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Prueba ahora gratisPara saber cómo se hace la nómina, lo primero es desmontarla pieza por pieza, incluso antes de tocar la calculadora. Hay que entender qué significa cada concepto para garantizar que todo cuadre al final. Esto es especialmente crítico en sectores con mucha rotación, como el retail o la hostelería, donde la claridad no es una opción, es una necesidad.
Entender una nómina es como aprender un nuevo idioma. Antes de lanzarte a construir frases complejas (los cálculos), tienes que dominar el vocabulario (los conceptos). Asimilar estos elementos básicos es el primer paso para convertir un proceso que intimida a muchos en una tarea lógica y manejable.
Para cualquier profesional de Recursos Humanos, sobre todo si gestiona equipos en hostelería o comercio, esta base es oro. Un simple error al interpretar un concepto puede provocar un efecto dominó que desbarajuste todos los cálculos y genere problemas tanto para la empresa como para el empleado.
El punto de partida, el cimiento de toda nómina, es el salario base. Se trata de la retribución fija que recibe un trabajador por su jornada, y viene determinada por su grupo profesional y el convenio colectivo que le aplique. Es el pilar sobre el que se edifica el resto.
A este pilar se le añaden los complementos salariales, que son importes extra que dependen de circunstancias muy concretas del puesto o de la persona. Son el pan de cada día en la planificación de personal en retail y hostelería.
Estos complementos hacen que cada nómina sea un mundo y exigen una gestión muy cuidadosa, porque influyen directamente en el total devengado.
Ojo, porque no todo lo que un empleado cobra de la empresa se considera salario. Las percepciones no salariales son importes que compensan al trabajador por gastos que ha tenido por su actividad laboral. Por norma general, no cotizan a la Seguridad Social.
La clave está en su finalidad: el salario retribuye el trabajo, mientras que la percepción no salarial compensa un gasto. Ignorar esta diferencia es uno de los errores más típicos al confeccionar nóminas.
Algunos ejemplos que seguro te suenan:
Aunque no coticen, es obligatorio reflejarlas correctamente en la nómina. La transparencia y el cumplimiento legal son innegociables.
Y llegamos a la joya de la corona, los dos conceptos que más confusión generan: el salario bruto y el neto. Si quieres saber cómo se hace la nomina y, sobre todo, cómo explicarla a un empleado, tienes que dominarlos.
El salario bruto es la suma de todo. Absolutamente todo lo que el trabajador ha generado antes de aplicar ninguna deducción, tanto percepciones salariales como no salariales.
Por otro lado, el salario neto es el dinero que de verdad llega a la cuenta bancaria del trabajador. Es lo que queda después de restar al salario bruto las deducciones obligatorias: las cotizaciones a la Seguridad Social y las retenciones del IRPF.
Entender bien estas piezas es el primer paso para una gestión de nóminas sin sobresaltos. En Shyfter, sabemos que un proceso claro y bien definido es la base de cualquier negocio que quiera funcionar como un reloj.
Una nómina precisa es el reflejo directo de la calidad de los datos que manejas. Si crees que con el DNI y el nombre del empleado ya tienes todo lo necesario, te estás comprando papeletas para futuros problemas. Y esto se nota especialmente en sectores como el retail o la hostelería, donde la rotación de personal es el pan de cada día. Aquí, tener un proceso de recopilación de datos impecable no es una opción, es una necesidad estratégica.
El proceso de cómo se hace una nómina correctamente arranca mucho antes de sacar la calculadora. Todo empieza con la creación de un expediente completo para cada miembro del equipo, una especie de biblia que será la única fuente de verdad para la gestión de personas y, por supuesto, para calcular su salario sin errores.
Para no perder tiempo y dinero en correcciones, lo mejor es sistematizar la recogida de datos desde el principio. No es un mero trámite administrativo; cada papelito y cada dato tiene una función muy concreta que pega de lleno en los cálculos finales.
