Wij zijn enthousiast om u te laten zien hoe Shyfter u zal helpen kostbare tijd te besparen bij het beheren van uw roosters.
Vraag een gratis demoKrijg uw volledig werkende versie van Shyfter en begin met plannen of tijdregistratie in de komende 5 minuten.
Probeer nu gratisVoor elk schoonmaakbedrijf is een waterdicht systeem voor check in and out at work geen extraatje, maar pure noodzaak. Het is de motor achter een correcte loonverwerking en een soepele operationele werking – twee absolute pijlers voor wie succes wil boeken in deze sector. De tijd van manuele methodes is echt voorbij; moderne digitale oplossingen zijn de norm geworden omdat ze een precisie en transparantie bieden die je met pen en papier simpelweg niet kunt evenaren.
In de schoonmaakwereld, waar je medewerkers vaak op wisselende locaties en buiten de klassieke kantooruren aan de slag zijn, is een feilloze urenregistratie de basis van een gezond bedrijf. Papieren timesheets en Excel-lijstjes? Die horen thuis in het verleden. Ze zijn niet alleen een enorme tijdverspilling en een bron van fouten, maar bieden ook geen enkele bescherming tegen misverstanden of fraude. Eén kleine fout in de registratie kan al snel leiden tot foute loonbrieven, wat voor frustratie zorgt bij je personeel en een administratieve nachtmerrie voor jou.
De overstap naar een digitaal systeem is dé oplossing voor deze problemen. Het vormt de onmisbare schakel tussen de uren die op de werkvloer worden gepresteerd en een correcte, stipte verloning. En dat is precies waar de kracht van een geïntegreerd systeem zoals Shyfter naar voren komt. Het gaat allang niet meer enkel over het registreren van een begin- en einduur. Het is een totaaloplossing, perfect afgestemd op de dynamische realiteit van schoonmaakbedrijven.
Een modern tijdregistratiesysteem doet zoveel meer dan de basis. Deze tools zijn specifiek ontworpen om de dagelijkse uitdagingen van de sector het hoofd te bieden en de administratieve last drastisch te verlichten.
Enkele functies die echt het verschil maken:
Deze technologische hulpmiddelen halen niet alleen de administratieve rompslomp weg, maar verhogen ook de nauwkeurigheid van je payroll exponentieel. Ze bouwen aan een transparante en eerlijke basis voor het beheer van je personeel.
Het doel is simpel: een waterdicht systeem dat garandeert dat elke gewerkte minuut correct wordt geregistreerd en verloond. Dit schept vertrouwen bij je medewerkers en geeft jou als manager de gemoedsrust dat alles vlot en volgens de regels verloopt.
In de Belgische context is een correcte registratie van uren absoluut essentieel voor een correcte RSZ-aangifte. Fouten in de urenregistratie kunnen leiden tot ingewikkelde rechtzettingen en zelfs boetes. Een digitaal systeem minimaliseert dit risico door een betrouwbare datastroom te creëren die rechtstreeks kan worden gebruikt voor de loonverwerking. Je hoeft niet langer manueel uren te verzamelen, te controleren en door te sturen naar je sociaal secretariaat. De data is accuraat, onmiddellijk beschikbaar en volledig traceerbaar.
Door deze processen te automatiseren, bespaar je niet alleen kostbare tijd, maar verhoog je ook de algemene efficiëntie van je bedrijf. Wil je meer weten over hoe gespecialiseerde software jouw schoonmaakbedrijf kan ondersteunen? Neem dan een kijkje in onze gids over planningsoftware voor schoonmaakbedrijven. Dit legt de fundering voor een vlekkeloze administratie en een perfecte naleving van al je sociale verplichtingen.
Een krachtig systeem opzetten hoeft gelukkig niet ingewikkeld te zijn. De sleutel tot succes zit ‘m in een doordachte configuratie die naadloos aansluit bij de unieke werkwijze van jouw schoonmaakbedrijf. Het doel? Een systeem dat voor je medewerkers intuïtief aanvoelt en voor jou als manager een waterdichte garantie op correcte data biedt.
De overstap van papier naar digitaal maakt de hele keten eenvoudiger, van het inklokken op locatie tot de finale loonverwerking. Je knipt er de manuele tussenstappen uit, wat de kans op fouten drastisch verkleint en de efficiëntie een flinke boost geeft.
Laten we eens dieper duiken in hoe je dit concreet aanpakt.
Eén van de grootste uitdagingen in de schoonmaak is het controleren van de aanwezigheid op de juiste locatie, op het juiste moment. Met de functie check in and out at work via een mobiele app los je dit eenvoudig op met GPS-geofencing.
