¿Eres responsable de gestionar los archivos de personal dentro de tu empresa? Antes de nada, es importante saber qué documentos incluir en los archivos de los empleados. Entre las obligaciones legales y la información que no debería incluirse, no siempre es fácil orientarse. Descubre aquí todo lo que necesitas saber sobre los archivos de personal, qué información deben contener y cómo adoptar una buena solución de gestión de documentos de empleados.
El archivo de personal, o archivo del empleado, es una colección de documentos e información relacionada con los recursos humanos y la nómina, creada para cada empleado de la empresa. Permite el seguimiento de los datos relacionados con un empleado y su evolución dentro de su equipo de trabajo a lo largo de la colaboración. Este archivo no debe confundirse con el Registro de Personal, que es obligatorio en cada empresa.
Crear un archivo por empleado no es una obligación, pero puede estar regulado por un convenio colectivo (contenido, estructura, etc.). Este conjunto de documentos puede gestionarse de diferentes maneras (formato papel o digital) y debe cumplir con ciertas obligaciones legales. En todos los casos, iniciar, almacenar y archivar documentos de RRHH son tareas sensibles.
Aunque no es legalmente obligatorio, crear un archivo para cada empleado dentro del departamento de RRHH parece esencial. Esto es especialmente cierto en grandes empresas donde el número de empleados es alto.
Este archivo representa una verdadera herramienta para la gestión de personal. Para un empleado, toda la información y datos útiles se agrupan en un solo lugar. Se vuelve muy fácil encontrar detalles sobre la carrera, el salario o la formación de un miembro del personal. La evolución del empleado puede ser seguida de forma sencilla: su contratación, integración en la empresa, remuneración, evaluaciones, etc. Una vez creado el archivo (a ser posible al llegar), realmente ahorra tiempo en términos de búsqueda y seguimiento de información. El archivo del empleado también asegura que la empresa cumpla con la ley al incluir todos los documentos obligatorios (como la declaración previa de contratación).
El archivo de personal no está regido por leyes específicas, por lo que no hay obligaciones legales respecto a su contenido. Depende de ti, como gerente de negocios o director de RRHH, verificar que no estés sujeto a un convenio colectivo que regule los archivos de empleados. Fuera de dicho acuerdo, aquí encontrarás una lista de información y documentos que parecen útiles, incluso esenciales, para conservar en el archivo de cada empleado.
El archivo de personal puede contener la siguiente información:
Para cada empleado, puedes incluir en su archivo:
Aunque establecer un archivo de personal no es una obligación legal, debe cumplir con cierta legislación. Por lo tanto, algunos elementos no deben aparecer en el archivo de un empleado. Este es particularmente el caso de toda la información que podría ser fuente de discriminación:
También está prohibido recopilar y conservar datos personales como:
La retención de este tipo de datos por parte de una empresa se considera perfilado y está sujeta a sanciones penales.
Como se vio anteriormente, mantener archivos de personal no es obligatorio. Sin embargo, si existen (lo cual es altamente recomendable), estos archivos deben cumplir con ciertas obligaciones legales.
En primer lugar, el nuevo empleado debe ser informado de la creación de su archivo personal. Debe poder acceder a él a solicitud y realizar cambios. Toda la información y datos mantenidos deben almacenarse de acuerdo con las regulaciones del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).
Todos los documentos pueden mantenerse en formato papel o digital. En ambos casos, los datos deben permanecer seguros. Si se utiliza el formato papel, los archivos deben almacenarse en un lugar seguro y cerrado sin acceso libre. Si los documentos de los empleados están en formato digital, entonces el servidor de almacenamiento debe estar asegurado.
Los archivos de personal, una vez creados, deben gestionarse con cuidado y eficiencia. Una buena gestión asegura el cumplimiento de la ley y continúa cosechando los beneficios asociados con la existencia de estos archivos. Por lo tanto, es importante saber cuánto tiempo conservar los documentos de personal para evitar descartar información esencial demasiado pronto. Del mismo modo, los archivos de los empleados deben actualizarse tan pronto como sea necesario. Cuando hay un cambio en la legislación o una nueva situación del empleado, los datos en su archivo deben ser revisados.
Para manejar estos archivos de manera serena y eficiente, el uso de software de gestión sigue siendo la mejor solución. Con este tipo de herramienta, las actualizaciones son más fáciles, el sellado de tiempo de los documentos se realiza automáticamente, etc. Ahorras mucho tiempo y te aseguras de cumplir con la legislación vigente en todo momento.
