Un empleado o las autoridades pueden solicitar acceso al expediente personal de un empleado por razones de control, seguridad o desarrollo profesional. La respuesta de una empresa depende de su sistema de almacenamiento y archivo de datos, que puede ser archivos físicos en papel o un sistema digital seguro, como un software de gestión documental de empleados. Ambos métodos tienen ventajas y desventajas, y cada uno debe cumplir con las políticas de confidencialidad.
El expediente personal de un empleado contiene toda la información administrativa y generalmente incluye documentos relacionados con el reclutamiento, condiciones de empleo, especificidades del trabajo, legislación laboral, tributación y seguridad social, tales como:
Por razones de confidencialidad, los expedientes personales deben guardarse en un lugar seguro con acceso restringido para el personal autorizado. Generalmente se almacenan en las instalaciones de la empresa, asegurando fácil accesibilidad para el departamento de recursos humanos y la administración.
Muchas empresas ahora optan por el almacenamiento y archivo en línea. El software de gestión de empleados centraliza toda la información de los empleados en una nube completamente segura, ofreciendo:
Las solicitudes de acceso pueden provenir de:
Un empleado puede solicitar acceso a su propio expediente siguiendo el procedimiento establecido por la empresa. El departamento de RRHH debe comunicar claramente el proceso y los tiempos de procesamiento. Por lo general, esto implica presentar una solicitud por escrito a una persona designada (por ejemplo, el gerente de RRHH) que especifique qué documentos revisar (como nóminas, evaluaciones de desempeño o el contrato de trabajo). La empresa debe responder dentro del plazo establecido proporcionando los documentos electrónicamente (por correo electrónico o acceso en línea) o en formato papel, siempre cumpliendo con las políticas de confidencialidad.
Los empleados pueden desear revisar su expediente personal por varias razones:
Las autoridades pueden solicitar acceso por diversas razones, incluyendo:
Hay dos métodos principales para proporcionar acceso al expediente personal de un empleado:
Antes de los sistemas digitales, los documentos de los empleados se almacenaban en formato papel en las instalaciones de la empresa. Aunque todavía es utilizado por algunas organizaciones, este método tiene desventajas como el deterioro de documentos y las dificultades para recuperarlos. En estos casos, el departamento de RRHH puede ofrecer acceso físico a las áreas de almacenamiento o proporcionar copias en papel.
Las empresas que utilizan sistemas de gestión de personal en línea pueden responder a las solicitudes de acceso proporcionando un código de acceso para ver los documentos relevantes. El almacenamiento en la nube asegura acceso inmediato a los datos, reduce los tiempos de respuesta y permite una recuperación de documentos segura y controlada.
Gestionar las solicitudes de acceso a expedientes personales es un proceso regulado que requiere un conocimiento profundo de las políticas internas y las leyes aplicables. Ya sea a través de medios físicos o digitales, las empresas deben asegurar la confidencialidad y respetar los derechos de los empleados.
