Het ondertekenen van een arbeidsovereenkomst is een cruciaal moment voor zowel de werkgever als de toekomstige werknemer. Het contract is het juridische document dat de arbeidsrelatie formaliseert en de rechten en verplichtingen van elke partij vastlegt. Dit artikel beschrijft het juridische kader, specifieke vereisten, beste praktijken en voordelen van het gebruik van een digitaal contractondertekeningsinstrument.
Bij het opstellen van een arbeidsovereenkomst zijn er wettelijke beperkingen met betrekking tot de ondertekening ervan. Hoewel wetten bepaalde termijnen opleggen, is het altijd te verkiezen dat het contract wordt ondertekend voordat de werknemer begint met werken. Dit zorgt ervoor dat administratieve formaliteiten zijn afgerond en de samenwerking soepel kan beginnen.
In bepaalde situaties vereist het Arbeidsrecht dat een contract binnen een specifieke termijn wordt ondertekend. Dit geldt voor:
In al deze gevallen is de vereiste termijn 2 werkdagen – wat betekent dat de arbeidsovereenkomst binnen maximaal 48 uur na de feitelijke startdatum van de werknemer moet worden ondertekend.
Het is belangrijk op te merken dat het opstellen van een voltijds vast contract niet wettelijk onderworpen is aan de verplichting van een ondertekend document, behalve voor specifieke clausules (zoals een proeftijd of concurrentiebeding). Hoewel een mondelinge overeenkomst voldoende kan zijn, wordt een schriftelijk contract sterk aanbevolen. Een schriftelijk contract verduidelijkt de arbeidsvoorwaarden, legt de uitkomsten van wervingsonderhandelingen vast en beschermt het bedrijf door de rechten en verplichtingen van beide partijen te omschrijven, waardoor potentiële geschillen worden verminderd. Zelfs wanneer een vast contract wordt opgesteld, wordt vaak een redelijke ondertekeningstermijn van ongeveer 48 uur na aanvang van het werk toegepast.
Voor contracten die binnen een bepaalde termijn ondertekend moeten worden, kan het niet halen van de deadline ernstige gevolgen hebben.
Als de werkgever niet binnen twee dagen na de startdatum een ondertekend contract aan de werknemer overhandigt, kan hij aansprakelijk zijn voor schadevergoedingen—tot een maand salaris. Bovendien kan het niet ondertekenen binnen de vereiste termijn ertoe leiden dat het contract wordt geherclassificeerd als een voltijds vast contract, wat aanzienlijke gevolgen kan hebben voor het bedrijf.
Een niet-ondertekende arbeidsovereenkomst kan ook nadelige gevolgen hebben voor de werknemer. Zonder een ondertekende overeenkomst wordt het moeilijk voor hen om hun rechten te doen gelden, en kunnen ze onbedoeld als voltijds vast in dienst worden beschouwd, terwijl dat niet de oorspronkelijke bedoeling was. Daarom is het in het belang van de werknemer om ervoor te zorgen dat het contract tijdig wordt ondertekend om potentiële geschillen te voorkomen.
Als bedrijfsleider of HR-manager moet u transparant blijven over de arbeidsvoorwaarden die u aan uw toekomstige werknemer aanbiedt. Het contract moet duidelijk alle specificaties met betrekking tot de functie vermelden, zoals beloning, sociale voordelen, werktijden, verlof, enz. Een duidelijk en volledig contract helpt toekomstige conflicten te voorkomen en legt een positieve basis voor de samenwerking.
Beide partijen kunnen tijdens het ondertekeningsproces juridisch advies inwinnen, vooral als de overeenkomst ongebruikelijke of complexe clausules bevat (bijv. exclusiviteit, concurrentiebeding, vertrouwelijkheidsclausules). Het raadplegen van een advocaat zorgt ervoor dat het contract voldoet aan de huidige juridische normen en kan helpen bij het bemiddelen van onderhandelingen, waardoor toekomstige geschillen worden vermeden.
Om het proces te vereenvoudigen en aan de ondertekeningstermijnen te voldoen, is het gebruik van een digitaal hulpmiddel een uitstekende oplossing. Digitale handtekeningen via een speciaal platform stroomlijnen het wervingsproces voor zowel de werknemer als de werkgever. Deze methode biedt tal van voordelen: tijdsbesparing (geen postvertragingen of reizen), lagere kosten, verbeterde beveiliging, verbeterde traceerbaarheid en automatisering.
Het respecteren van de wettelijke termijnen voor het ondertekenen van een arbeidsovereenkomst is essentieel voor een soepel en conform wervingsproces. Of u nu traditionele of digitale methoden gebruikt, ervoor zorgen dat contracten binnen de vereiste termijn worden ondertekend, beschermt zowel de werkgever als de werknemer tegen potentiële juridische complicaties.