Heel simpel: voor elke klantlocatie baken je op een kaart een virtuele perimeter af, een zogenaamde ‘zone’. Medewerkers kunnen vervolgens enkel in- of uitklokken wanneer hun smartphone zich fysiek binnen die vooraf bepaalde zone bevindt. Zo heb je onweerlegbaar bewijs van aanwezigheid en voorkom je elke discussie over aankomst- en vertrektijden.
Stel je voor: een medewerker moet op één dag drie verschillende kantoren schoonmaken.
Dit garandeert dat je enkel de effectief gepresteerde uren per klant factureert én verloont. Geen giswerk meer.
Een andere, helaas veelvoorkomende, zorg is ‘buddy punching’: een collega die in- of uitklokt voor iemand anders. GPS-verificatie maakt dit al een stuk lastiger, maar fotocontrole voegt nog een extra laag zekerheid toe.
Wanneer je deze functie activeert, moet de medewerker bij elke tikklokactie een selfie nemen. Deze foto wordt samen met de tijd- en locatiedata opgeslagen. Zo kan je altijd visueel bevestigen wie de actie heeft uitgevoerd. Het is een simpele maar uiterst effectieve maatregel om de integriteit van je data te waarborgen.
De combinatie van GPS- en fotoverificatie creëert een sluitend systeem. Je weet niet alleen waar en wanneer iemand klokt, maar ook wie het daadwerkelijk is.
De gebruiksvriendelijkheid van zo'n app is cruciaal. Een heldere interface met duidelijke feedback zorgt ervoor dat je personeel het systeem snel oppikt en minimaliseert de kans op fouten.
Het correct beheren van pauzes is cruciaal om conform de Belgische arbeidswetgeving te blijven. Een goed tijdregistratiesysteem geeft je de flexibiliteit om pauzeregels in te stellen die passen bij de realiteit van jouw bedrijf.
Je hebt doorgaans twee opties:
Wat is de beste keuze? Dat hangt af van je operationele werking. Voor veel schoonmaakbedrijven is een combinatie van beide een gouden middenweg. Een automatische middagpauze kan je bijvoorbeeld combineren met de mogelijkheid voor korte, manueel geregistreerde pauzes. Op die manier bouw je een systeem dat zowel betrouwbaar is voor je administratie als flexibel voor je team op de werkvloer.
Onverwachte afwezigheden zijn een harde realiteit in elke sector. Maar voor een schoonmaakbedrijf kan één zieke medewerker de hele planning voor die dag overhoop gooien. Het traditionele circus van telefoontjes, sms'jes en papieren verlofbriefjes is niet alleen een enorme tijdvreter, maar ook een broeihaard voor misverstanden en vertragingen. Het is hoog tijd om die chaos te vervangen door helderheid en controle.
Als je het systeem voor check in and out at work eenmaal op de rit hebt, is het digitaliseren van verlof & afwezigheden de logische volgende stap. Hiermee centraliseer je alle communicatie en administratie rondom afwezigheid op één overzichtelijk platform.
De grootste winst van digitalisering? De autonomie die je je medewerkers geeft. Via een mobiele app regelen ze zelfstandig en op elk moment hun zaken. Dat haalt een enorme druk van jouw schouders als manager.
De voordelen voor je team spreken voor zich:
Deze aanpak maakt het hele proces een stuk transparanter en efficiënter. Je personeel voelt zich meer verantwoordelijk en de constante stroom aan telefoontjes en mailtjes droogt aanzienlijk op.
Terwijl je medewerkers genieten van het gebruiksgemak, krijg jij als manager een krachtig instrument in handen. Alle aanvragen komen binnen op één gecentraliseerd dashboard, waar je de volledige context hebt om de juiste beslissing te nemen.
Je ziet meteen wie er die dag nog meer afwezig is en of de planning in de knoei komt. Met één klik keur je een aanvraag goed of weiger je ze. Een goedgekeurde afwezigheid wordt automatisch in de planning verwerkt. Zo zie je onmiddellijk waar er een gat valt en kun je proactief een vervanger zoeken. Gedaan met dubbele boekingen en communicatiefouten.
Een digitaal systeem verandert reactief brandjes blussen in proactief plannen. Je hebt op elk moment een accuraat en up-to-date overzicht van de beschikbaarheid van je volledige team.
Die efficiëntie is geen luxe, zeker niet met de recente trends. Het ziekteverzuim in België bereikt alarmerende pieken. Belgische werknemers zijn gemiddeld 1,36 keer per jaar ziek afwezig – een stijging van een vijfde vergeleken met voor de coronaperiode. De afschaffing van het ziektebriefje voor één dag afwezigheid heeft dit flink versneld, met een toename van 44 procent in het aantal afwezigheden sinds die maatregel.
