Wij zijn enthousiast om u te laten zien hoe Shyfter u zal helpen kostbare tijd te besparen bij het beheren van uw roosters.
Vraag een gratis demoKrijg uw volledig werkende versie van Shyfter en begin met plannen of tijdregistratie in de komende 5 minuten.
Probeer nu gratisGaat je bedrijf binnenkort dicht voor de jaarlijkse vakantie? Dan is de kans groot dat je medewerkers hebt die nog niet genoeg vakantiedagen hebben opgebouwd om die hele periode te overbruggen. De regeling rond tijdelijke werkloosheid wegens collectieve sluiting is precies voor die situaties in het leven geroepen. Het biedt een financieel vangnet: je werknemer ontvangt een uitkering van de RVA, waardoor het inkomensverlies beperkt blijft.
Wanneer een bedrijf besluit om de deuren tijdelijk te sluiten voor de jaarlijkse vakantie, gaan in principe alle medewerkers tegelijk met verlof. Dit is een courante praktijk in heel wat sectoren, van de bouw tot de productie, maar het creëert een specifieke uitdaging voor werknemers met onvoldoende vakantierechten.
Denk maar aan die nieuwe kracht die pas in juli is gestart, of aan een medewerker die recent is overgestapt van een deeltijds naar een voltijds contract. Zij hebben simpelweg nog niet de kans gehad om een volledig saldo aan vakantiedagen op te bouwen en dreigen zonder inkomen te vallen tijdens de sluiting.
Het is cruciaal om het juiste onderscheid te maken met tijdelijke werkloosheid om economische redenen. Een collectieve sluiting voor de jaarlijkse vakantie is een geplande en voorspelbare onderbreking van de werkzaamheden. Economische werkloosheid, daarentegen, is een reactie op onverwachte tegenslag, zoals een plotse daling in bestellingen of productieproblemen.
Deze regeling is dus specifiek bedoeld als sociaal vangnet in een welbepaalde, geplande situatie. Het zorgt ervoor dat werknemers niet de dupe worden van een collectieve beslissing waar ze zelf geen controle over hebben.
De regeling van tijdelijke werkloosheid wegens collectieve sluiting is specifiek ontworpen om een inkomensverlies te dekken wanneer een werknemer onvoldoende vakantierechten heeft opgebouwd om een verplichte sluitingsperiode te overbruggen.
Voor managers in de horeca, retail of de evenementensector is een correcte toepassing van de procedure essentieel. Een sluitende personeelsadministratie en het vermijden van boetes staan hierbij centraal. Zeker in deze dynamische omgevingen, met veel seizoenswerk en wisselend personeel, komt deze situatie vaak voor.
In de Belgische horeca en retail is dit fenomeen wijdverspreid, vooral tijdens de klassieke zomer- of kerstperiodes. De voorwaarden van de RVA zijn glashelder: de sluiting moet uitsluitend omwille van de jaarlijkse vakantie zijn, niet om andere operationele redenen. Dit benadrukt hoe belangrijk het is om de opgebouwde vakantierechten van elke medewerker nauwkeurig bij te houden, wat een hele klus kan zijn. Meer details over de specifieke voorwaarden vind je bijvoorbeeld op de website van Securex.be.
Om als werkgever tijdelijke werkloosheid wegens collectieve sluiting correct toe te passen, moet je een aantal strikte wettelijke voorwaarden van de RVA volgen. Zie het niet als een simpele formaliteit; elke stap moet juridisch waterdicht zijn om discussies achteraf te vermijden.
De eerste, en meteen ook cruciale, stap is het officieel vastleggen van de sluitingsperiode. De wet voorziet hiervoor een duidelijke hiërarchie. De beslissing neem je bij voorkeur binnen de ondernemingsraad. Is die er niet in je bedrijf? Dan volstaat een akkoord met de vakbondsafvaardiging. Wanneer ook die ontbreekt, moet je een collectief akkoord sluiten met al je werknemers.
Zodra de data vastliggen, moeten deze verplicht worden opgenomen in het arbeidsreglement. Hiervoor volg je natuurlijk de correcte procedure voor een wijziging. Deze formele stap bewijst dat het om een collectieve beslissing gaat en niet zomaar een willekeurige onderbreking van het werk.
