Las empresas están obligadas a almacenar y archivar de forma segura los documentos de los empleados. Retener los datos del personal facilita el trabajo de recursos humanos y contribuye al buen funcionamiento de una organización. También es una obligación legal, asegurando que las autoridades tengan acceso en caso de disputas o auditorías. En este contexto, elegir el mejor medio para almacenar y archivar los archivos de empleados es un verdadero desafío. Es por eso que las empresas recurren a software de gestión de documentos de empleados para mantener sus datos. Estas herramientas en línea proporcionan fácil acceso a la información y aseguran su confidencialidad.
La ley requiere que las empresas retengan documentos de personal relacionados con impuestos, seguridad social y derecho laboral. Los recibos de pago o los contratos de trabajo están entre los elementos que deben ser archivados obligatoriamente. Constituyen evidencia en la que las autoridades pueden confiar en caso de disputas o auditorías.
La gestión efectiva de los archivos de personal también facilita el trabajo de recursos humanos. Al mantener documentos importantes, la empresa puede seguir el rendimiento, la formación, las evaluaciones y otros aspectos de los trayectos profesionales de sus empleados. De esta manera, los gerentes de RRHH tienen toda la información para asignar correctamente las vacaciones y gestionar los beneficios.
La retención de archivos de empleados también es una buena manera de asegurar la continuidad del negocio en caso de renuncia o despido. Los documentos relacionados con las funciones laborales, los proyectos en curso y las tareas completadas facilitan la redacción de una descripción del trabajo y la integración de un nuevo empleado.
Más allá de los requisitos puramente legales, la gestión efectiva de los archivos de personal contribuye al buen funcionamiento de una organización. El almacenamiento de documentos asegura la seguridad de la empresa en caso de disputas y optimiza los procesos de reclutamiento.
Los documentos de personal deben mantenerse en un lugar seguro y accesible dentro de la empresa.
Independientemente de la ubicación de almacenamiento, debe garantizar la confidencialidad de la información y permitir el acceso restringido a personas autorizadas, como el departamento de recursos humanos o los gerentes administrativos. Se recomienda la retención de datos en línea siempre que se respeten las regulaciones de protección de datos y seguridad informática.
El software de gestión de personal es generalmente utilizado por las empresas para:
Estas herramientas en línea también ofrecen soluciones de almacenamiento de datos. Los documentos se centralizan en una nube completamente dedicada a la empresa y alojada en un entorno ultra seguro. La confidencialidad de la información está garantizada por autorizaciones de acceso totalmente personalizadas.
Los empleadores están obligados a archivar y almacenar un cierto número de elementos administrativos relacionados con el trayecto profesional del empleado, el derecho laboral y la seguridad social. Entre los documentos que deben mantenerse en un archivo dedicado al empleado se encuentran:
Estos plazos pueden variar dependiendo de los cambios legislativos. Se recomienda consultar regularmente las leyes vigentes o buscar el consejo de profesionales del derecho laboral para asegurar el cumplimiento con la retención y almacenamiento de archivos de personal.
El acceso a los documentos de personal debe estar estrictamente controlado. Los gerentes de RRHH y gerentes autorizados pueden acceder a ellos. Los empleados tienen acceso limitado a su propia información. Para consultar su archivo, deben hacer una solicitud formal al departamento de Recursos Humanos. La consulta será supervisada y aceptada solo bajo ciertas condiciones. El software de gestión de personal simplifica la gestión de autorizaciones, asegurando la confidencialidad de los datos.
Los empleados pueden acceder a su archivo de personal bajo ciertas condiciones. Primero deben hacer una solicitud a su empleador o al departamento de RRHH de la estructura. La solicitud debe especificar los documentos a consultar, que pueden incluir el contrato de trabajo, evaluaciones de rendimiento o certificados de formación.
La empresa está obligada a comunicar claramente el proceso de acceso, como la persona a contactar y los tiempos de procesamiento, para evitar cualquier ambigüedad. Una vez realizada la solicitud, la organización debe procesarla dentro del plazo acordado. La transmisión de datos puede hacerse mediante entrega en mano, correo electrónico o cualquier otro medio seguro definido por la empresa.
Es esencial que este proceso sea transparente, eficiente y respete la confidencialidad de la información. La empresa también debe asegurar el cumplimiento de las regulaciones de protección de datos al gestionar estas solicitudes de acceso.
La pérdida o no retención de documentos puede tener consecuencias adversas para una empresa. Esta negligencia puede llevar a sanciones legales, dañar la reputación de la estructura y complicar la resolución de problemas internos. El software de gestión de personal minimiza estos riesgos al asegurar la retención de documentos de manera segura y fácilmente accesible.
El archivado y almacenamiento de documentos de empleados son cuestiones importantes para las empresas. Una buena gestión de los archivos de personal es esencial para el buen funcionamiento de una estructura. También es una obligación legal en caso de disputas o auditorías por parte de las autoridades. Hay herramientas en línea disponibles para facilitar la retención de datos. Este es el caso del software de gestión de personal que ofrece un espacio seguro en una nube específica para la empresa. El uso de estas herramientas facilita el acceso a la información y asegura su confidencialidad.
