Bent u een bedrijfseigenaar of HR-manager die volledig compliant wil blijven? Het handhaven van de juiste bewaartermijnen voor HR-documenten is essentieel. Met persoonlijke gegevens, loonstroken, medische dossiers en verschillende belastingbetalingen die moeten worden beheerd, kan het een uitdaging zijn om alles bij te houden. In dit artikel leert u de bewaartermijn voor elk type document met betrekking tot uw werknemers—en ontdekt u de voordelen van het gebruik van digitale personeelsdocumentenbeheer software!
Binnen een bedrijf is de geproduceerde documentatie uitgebreid. Elke afdeling heeft zijn eigen verplichtingen en moet zijn documenten opslaan volgens de geldende wetgeving. In HR moeten talrijke papieren worden gearchiveerd en opgeslagen, waaronder:
Al deze documenten, hoewel niet uitputtend, worden beheerd door de HR-afdeling. Ze moeten voor elke werknemer worden gearchiveerd, gemakkelijk toegankelijk zijn wanneer nodig, en worden bewaard voor de door de wet voorgeschreven duur.
Elk document heeft een specifieke bewaartermijn. De door de toepasselijke wettelijke artikelen aangegeven termijnen zijn minimumtermijnen. U kunt er altijd voor kiezen om documenten langer te bewaren indien nodig. Het is ook essentieel om documenten die de loopbaan van een werknemer vastleggen permanent te bewaren, zodat deze kunnen worden verstrekt wanneer de werknemer met pensioen gaat of voor gerelateerde simulaties.
Alle privégegevens van een werknemer worden bewaard voor de duur van hun dienstverband. Dit omvat hun cv, diploma's, opleidingscertificaten en alle persoonlijke informatie. De bewaring van deze elementen is onderworpen aan de GDPR-regelgeving. Werknemers hebben het recht om hun gegevens in te zien en te wijzigen, en alle informatie moet veilig worden opgeslagen.
Het opslaan en archiveren van HR-documenten is noodzakelijk voor alle bedrijven, maar het is een arbeidsintensieve en tijdrovende taak. Het waarborgen van naleving van bewaartermijnen vereist constante waakzaamheid, en fysieke documentopslag kan een aanzienlijke logistieke uitdaging zijn. Om het werk van HR-managers te vereenvoudigen en regelgevende naleving te waarborgen, is het gebruik van een elektronisch documentbeheersysteem een uitstekende oplossing. Dergelijke software slaat alle personeelsgerelateerde documenten veilig op, voorziet ze van een tijdstempel en beheert de bewaartermijn van elk document. Wanneer de wet verandert, wordt de tool dienovereenkomstig bijgewerkt—zodat u zich nooit meer zorgen hoeft te maken over bewaartermijnen. Dit bespaart niet alleen ruimte en tijd, maar verhoogt ook de productiviteit en minimaliseert fouten.
In HR-afdelingen dienen de talrijke documenten die worden geproduceerd of ontvangen doelen die verder gaan dan het directe moment. Ze kunnen dienen als bewijs in het geval van geschillen met een werknemer. Het direct beschikbaar hebben van alle werkgerelateerde documenten zorgt ervoor dat u compliant blijft en uw positie kunt verdedigen tijdens conflicten. Deze documenten kunnen ook aantonen dat uw bedrijf aan zijn administratieve verplichtingen heeft voldaan, met name op fiscaal gebied. Naast de operationele voordelen is effectief documentbeheer een wettelijke noodzaak.
Verschillende wetten zijn van toepassing op de bewaring van HR-documenten. Met name de arbeidswet reguleert de creatie van het uniforme personeelsregister, dat essentiële informatie over elke werknemer bevat (identiteit, functie, contract, enz.) en verplicht is voor alle bedrijven. De arbeidswet stelt ook de bewaartermijnen vast voor documenten zoals loonstroken en werkurenregistraties, inclusief richtlijnen voor documenten met betrekking tot ongevallen en die geproduceerd door arbeidsinspecteurs.
Voor arbeidsovereenkomsten, documenten met betrekking tot de beëindiging van dienstverband (ontslag, ontslag, enz.) en verslagen van winstdeling door werknemers vallen onder het burgerlijk wetboek. Daarnaast regelt het sociale zekerheidswetboek documenten met betrekking tot sociale lasten, terwijl het fiscale proceduresboek de loonbelastingen dekt. Zoals u kunt zien, dicteren veel wetten deze bewaartermijnen, waardoor het moeilijk is om ze allemaal bij te houden.
In de meeste gevallen leidt slecht beheer van HR-documenten niet tot sancties. Alleen het niet kunnen overleggen van het uniforme personeelsregister—of fouten daarin—kan resulteren in boetes tot 750 euro per getroffen werknemer. Voor alle andere HR-documenten in het dossier van een werknemer leidt het niet naleven van bewaartermijnen niet specifiek tot boetes. Het kan echter leiden tot ernstige problemen voor uw bedrijf—soms zelfs schadelijker dan een boete. In het geval van een geschil of conflict kan het ontbreken van ondersteunende documenten uw vermogen om uw positie te verdedigen ernstig ondermijnen.
