepaal je zelf de spelregels voor pauzes. Medewerkers kunnen perfect manueel hun pauze starten en stoppen, wat ideaal is voor onvoorspelbare momenten.
Anderzijds kun je ook kiezen voor een geautomatiseerde aanpak. Dit is een slimme zet om zeker te zijn dat je de arbeidswetgeving respecteert. Je kan bijvoorbeeld instellen dat er na 6 uur onafgebroken werk automatisch 30 minuten onbetaalde pauze wordt afgetrokken. Zo is de loonberekening altijd correct en vermijd je discussies achteraf.
Jazeker, en eerlijk gezegd is dit een van de functies die je het meeste administratieve kopzorgen zal besparen. Het hele punt van een digitaal systeem is om die manuele processen te elimineren.
Shyfter is ontworpen om vlot samen te werken met meer dan 50 Belgische sociale secretariaten en een resem boekhoudpakketten. Met een paar klikken genereer je een exportbestand met alle gevalideerde loongegevens. Dit bestand is perfect opgemaakt voor je loonpartner. Gedaan met overtikken, en vooral: gedaan met de fouten die daarbij onvermijdelijk de kop opsteken.
Klaar om je planningsproces te revolutioneren?
Shyfter is meer dan alleen een planningstool – het is een complete oplossing voor personeelsbeheer, ontworpen om tijd te besparen, stress te verminderen en zowel werkgevers als werknemers tevreden te houden.
