Een werknemer of autoriteiten kunnen toegang tot het persoonlijke dossier van een werknemer aanvragen om redenen van controle, beveiliging of loopbaanontwikkeling. De reactie van een bedrijf hangt af van zijn gegevensopslag- en archiveringssysteem, dat ofwel fysieke papieren dossiers of een veilig digitaal systeem kan zijn, zoals software voor documentbeheer van werknemers. Beide methoden hebben voor- en nadelen en moeten voldoen aan vertrouwelijkheidsbeleid.
Het persoonlijke dossier van een werknemer bevat alle administratieve informatie en omvat over het algemeen documenten met betrekking tot werving, arbeidsvoorwaarden, functie-eigenschappen, arbeidsrecht, belastingen en sociale zekerheid, zoals:
Om vertrouwelijkheidsredenen moeten persoonlijke dossiers worden bewaard op een veilige locatie met beperkte toegang voor geautoriseerd personeel. Ze worden meestal opgeslagen op het bedrijfsterrein, waardoor ze gemakkelijk toegankelijk zijn voor de afdeling personeelszaken en het management.
Veel bedrijven kiezen nu voor online opslag en archivering. Software voor werknemersbeheer centraliseert alle werknemersinformatie op een volledig beveiligde cloud, met voordelen zoals:
Toegangsverzoeken kunnen afkomstig zijn van:
Een werknemer kan toegang tot zijn eigen dossier aanvragen door de vastgestelde procedure van het bedrijf te volgen. De HR-afdeling moet het proces en de verwerkingstijden duidelijk communiceren. Dit houdt meestal in dat een schriftelijk verzoek wordt ingediend bij een aangewezen persoon (bijv. de HR-manager) waarin wordt gespecificeerd welke documenten moeten worden bekeken (zoals loonstroken, prestatiebeoordelingen of de arbeidsovereenkomst). Het bedrijf moet vervolgens binnen de vastgestelde termijn reageren door de documenten elektronisch (via e-mail of online toegang) of in papieren formaat te verstrekken, altijd met inachtneming van vertrouwelijkheidsbeleid.
Werknemers willen mogelijk hun persoonlijke dossier inzien om verschillende redenen:
Autoriteiten kunnen om verschillende redenen toegang aanvragen, waaronder:
Er zijn twee hoofdmethoden om toegang te verlenen tot het persoonlijke dossier van een werknemer:
Voor digitale systemen werden werknemersdocumenten in papieren formaat op het bedrijfsterrein opgeslagen. Hoewel nog steeds gebruikt door sommige organisaties, heeft deze methode nadelen zoals documentverslechtering en ophaalmoeilijkheden. In deze gevallen kan de HR-afdeling fysieke toegang tot opslagruimten bieden of papieren kopieën verstrekken.
Bedrijven die online personeelsbeheersystemen gebruiken, kunnen op toegangsverzoeken reageren door een toegangscode te verstrekken om de relevante documenten te bekijken. Cloudopslag zorgt voor onmiddellijke gegevens toegang, verkort responstijden en maakt veilige, gecontroleerde documentophaling mogelijk.
Het beheren van toegangsverzoeken voor persoonlijke dossiers is een gereguleerd proces dat een grondig begrip van interne beleidsregels en toepasselijke wetten vereist. Of het nu via fysieke of digitale middelen is, bedrijven moeten vertrouwelijkheid waarborgen en de rechten van werknemers respecteren.