De allerbelangrijkste voorwaarde draait om de vakantierechten van je werknemer. Hij kan pas een uitkering krijgen als hij voor de sluitingsperiode onvoldoende betaalde vakantiedagen heeft. En, heel belangrijk: dit tekort mag niet zijn eigen schuld zijn.
Stel het je voor als een ‘lege verlof-portemonnee’ aan het begin van de collectieve sluiting. De werknemer heeft geen dagen meer om op te nemen, door omstandigheden waar hij zelf niets aan kon doen. Denk bijvoorbeeld aan:
Heeft een werknemer zijn dagen bewust opgespaard en ervoor gekozen ze vlak vóór de collectieve sluiting op te nemen? Dan ziet de RVA dit als vrijwillige werkloosheid. In dat scenario heeft hij geen recht op een uitkering.
Hoewel de basisregel helder is, zijn er een paar belangrijke nuances. Een werknemer moet bijvoorbeeld altijd éérst zijn wettelijke vakantiedagen, eventuele jeugdvakantie of seniorvakantie uitputten. Pas daarna kan hij aanspraak maken op een werkloosheidsuitkering voor de resterende dagen van de sluiting.
Een specifieke situatie doet zich voor bij uitzendkrachten. Zij kunnen ook in aanmerking komen, maar enkel op voorwaarde dat hun tewerkstelling bij dezelfde gebruiker wordt voortgezet na de collectieve sluiting. De RVA is hier erg waakzaam op en controleert of er geen contracten worden afgesloten met als enige doel een uitkering te verkrijgen tijdens de sluiting. Wil je een breder overzicht van wat er nog verandert in de wetgeving? Lees dan ons artikel over de sociale wetgeving in België.
Het tekort aan vakantiedagen mag nooit het gevolg zijn van de eigen keuze van de werknemer. Als hij zijn vakantie bewust vóór de sluitingsperiode heeft opgenomen, kan hij geen uitkering claimen voor de dagen die hij tekortkomt.
Een vlekkeloze administratie is de hoeksteen van een zorgeloze collectieve sluiting. Door de procedure nauwgezet te volgen, voorkomt u niet alleen vervelende sancties, maar garandeert u ook dat uw werknemers hun uitkering op tijd ontvangen. Dit stappenplan gidst u door alle verplichte formaliteiten.
De eerste en meest cruciale stap is de officiële melding van de collectieve sluiting aan de RVA. Deze communicatie moet de sluitingsdata bevatten, samen met de namen, voornamen en rijksregisternummers van de betrokken werknemers.
Let goed op de timing: deze melding moet gebeuren op de eerste werkdag na de beslissing tot sluiting, en uiterlijk op de eerste effectieve werkloosheidsdag.
Deze melding moet verplicht elektronisch gebeuren via de portaalsite van de sociale zekerheid. Een laattijdige of onjuiste mededeling kan de uitkeringsaanvraag voor uw personeel in het gedrang brengen, dus zet een dikke rode cirkel rond deze deadline in uw agenda.
Transparantie naar uw personeel toe is de logische volgende stap. U bent verplicht om een document met de data van de collectieve sluiting uit te hangen op een goed zichtbare plaats in de onderneming. Dit moet u ten laatste op de eerste effectieve werkloosheidsdag doen.
Dit document moet een paar vaste elementen bevatten:
Heldere communicatie neemt onzekerheid weg en zorgt ervoor dat uw medewerkers perfect weten welke stappen zij moeten ondernemen.
Nog vóór de sluitingsperiode van start gaat, moet u elke betrokken werknemer een controlekaart C3.2A bezorgen. Dit formulier is essentieel voor de RVA, want de werknemer gebruikt het om zijn werkloosheidsdagen aan te geven. Gelukkig is de elektronische versie sinds kort de standaard, wat het proces een stuk vlotter maakt.
De werknemer moet deze kaart vanaf de eerste sluitingsdag bijhouden en op het einde van de maand indienen bij zijn uitbetalingsinstelling (vakbond of Hulpkas). Zonder deze kaart kan er simpelweg geen uitkering worden betaald.