Antes de ponerte a procesar la primera nómina de un nuevo trabajador, asegúrate de tener todo esto bien atado:
Imagina que asignas un grupo de cotización incorrecto a un camarero con contrato de fin de semana. Este simple fallo puede generar cotizaciones erróneas durante meses, y lo peor es que podría saltar en una inspección de trabajo. La precisión desde el minuto cero es la mejor prevención.
Dentro de toda esa documentación, hay un formulario que merece una atención especial: el modelo 145 de la Agencia Tributaria. Este documento, que debe rellenar y firmar el propio empleado, es la piedra angular para clavar el porcentaje de retención de IRPF que le toca.
A través de este modelo, el trabajador comunica su situación personal y familiar, un factor que cambia por completo el cálculo del impuesto. Pasar por alto este documento o aplicar un porcentaje "estándar" es una práctica de alto riesgo. Un mal cálculo puede fastidiar al empleado en su futura declaración de la renta o, por el contrario, provocar una inspección a la empresa.
La gestión documental es un pilar fundamental en Recursos Humanos. Digitalizar y tener todos estos archivos centralizados no solo te da agilidad para hacer las nóminas, sino que te asegura estar cumpliendo con la normativa. Si quieres optimizar este flujo, puedes aprender más sobre la gestión de contratos y documentos en nuestra plataforma.
Centralizar toda esta información en un único sitio, accesible y seguro, es clave, sobre todo al gestionar personal en retail y hostelería. Transforma un posible caos administrativo en un proceso fluido y controlado, sentando las bases para una nómina sin sustos ni errores.
Una vez tienes toda la información del trabajador bien organizada, llega el momento de meterse en faena y darle forma a la nómina. Aquí, el cálculo de los devengos es el verdadero corazón del proceso; es donde sumas todos los importes que el empleado ha generado durante el mes, justo antes de aplicar ninguna deducción. El resultado de esta operación es el salario bruto, la cifra clave sobre la que luego se calcularán las retenciones y cotizaciones.
Para un profesional de RRHH en sectores tan movidos como la hostelería o el retail, dominar este cálculo es absolutamente fundamental. Un simple error al olvidar una comisión por ventas o al calcular mal unas horas extra no solo afecta al bolsillo del empleado, sino que puede generar desconfianza y acabar en problemas legales. Por eso, es vital ser metódico.
El proceso de recopilación de datos es la base de todo. Como se ve en el siguiente esquema, la información personal, laboral y fiscal se entrelaza para poder arrancar con el cálculo de la nómina.
Este flujo lo deja claro: sin datos precisos sobre la identidad del trabajador, su contrato y su situación fiscal, cualquier cálculo posterior carece de fundamento.
Todo empieza por el salario base, esa cantidad fija que establece el convenio colectivo para la categoría profesional del empleado. A esta cifra se le van sumando los diferentes complementos salariales, que pueden ser fijos o variables y que reflejan las particularidades del trabajo que ha realizado.
Estos complementos son especialmente importantes en la planificación de personal de la hostelería y el comercio.
En sectores dinámicos, el control de los complementos variables es crítico. Una mala gestión puede llevar a pagar de menos, afectando la moral del equipo, o de más, lo que impacta directamente en los costes de personal.
Para entender bien cómo se hace una nómina en la práctica, nada mejor que un par de ejemplos del día a día. Estos escenarios nos ayudan a ver cómo se suman los distintos conceptos hasta llegar al total devengado.
Imaginemos a un dependiente de una tienda de ropa con un salario base de 1.200 €. Este mes, gracias a una buena campaña, ha conseguido 250 € en comisiones por ventas. Además, tuvo que quedarse dos horas extra un sábado para preparar el inventario, lo que supone 30 € adicionales.
Su total devengado se calcularía así: 1.200 € (salario base) + 250 € (comisiones) + 30 € (horas extra) = 1.480 € de salario bruto.
Ahora, pensemos en un camarero de un restaurante con un salario base de 1.250 €. Su convenio establece un plus de nocturnidad fijo de 100 € al mes. Además, la empresa prorratea las dos pagas extras anuales de 1.250 € cada una.