Elk bedrijf heeft zijn eigen regels en types afwezigheden. Een modern systeem laat je toe om deze volledig op maat in te stellen. Denk bijvoorbeeld aan:
Voor elk type kun je specifieke regels instellen, en de saldi worden automatisch bijgehouden. Dit maakt komaf met complexe Excel-sheets en manuele berekeningen. De software zorgt ervoor dat de verloftellers altijd kloppen, wat essentieel is voor een juiste loonverwerking en duidelijke communicatie naar je personeel. Ontdek hoe je met de juiste tools verlof en afwezigheid moeiteloos kunt beheren. Zo garandeer je de continuïteit van je dienstverlening, zelfs wanneer het onverwachte gebeurt.
Een slim softwaresysteem is een fantastisch hulpmiddel, maar het rendeert pas echt als het ondersteund wordt door een helder en transparant intern beleid. Voor jouw schoonmaakbedrijf betekent dit dat de regels rond in- en uitchecken en het beheer van verlof en afwezigheden voor iedereen glashelder moeten zijn.
Een goed uitgewerkt beleid, netjes vastgelegd in je arbeidsreglement, is goud waard. Het voorkomt discussies, schept vertrouwen en zorgt ervoor dat je juridisch stevig in je schoenen staat. Zie het niet als een formaliteit, maar als de handleiding die je medewerkers nodig hebben om het systeem correct te gebruiken. Het is de basis voor een eerlijke en consequente aanpak binnen je hele team.
Je arbeidsreglement is dé plek om de spelregels officieel vast te leggen. Door er specifieke clausules in op te nemen, zorg je ervoor dat elke medewerker perfect weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Dat biedt duidelijkheid en rechtszekerheid voor iedereen.
Denk bijvoorbeeld aan dit soort concrete clausules:
Door deze regels expliciet te formuleren, creëer je een voorspelbaar kader. Iedereen weet waar hij aan toe is, wat de kans op misverstanden en conflicten aanzienlijk verkleint.
Naast je interne beleid moet je uiteraard rekening houden met de Belgische arbeidswetgeving. Een digitaal tijdregistratiesysteem verzamelt nu eenmaal data, en daar zijn strikte regels aan verbonden.
Een correcte naleving van de wetgeving rond arbeidsduur en rusttijden is absoluut essentieel. Je systeem helpt je om dit te monitoren, maar jij blijft de eindverantwoordelijke. Zorg ervoor dat de geregistreerde uren nooit de wettelijke limieten overschrijden en dat de verplichte pauzes en wekelijkse rusttijden gerespecteerd worden. Dit is een kernelement bij controles door de sociale inspectie en voor een correcte RSZ-aangifte.
De data uit je tijdregistratiesysteem is niet zomaar administratie; het is juridisch bewijsmateriaal. Een correcte en conforme registratie beschermt zowel jou als je medewerkers en is onmisbaar voor een gezonde bedrijfsvoering.
Ziekteverzuim blijft de voornaamste oorzaak van afwezigheid in België. Er is een duidelijk verschil zichtbaar tussen bedrijfsgroottes: bij de grootste bedrijven (met meer dan 500 werknemers) ligt het ziekteverzuim aanzienlijk hoger dan bij kleine werkgevers. Dit onderstreept nog maar eens de noodzaak van een robuust beleid, hoe groot of klein je KMO ook is. Je kunt meer lezen over deze trends op de website van Acerta.
Het gebruik van technologieën zoals GPS-tracking en fotocontrole bij het inklokken is wettelijk toegestaan, maar zeker niet zonder voorwaarden. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) legt hier strikte regels op.
Je moet aan een aantal belangrijke principes voldoen:
Door deze juridische aspecten proactief aan te pakken, zorg je ervoor dat je efficiënte systeem ook op wettelijk vlak volledig waterdicht is.
Een digitaal systeem voor check-in/out en het beheer van verlof & afwezigheden is handig, maar de échte winst zit ‘m in de volgende stap. De ware kracht schuilt in de naadloze koppeling met je loonadministratie en de waardevolle inzichten die je eruit haalt. Dit is het sluitstuk van het hele proces: waar data wordt omgezet in actie, efficiëntie en groei.
Wanneer je tijdregistratiesysteem direct praat met je payrollsoftware, creëer je een feilloze datastroom. Alle geregistreerde uren, overuren en goedgekeurde afwezigheden staan automatisch en correct klaar voor je sociaal secretariaat. Gedaan met die manuele data-invoer.
Het handmatig overtypen van urenstaten is niet alleen tijdrovend, maar ook een recept voor problemen. Eén tikfoutje kan al leiden tot een foute loonbrief, met alle frustraties en administratieve rechtzettingen van dien. Door dit te automatiseren, bespaar je maandelijks uren aan repetitief werk en krik je de nauwkeurigheid van je loonadministratie op tot bijna 100%.