Deze afbeelding toont helder aan wanneer de regeling van tijdelijke werkloosheid een optie wordt: het start bij een collectieve beslissing en is enkel van toepassing op werknemers die onvoldoende vakantiedagen hebben opgebouwd.
De laatste stap in het proces is de elektronische aangifte van het sociaal risico, beter bekend als de ASR. Aan het einde van de maand waarin de collectieve sluiting viel, doet u een ASR-aangifte (scenario 5) voor de dagen tijdelijke werkloosheid. Deze aangifte geeft de RVA de nodige informatie om de uitkering correct te berekenen en uit te betalen.
Bij een collectieve sluiting wegens jaarlijkse vakantie is de RVA-regelgeving heel duidelijk: enkel werknemers die buiten hun eigen schuld onvoldoende vakantiedagen hebben, komen in aanmerking. Voor de aangiften schrijft de RVA specifiek het gebruik van code 5.6 voor. Voor managers in de franchise- of horecasector is dit een detail dat u niet over het hoofd mag zien. Een goede planningstool kan hierbij helpen om fouten te vermijden en de administratieve last te verlichten.
De ASR-aangifte is de sluitsteen van de hele procedure en hangt nauw samen met andere administratieve verplichtingen. Benieuwd hoe u ook andere processen vlot laat verlopen? Lees dan zeker onze gids over de Dimona-aangifte. Een tool als Shyfter kan dit proces sterk vereenvoudigen door de nodige data direct te exporteren naar uw sociaal secretariaat. Zo minimaliseert u de kans op fouten en bespaart u kostbare tijd.
Wanneer je werknemers in tijdelijke werkloosheid wegens collectieve sluiting gaan, verandert de samenstelling van hun inkomen aanzienlijk. Het normale loon valt weg en maakt plaats voor een uitkering van de RVA. Logisch, maar dit heeft een directe impact op de loonbrief en vraagt om een correcte berekening om financiële verrassingen te vermijden.
De basisregel van de RVA is op zich eenvoudig: de werknemer ontvangt 65% van zijn gemiddelde dagloon. Toch is er een belangrijke nuance die je niet over het hoofd mag zien. De RVA werkt namelijk met een loonplafond. Verdient een werknemer meer dan dat grensbedrag, dan wordt de uitkering berekend op basis van het geplafonneerde loon en dus niet op zijn volledige brutoloon.
Laten we dit even concreet maken. Stel, een medewerker in de retail heeft een brutoloon dat netjes onder het RVA-plafond blijft. Tijdens de collectieve sluiting zal zijn daguitkering neerkomen op 65% van zijn werkelijke dagloon. Simpel.
Voor een horecamedewerker met een hoger loon dat wél boven het plafond uitkomt, ligt het anders. Zijn uitkering wordt berekend op dat maximale grensbedrag. Hierdoor is de procentuele daling van zijn netto-inkomen in de praktijk een stuk groter.
Het loonplafond van de RVA zorgt ervoor dat het inkomensverlies voor werknemers met een hoger salaris relatief groter is. Het is essentieel om dit transparant te communiceren om misverstanden te voorkomen.
Boven op die uitkering wordt er ook een standaard bedrijfsvoorheffing van 26,75% ingehouden. Dit is een vast percentage, los van de gezinssituatie. Wat er netto op de bankrekening verschijnt, zal dus merkbaar lager liggen dan na een normale werkdag.
Gelukkig stopt het financiële plaatje daar meestal niet. Om het inkomensverlies wat te verzachten, zijn er vaak supplementen voorzien. Die kunnen van de werkgever zelf komen of van een sectoraal fonds, zoals een Fonds voor Bestaanszekerheid. De hoogte en de voorwaarden van die extra’s liggen vast in een sectorale of bedrijfs-cao.
Sinds dit jaar is er bovendien een belangrijke nieuwe regel bijgekomen. Voor elke dag tijdelijke werkloosheid wegens collectieve sluiting moet de werkgever of het sectorfonds een verplichte bijpassing betalen. Deze toeslag krikt het totale inkomen van de werknemer op en verkleint de kloof met het normale loon.
