Bedrijven zijn verplicht om werknemersdocumenten veilig op te slaan en te archiveren. Het bewaren van personeelsgegevens vergemakkelijkt het werk van de human resources en draagt bij aan de soepele werking van een organisatie. Het is ook een wettelijke verplichting, zodat autoriteiten toegang hebben in geval van geschillen of audits. In deze context is het kiezen van het beste medium voor het opslaan en archiveren van werknemersbestanden een echte uitdaging. Daarom wenden bedrijven zich tot software voor documentbeheer van werknemers om hun gegevens te bewaren. Deze online tools bieden gemakkelijke toegang tot informatie en waarborgen de vertrouwelijkheid ervan.
De wet vereist dat bedrijven personeelsdocumenten bewaren met betrekking tot belasting, sociale zekerheid en arbeidsrecht. Loonstrookjes of arbeidsovereenkomsten behoren tot de elementen die verplicht moeten worden gearchiveerd. Ze vormen bewijs dat autoriteiten kunnen gebruiken in geval van geschillen of audits.
Effectief beheer van personeelsbestanden vergemakkelijkt ook het werk van human resources. Door belangrijke documenten te bewaren, kan het bedrijf prestaties, trainingen, evaluaties en andere aspecten van de professionele reis van zijn werknemers volgen. Op deze manier hebben HR-managers alle informatie om verlof correct toe te wijzen en voordelen te beheren.
Het bewaren van werknemersbestanden is ook een goede manier om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen in geval van ontslag of ontslag. Documenten met betrekking tot functieverantwoordelijkheden, lopende projecten en voltooide taken vergemakkelijken het opstellen van een functiebeschrijving en de integratie van een nieuwe werknemer.
Naast puur wettelijke vereisten draagt effectief beheer van personeelsbestanden bij aan de soepele werking van een organisatie. Documentopslag zorgt voor de veiligheid van het bedrijf in geval van geschillen en optimaliseert wervingsprocessen.
Personeelsdocumenten moeten op een veilige en toegankelijke plaats binnen het bedrijf worden bewaard.
Ongeacht de opslaglocatie moet deze de vertrouwelijkheid van informatie garanderen en beperkte toegang bieden aan bevoegde personen, zoals de human resources-afdeling of administratieve managers. Online gegevensopslag wordt aanbevolen op voorwaarde dat de regelgeving voor gegevensbescherming en IT-veiligheid wordt nageleefd.
Personeelsbeheersoftware wordt over het algemeen door bedrijven gebruikt om:
Deze online tools bieden ook oplossingen voor gegevensopslag. Documenten worden gecentraliseerd op een cloud die volledig aan het bedrijf is gewijd en gehost in een ultraveilige omgeving. De vertrouwelijkheid van informatie wordt gegarandeerd door volledig aangepaste toegangsautorisaties.
Werkgevers zijn verplicht om een aantal administratieve elementen te archiveren en op te slaan die verband houden met de professionele reis van de werknemer, arbeidsrecht en sociale zekerheid. Onder de documenten die in een speciaal werknemersdossier moeten worden bewaard, zijn:
Deze termijnen kunnen variëren afhankelijk van wetswijzigingen. Het wordt aanbevolen om regelmatig de huidige wetgeving te raadplegen of het advies in te winnen van arbeidsrechtprofessionals om te zorgen voor naleving van het bewaren en opslaan van personeelsbestanden.
Toegang tot personeelsdocumenten moet strikt worden gecontroleerd. HR-managers en bevoegde managers kunnen er toegang toe hebben. Werknemers hebben beperkte toegang tot hun eigen informatie. Om hun dossier te raadplegen, moeten ze een formeel verzoek indienen bij de Human Resources-afdeling. Raadpleging wordt onder toezicht en alleen onder bepaalde voorwaarden geaccepteerd. Personeelsbeheersoftware vereenvoudigt het beheer van autorisaties en waarborgt de vertrouwelijkheid van gegevens.
Werknemers kunnen onder bepaalde voorwaarden toegang krijgen tot hun personeelsdossier. Ze moeten eerst een verzoek indienen bij hun werkgever of de HR-afdeling van de structuur. Het verzoek moet de te raadplegen documenten specificeren, zoals de arbeidsovereenkomst, prestatie-evaluaties of opleidingscertificaten.
Het bedrijf is verplicht om het toegangsproces duidelijk te communiceren, zoals de contactpersoon en verwerkingstijden, om elke ambiguïteit te vermijden. Zodra het verzoek is ingediend, moet de organisatie het binnen de afgesproken termijn verwerken. Gegevensoverdracht kan worden gedaan door persoonlijke overhandiging, e-mail of een andere veilige manier die door het bedrijf is bepaald.
Het is essentieel dat dit proces transparant, efficiënt en respectvol is voor de vertrouwelijkheid van informatie. Het bedrijf moet ook zorgen voor naleving van de regelgeving inzake gegevensbescherming bij het beheren van deze toegangsverzoeken.
Verlies of niet-bewaring van documenten kan nadelige gevolgen hebben voor een bedrijf. Deze nalatigheid kan leiden tot juridische sancties, de reputatie van de structuur schaden en de oplossing van interne problemen bemoeilijken. Personeelsbeheersoftware minimaliseert deze risico's door veilige en gemakkelijk toegankelijke documentopslag te waarborgen.
Archiveren en opslaan van werknemersdocumenten zijn belangrijke kwesties voor bedrijven. Goed beheer van personeelsbestanden is essentieel voor de soepele werking van een structuur. Het is ook een wettelijke verplichting in geval van geschillen of audits door autoriteiten. Online tools zijn beschikbaar om gegevensopslag te vergemakkelijken. Dit is het geval met personeelsbeheersoftware die een veilige ruimte op een cloud biedt die specifiek is voor het bedrijf. Het gebruik van deze tools vergemakkelijkt de toegang tot informatie en waarborgt de vertrouwelijkheid ervan.
