Alles Wat U Moet Weten Over Personeelsdossiers van Werknemers

Gepubliceerd op
18/1/2024
Alles Wat U Moet Weten Over Personeelsdossiers van Werknemers

Alles wat u moet weten over personeelsdossiers

Bent u verantwoordelijk voor het beheren van personeelsdossiers binnen uw bedrijf? Voordat u iets anders doet, is het belangrijk om te weten welke documenten in personeelsdossiers moeten worden opgenomen. Tussen wettelijke verplichtingen en informatie die niet mag worden opgenomen, is het niet altijd gemakkelijk om de weg te vinden. Ontdek hier alles wat u moet weten over personeelsdossiers, welke informatie ze moeten bevatten en hoe u een goede oplossing voor documentbeheer van werknemers kunt aannemen.

Personeelsdossier: Wat is het?

Het personeelsdossier, of werknemersdossier, is een verzameling documenten en informatie met betrekking tot human resources en salarisadministratie, gecreëerd voor elke werknemer van het bedrijf. Het maakt het mogelijk om gegevens met betrekking tot een werknemer en hun ontwikkeling binnen hun werkteam gedurende de samenwerking bij te houden. Dit dossier moet niet worden verward met het Personeelsregister, dat in elk bedrijf verplicht is.

Het creëren van een dossier per werknemer is geen verplichting, maar kan toch worden gereguleerd door een collectieve arbeidsovereenkomst (inhoud, structuur, enz.). Deze set documenten kan op verschillende manieren worden beheerd (papier of digitaal formaat) en moet voldoen aan bepaalde wettelijke verplichtingen. In alle gevallen zijn het initiëren, opslaan en archiveren van HR-documenten gevoelige taken.

De voordelen van het creëren van een persoonlijk dossier voor elke werknemer

Hoewel het niet wettelijk verplicht is, lijkt het creëren van een dossier voor elke werknemer binnen de HR-afdeling essentieel. Dit geldt vooral in grote bedrijven waar het aantal werknemers hoog is.

Dit dossier vertegenwoordigt een echt hulpmiddel voor personeelsbeheer. Voor een werknemer zijn alle nuttige informatie en gegevens op één plek gegroepeerd. Het wordt heel gemakkelijk om details te vinden over de loopbaan, het salaris of de opleiding van een personeelslid. De ontwikkeling van de werknemer kan eenvoudig worden gevolgd: hun aanwerving, integratie in het bedrijf, beloning, evaluaties, enz. Zodra het dossier is aangemaakt (bij voorkeur bij aankomst), bespaart het echt tijd op het gebied van informatieophaling en -opvolging. Het werknemersdossier zorgt er ook voor dat het bedrijf wettelijk in orde is door alle verplichte documenten op te nemen (zoals de voorafgaande aanwervingsverklaring).

Documenten die in een werknemersdossier moeten worden bewaard

Het personeelsdossier wordt niet gereguleerd door specifieke wetten, dus er zijn geen wettelijke verplichtingen met betrekking tot de inhoud ervan. Het is aan u, als bedrijfsleider of HR-directeur, om te controleren of u niet onderworpen bent aan een collectieve arbeidsovereenkomst die werknemersdossiers reguleert. Buiten een dergelijke overeenkomst vindt u hier een lijst met informatie en documenten die nuttig, zelfs essentieel, lijken om in het dossier van elke werknemer te bewaren.

Informatie

Het personeelsdossier kan de volgende informatie bevatten:

  • Identiteitsinformatie (naam, achternaam, geslacht).
  • Contactinformatie (adres en telefoonnummer).
  • Gezinssituatie.
  • Rijbewijs.
  • Contactpersoon in geval van nood.
  • Ziekteverzuimberichten.
  • Verzoeken en autorisaties voor betaald verlof en andere afwezigheden.