Deze bijpassing is cruciaal, zeker omdat het Belgische loonplafond lager ligt dan in sommige buurlanden. Zonder supplementen zou de impact op het nettoloon dus aanzienlijk zijn. Wil je hier dieper op ingaan? Lees dan zeker de inzichten over de regels bij collectieve sluiting op Sociaalkantoor.be.
Een correcte loonadministratie moet al deze elementen – de RVA-uitkering, de bedrijfsvoorheffing én alle supplementen – feilloos met elkaar combineren om een juiste uitbetaling te garanderen.
Om een nog duidelijker beeld te geven, hebben we een simulatie gemaakt voor twee werknemers met een verschillend brutoloon. Zo ziet u direct de impact van het loonplafond en de toeslagen.
Brutoloon A (voorbeeld)
Brutoloon B (voorbeeld)
Zoals de voorbeelden laten zien, is het netto-inkomensverlies voor de werknemer met het hogere loon verhoudingsgewijs groter. Een goede communicatie hierover naar je personeel toe is dan ook onmisbaar.
De administratieve molen rond tijdelijke werkloosheid wegens collectieve sluiting is, laten we eerlijk zijn, behoorlijk complex en foutgevoelig. Alles manueel opvolgen kost niet alleen zeeën van tijd, maar het risico op een tikfout in de ASR-aangifte is ook pijnlijk reëel. Gelukkig kunnen moderne softwaretools, zoals een gespecialiseerde personeelsplanner, die last aanzienlijk verlichten.
Door de theorie even te koppelen aan de dagelijkse praktijk, zie je meteen hoe technologie een echte bondgenoot wordt. Het gaat er niet om uw expertise te vervangen, maar wel om die repetitieve taken te automatiseren. Zo krijgt u weer ademruimte om te focussen op wat écht telt: uw team.
Een slimme planningstool is de eerste, cruciale stap naar een efficiënter beheer. Wanneer u een collectieve sluiting inplant, kunt u die periode heel eenvoudig markeren in de digitale planning. Dat geeft onmiddellijk een glashelder overzicht voor het hele team.
Maar wat nog veel belangrijker is, is de koppeling met de verlofregistratie. Een systeem als Shyfter houdt automatisch de vakantiesaldi van elke medewerker bij. Zodra u de sluitingsperiode ingeeft, ziet u met één klik welke mensen onvoldoende verlofdagen hebben opgebouwd en dus in aanmerking komen voor de regeling. Dit bespaart u uren aan manueel zoekwerk in spreadsheets en stoffige personeelsdossiers.
Een geautomatiseerd overzicht van verlofsaldi, gekoppeld aan de planning, maakt komaf met giswerk. U identificeert direct de juiste medewerkers en voorkomt dat iemand onterecht wordt aangegeven, of net over het hoofd wordt gezien.
De administratieve stappen brengen heel wat papierwerk met zich mee, zoals de mededeling aan de RVA en het afleveren van de controlekaart C3.2A. Een platform dat documenten centraal beheert, maakt dit proces een pak eenvoudiger. U kunt de nodige attesten en formulieren digitaal klaarzetten en toewijzen aan de betrokken werknemers.
Dit centraliseert niet alleen de opslag, maar stroomlijnt ook de communicatie. Herinneringen en meldingen kunnen automatisch verstuurd worden, wat ervoor zorgt dat iedereen op tijd de juiste documenten ontvangt en invult. Geen excuses meer!
De laatste en meest kritische stap is de ASR-aangifte. Een foutje hier kan leiden tot vertragingen in de uitbetaling of zelfs tot sancties, en daar zit niemand op te wachten. Software die naadloos integreert met uw sociaal secretariaat minimaliseert dit risico.
De correcte codes voor de dagen tijdelijke werkloosheid worden automatisch voorbereid in een payroll-export. U hoeft enkel nog de data te exporteren en door te sturen. Dit zorgt voor een sluitende administratie en garandeert een vlekkeloze loonverwerking. Benieuwd hoe zo'n samenwerking er in de praktijk uitziet? Lees dan verder over hoe wij sociaal secretariaten helpen de payroll te optimaliseren. Zo bespaart u kostbare tijd en blijft u volledig conform de wetgeving.