De integratie met payrollsoftware verandert de manier waarop je administratie voert. Het is een directe brug tussen de prestaties op de werkvloer en de uiteindelijke loonstrook.
De voordelen van zo'n directe koppeling zijn aanzienlijk:
Shyfter biedt naadloze integraties met tal van sociale secretariaten en payrollpartners. Ontdek meer over de payroll-partners die we ondersteunen om je administratie te verlichten.
Naast de efficiëntieslag in je loonadministratie, ontgrendelt een geïntegreerd systeem een schat aan data. De rapportagemogelijkheden geven je diepgaande inzichten in de werking van je team en de rendabiliteit van je projecten. Je stapt af van buikgevoel en begint te sturen op basis van harde feiten.
Rapporten zijn niet zomaar cijfers; het is de spiegel van je bedrijfsvoering. Ze tonen je precies waar de sterktes liggen en waar er ruimte is voor verbetering.
De inzichten die je kan opdoen zijn divers en strategisch:
Deze datagedreven aanpak stelt je in staat om strategische beslissingen te nemen die de productiviteit en winstgevendheid van je schoonmaakbedrijf duurzaam verhogen. Je beheert niet langer enkel de dagelijkse operaties; je bouwt actief aan de toekomst van je onderneming.
De overstap naar een digitaal systeem voor urenregistratie en verlof roept in de praktijk vaak wat vragen op. Logisch ook. Om je op weg te helpen, hebben we de meest voorkomende vragen die we van schoonmaakbedrijven krijgen hier op een rijtje gezet.
Ja, dat mag, maar je moet wel aan een paar strikte spelregels voldoen. Het belangrijkste is dat je een duidelijk en gerechtvaardigd doel hebt, zoals controleren of je medewerker op de juiste werf is en fraude met prikklokken tegengaan.
Je bent verplicht om je medewerkers hier glashelder over te informeren. De beste manier om dit te tackelen? Neem de hele procedure en het doel ervan op in je arbeidsreglement. Zo weet iedereen waar hij aan toe is en voorkom je discussies.
En uiteraard moet alles 100% GDPR-conform zijn. Dat betekent dat je de data veilig bewaart en alleen gebruikt voor het doel waarvoor je ze verzameld hebt.
Moderne systemen zijn precies voor die realiteit gebouwd. Voor elke klantlocatie kan je een unieke gps-zone instellen op een kaart. Een medewerker klokt simpelweg uit op locatie A, rijdt naar locatie B, en klokt daar weer in zodra hij binnen de nieuwe zone arriveert.
De reistijd tussen de werven wordt zo in principe niet als werktijd gerekend, tenzij jouw bedrijfsbeleid of een CAO iets anders voorschrijft. Dit zorgt voor een vlijmscherpe registratie van de effectieve uren per klant. En dat is natuurlijk essentieel voor een correcte facturatie én een eerlijke verloning.
De sleutel tot succes is de flexibiliteit van je systeem. Het moet zich aanpassen aan de realiteit van je team, niet andersom. Een slimme configuratie zorgt ervoor dat zelfs de meest complexe werkdagen correct en zonder gedoe worden vastgelegd.
Dat gebeurt, we zijn allemaal mensen. Gelukkig hebben digitale systemen hier handige oplossingen voor. Meestal krijgt de manager een automatische melding als er iets niet klopt, bijvoorbeeld wanneer een shift eindigt maar er geen uitklok is geregistreerd.
De manager kan de ontbrekende tijden dan gewoon manueel corrigeren na een kort overleg met de medewerker. Zo ben je er zeker van dat de data voor de loonverwerking altijd compleet en juist is. Ons advies: zet hierover een duidelijke procedure op papier, zodat iedereen weet hoe je met zo'n situatie omgaat.
Absoluut. Een goed personeelsplatform laat je toe om een hele reeks afwezigheidstypes te configureren, helemaal op maat van jouw bedrijf. Denk maar aan:
Voor elk type kan je specifieke regels instellen. De saldi, zoals het aantal resterende vakantiedagen, worden daarna volledig automatisch bijgehouden. Dit centraliseert je hele afwezigheidsbeheer en geeft zowel jou als je medewerkers op elk moment een helder en actueel overzicht. Geen gedoe meer met losse Excel-sheets
Klaar om je planningsproces te revolutioneren?
Shyfter is meer dan alleen een planningstool – het is een complete oplossing voor personeelsbeheer, ontworpen om tijd te besparen, stress te verminderen en zowel werkgevers als werknemers tevreden te houden.
