¿Es usted propietario de un negocio o gerente de recursos humanos que busca mantenerse completamente conforme? Mantener los períodos de retención adecuados para los documentos de recursos humanos es esencial. Con datos personales, recibos de sueldo, registros médicos y varios pagos de impuestos para gestionar, puede ser un desafío llevar un seguimiento. En este artículo, aprenderá la duración de retención para cada tipo de documento relacionado con sus empleados, ¡y descubrirá los beneficios de usar un software de gestión de documentos de personal digital!
Dentro de una empresa, la documentación producida es extensa. Cada departamento tiene sus propias obligaciones y debe almacenar sus documentos de acuerdo con la legislación vigente. En recursos humanos, numerosos documentos deben ser archivados y almacenados, incluyendo:
Todos estos documentos, aunque no exhaustivos, son gestionados por el departamento de recursos humanos. Deben ser archivados para cada empleado, ser fácilmente recuperables cuando se necesiten y mantenerse durante el período prescrito por la ley.
Cada documento tiene un período de retención específico. Las duraciones indicadas por los artículos legales aplicables son plazos mínimos. Siempre puede optar por conservar los documentos por más tiempo si es necesario. También es esencial conservar permanentemente los documentos que relatan la carrera de un empleado, para que puedan ser proporcionados cuando el empleado se jubile o para simulaciones relacionadas.
Todos los datos privados de un empleado se mantienen durante la duración de su empleo. Esto incluye su currículum, diplomas, certificados de formación y toda la información personal. La retención de estos elementos está sujeta a las regulaciones del GDPR. Los empleados tienen derecho a acceder y modificar sus datos, y toda la información debe almacenarse de forma segura.
Almacenar y archivar documentos de recursos humanos es necesario para todas las empresas, pero es una tarea laboriosa y que consume tiempo. Asegurar el cumplimiento de los períodos de retención requiere vigilancia constante, y el almacenamiento físico de documentos puede ser un desafío logístico significativo. Para simplificar el trabajo de los gerentes de recursos humanos y asegurar el cumplimiento normativo, usar un sistema de gestión de documentos electrónicos es una excelente solución. Dicho software almacena de forma segura todos los documentos relacionados con el personal, los marca con fecha y hora, y gestiona el período de retención de cada documento. Cuando la ley cambia, la herramienta se actualiza en consecuencia, por lo que nunca más tendrá que preocuparse por los plazos de retención. Esto no solo ahorra espacio y tiempo, sino que también aumenta la productividad y minimiza los errores.
En los departamentos de recursos humanos, los numerosos documentos producidos o recibidos sirven para propósitos más allá del momento inmediato. Pueden servir como evidencia en caso de disputas con un empleado. Tener todos los documentos relacionados con el empleo disponibles asegura que se mantenga conforme y pueda defender su posición durante los conflictos. Estos documentos también pueden demostrar que su empresa ha cumplido con sus obligaciones administrativas, particularmente en asuntos fiscales. Más allá de los beneficios operativos, la gestión efectiva de documentos es una necesidad legal.
Diferentes leyes se aplican a la retención de documentos de recursos humanos. Notablemente, el código laboral regula la creación del registro unificado de personal, que contiene información esencial sobre cada empleado (identidad, puesto, contrato, etc.) y es obligatorio para todas las empresas. El código laboral también establece los períodos de retención para documentos como recibos de sueldo y registros de horas de trabajo, incluyendo pautas para documentos relacionados con accidentes y aquellos producidos por inspectores laborales.
Para contratos de trabajo, documentos relacionados con la terminación del empleo (renuncia, despido, etc.) y registros de participación en beneficios de los empleados, se aplica el código civil. Además, el código de seguridad social regula los documentos concernientes a cargas sociales, mientras que el libro de procedimientos fiscales cubre los impuestos sobre nómina. Como puede ver, muchas leyes dictan estos períodos de retención, lo que hace que sea un desafío llevar un seguimiento de todas ellas.
En la mayoría de los casos, la mala gestión de documentos de recursos humanos no resulta en sanciones. Solo la falta de presentación del registro unificado de personal, o los errores dentro de él, pueden resultar en multas de hasta 750 euros por empleado afectado. Para todos los demás documentos de recursos humanos en el expediente de un empleado, no cumplir con los períodos de retención no desencadena específicamente sanciones. Sin embargo, puede llevar a problemas serios para su empresa, a veces incluso más perjudiciales que una multa. En caso de una disputa o conflicto, la falta de documentos de respaldo puede socavar gravemente su capacidad para defender su posición.