Documenten

Voor elke werknemer kunt u in hun dossier opnemen:

  • Wervingsdocumenten (CV en sollicitatiebrief, interviewnotities, kopieën van diploma's, enz.).
  • Kopie van een identiteitsbewijs.
  • Bewijs van adres.
  • Arbeidsovereenkomst.
  • Contractwijzigingen indien van toepassing.
  • Opleidingscertificaten.
  • Loonstroken.
  • Medische onderzoeksmeldingen van de bedrijfsarts.
  • Werkongeval verklaringen.
  • Interview- en evaluatieformulieren.
  • Disciplinaire dossiers indien aanwezig.
  • Documenten met betrekking tot het vertrek van de werknemer indien zij uw bedrijf hebben verlaten (ontslagbrief, verzoek om conventionele beëindiging, eindafrekening, enz.).
  • Lidmaatschap van de collectieve ziektekostenverzekering en het pensioenfonds van het bedrijf indien aanwezig.

Wat een persoonlijk dossier van een werknemer niet mag bevatten

Hoewel het opstellen van een personeelsdossier geen wettelijke verplichting is, moet het toch voldoen aan bepaalde wetgeving. Sommige elementen mogen daarom niet in het dossier van een werknemer voorkomen. Dit is met name het geval voor alle informatie die een bron van discriminatie kan zijn:

  • Vakbondslidmaatschap.
  • Politieke opvattingen.
  • Woningtype.
  • Religie.
  • Seksuele geaardheid.
  • Etnische afkomst.
  • Voor buitenlanders, de datum van binnenkomst in het land.
  • Etc.

Het is ook verboden om persoonlijke gegevens te verzamelen en te bewaren zoals:

  • Geschiedenis van woonadressen.
  • Informatie over de gezinssituatie.
  • Persoonlijke opmerkingen die de werknemer karakteriseren.
  • Gerechtelijke veroordelingen (tenzij de functie die de werknemer bekleedt bewijs van een schoon strafblad vereist).

Het bewaren van dit soort gegevens door een bedrijf wordt beschouwd als profilering en is onderworpen aan strafrechtelijke sancties.

Wettelijke verplichtingen van het bedrijf met betrekking tot personeelsdossiers

Zoals eerder gezien, is het bijhouden van personeelsdossiers niet verplicht. Als ze echter bestaan (wat sterk wordt aanbevolen), moeten deze dossiers voldoen aan bepaalde wettelijke verplichtingen.

Ten eerste moet de nieuwe werknemer worden geïnformeerd over de aanmaak van hun persoonlijke dossier. Ze moeten er op verzoek toegang toe hebben en wijzigingen kunnen aanbrengen. Alle informatie en gegevens die worden bewaard, moeten worden opgeslagen volgens de regels van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Alle documenten kunnen in papieren of digitaal formaat worden bewaard. In beide gevallen moeten de gegevens veilig blijven. Als het papieren formaat wordt gebruikt, moeten de dossiers worden opgeslagen op een veilige, afgesloten plaats zonder vrije toegang. Als werknemersdocumenten in digitaal formaat zijn, moet de opslagserver worden beveiligd.

Beheer van personeelsdossiers

Personeelsdossiers, eenmaal aangemaakt, moeten zorgvuldig en efficiënt worden beheerd. Goed beheer zorgt ervoor dat aan de wet wordt voldaan en blijft de voordelen plukken die verbonden zijn aan het bestaan van deze dossiers. Het is dus belangrijk om te weten hoe lang personeelsdocumenten moeten worden bewaard om te voorkomen dat essentiële informatie te vroeg wordt weggegooid. Evenzo moeten werknemersdossiers worden bijgewerkt zodra dat nodig is. Wanneer er een verandering in de wetgeving is of een nieuwe situatie van de werknemer, moeten de gegevens in hun dossier worden herzien.

Om deze dossiers sereen en efficiënt te beheren, blijft het gebruik van managementsoftware de beste oplossing. Met dit soort hulpmiddelen zijn updates gemakkelijker, wordt het tijdstempelen van documenten automatisch gedaan, enz. U bespaart veel tijd en bent er zeker van dat u te allen tijde aan de huidige wetgeving voldoet.