De regels rond tijdelijke werkloosheid bij een collectieve sluiting roepen in de praktijk vaak vragen op. Zeker in dynamische sectoren zoals de horeca, retail en evenementen duiken er regelmatig unieke scenario’s op. Hieronder vind je heldere antwoorden op de meest voorkomende vragen, zodat je als manager snel en juist kunt handelen.
Dit is een klassiek scenario, en timing is hier allesbepalend. De uitkomst hangt volledig af van wanneer de ziekte begint.
Als een werknemer ziek meldt vóór de start van de sluiting, dan heeft de ziekte voorrang. Concreet betekent dit dat je als werkgever gewaarborgd loon betaalt. Pas na die periode valt de medewerker terug op een uitkering van het ziekenfonds. De regeling voor tijdelijke werkloosheid speelt in dit geval geen rol.
Wordt de werknemer echter ziek tijdens de periode van collectieve sluiting? Dan blijft hij gewoon werkloosheidsuitkeringen ontvangen. De arbeidsovereenkomst was op dat moment immers al geschorst. De werknemer moet zijn ziekte wel meteen melden bij zijn uitbetalingsinstelling en het ziekenfonds, maar als werkgever betaal je geen gewaarborgd loon.
Nee, absoluut niet. Een collectieve sluiting hoeft zeker niet voor het hele bedrijf te gelden. Het is perfect mogelijk om de sluiting enkel toe te passen op een specifieke afdeling of één vestiging, zoals een winkel, restaurant of productielijn.
De enige voorwaarde is dat de sluiting ‘collectief’ is voor de betrokken groep werknemers binnen die specifieke eenheid. Dit geeft je als ondernemer heel wat flexibiliteit, bijvoorbeeld voor retailketens of horecagroepen waar niet alle locaties op hetzelfde moment de deuren sluiten. De RVA-procedure – van de mededeling tot de ASR-aangifte – volg je dan gewoon specifiek voor die ene vestiging.
De term ‘collectief’ verwijst dus naar een groep werknemers binnen een bepaalde afdeling of vestiging, niet noodzakelijk naar je volledige onderneming. Dit laat echt maatwerk toe.
Het antwoord is kort en krachtig: nee, dat kan niet zomaar. De planning van de jaarlijkse vakantie moet in principe altijd in onderling overleg gebeuren, tenzij de vakantiedata voor iedereen collectief zijn vastgelegd via de officiële procedure.
Je kunt een werknemer dus niet eenzijdig dwingen om zijn resterende verlofdagen op te nemen buiten de collectief vastgelegde sluitingsperiode. Als een medewerker nog vakantiedagen over heeft en die wil bewaren voor later, kan je hem voor die dagen niet in tijdelijke werkloosheid plaatsen. Hij had immers nog recht op vakantie.
Dit benadrukt nog maar eens hoe belangrijk een proactieve vakantieplanning en duidelijke communicatie aan het begin van het jaar zijn.
De gevolgen voor de sociale rechten van je medewerkers zijn een belangrijk aandachtspunt. Gelukkig zijn de regels hierover vrij helder.
Pensioen: De dagen tijdelijke werkloosheid wegens collectieve sluiting worden volledig gelijkgesteld voor de berekening van het wettelijk pensioen. Je werknemer bouwt dus gewoon pensioenrechten op en ondervindt hier geen nadeel van.
Eindejaarspremie: Hier is het verhaal iets complexer. Of de dagen meetellen voor de eindejaarspremie, hangt af van wat er in de sectorale of bedrijfs-cao staat. In veel sectoren, waaronder vaak de horeca en retail, worden deze dagen niet gelijkgesteld. Dit kan dus leiden tot een lagere eindejaarspremie.
Het is cruciaal om de specifieke regels van je paritair comité te checken. Zo kun je je werknemers correct en volledig informeren over de financiële impact en voorkom je verrassingen op het einde van het jaar. Transparante communicatie is hier echt de sleutel tot een vlotte afhandeling van de tijdelijke werkloosheid collectieve sluiting.
Klaar om je planningsproces te revolutioneren?
Shyfter is meer dan alleen een planningstool – het is een complete oplossing voor personeelsbeheer, ontworpen om tijd te besparen, stress te verminderen en zowel werkgevers als werknemers tevreden te houden.
.jpg)