El cálculo sería: 1.250 € (salario base) + 100 € (nocturnidad) + 208,33 € (prorrateo de pagas extra) = 1.558,33 € de salario bruto. Si quieres profundizar más en este concepto, puedes consultar nuestra guía completa sobre qué es un sueldo bruto y cómo se diferencia del neto.
El prorrateo de las pagas extra es una práctica común para facilitar la planificación financiera tanto de la empresa como del empleado. Se calcula dividiendo el importe total de las pagas extra anuales entre 12 meses.
Es fundamental que los responsables de RRHH estén al día de las tendencias del mercado laboral, ya que influyen directamente en la estructura salarial y, por tanto, en cómo se calculan las nóminas. Por ejemplo, el salario promedio ofertado en España aumentó un 2 % recientemente, alcanzando los 27.552 euros brutos anuales. Este incremento se vincula a variables como la formación, la experiencia o el dominio de idiomas, que pueden elevar significativamente la remuneración. Conocer estas cifras te ayuda a ser más competitivo a la hora de atraer y retener talento. Puedes explorar más a fondo estas tendencias salariales en PymesMagazine.
Dominar el cálculo de los devengos te asegura que el salario bruto refleje de manera fiel y justa el trabajo realizado por cada empleado. Este total devengado es el punto de partida para el siguiente paso crucial: aplicar las deducciones.
Una vez que tienes el salario bruto sobre la mesa, llega el momento de la verdad: aplicar las deducciones. Este es, sin duda, el paso más delicado y el que convierte el total devengado en el dinero que el empleado realmente verá en su cuenta.
Para cualquier responsable de Recursos Humanos, sobre todo en sectores de alta rotación como el retail o la hostelería, equivocarse aquí no es una opción. Un error en las retenciones puede meter en un buen lío tanto a la empresa como al trabajador de cara a su declaración de la renta. La precisión es, sencillamente, innegociable.
El primer gran bloque de deducciones son las cotizaciones a la Seguridad Social. Se trata de una aportación obligatoria que hace el trabajador para sostener el sistema público de pensiones, las prestaciones por desempleo y la formación profesional.
Estos porcentajes se aplican directamente sobre la base de cotización. Aunque pueden tener ligeras variaciones, los tipos generales para un contrato indefinido son:
La suma de estos porcentajes se resta del salario bruto. Es una deducción fija y obligatoria que constituye la base de nuestro sistema de protección social.
La segunda gran deducción es la retención a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). A diferencia de la Seguridad Social, este porcentaje no es fijo. Varía, y mucho, según dos factores clave: el salario bruto anual y, muy importante, la situación personal y familiar del trabajador.
Aquí es donde entra en juego el famoso modelo 145, ese documento que el empleado te entregó al incorporarse. La información que contiene (estado civil, número de hijos, personas con discapacidad a cargo...) es la que te permite como empresa calcular el tipo de retención correcto.
Ignorar el modelo 145 o aplicar un porcentaje de IRPF genérico es una mala práctica que puede salir muy cara. Si retienes de menos, el empleado se llevará una sorpresa desagradable al hacer la declaración de la renta. Si retienes de más, le estás quitando liquidez cada mes.
Para que todo quede más claro, volvamos a nuestro ejemplo. Imagina a un trabajador de una tienda con un salario bruto mensual de 1.800 €. Su contrato es indefinido y, según su modelo 145, le corresponde una retención de IRPF del 10 %.
Así se calcularían sus deducciones:
Sumando ambas, el total a deducir de su salario bruto sería de 294,30 €. Este es el importe que "desaparece" entre el bruto y el neto. Si quieres profundizar en situaciones específicas, te recomendamos leer nuestro artículo sobre quién paga la baja por accidente laboral.
Además de estas retenciones, pueden existir otras deducciones por orden judicial, como las deducciones por manutención de los hijos, que también deben aplicarse religiosamente en la nómina.
No hay que olvidar que el Salario Mínimo Interprofesional (SMI) marca la base de todo. Fijado en 1.184 euros mensuales en 14 pagas, este umbral es vital para ajustar las nóminas de los tramos salariales más bajos y garantizar un ingreso mínimo.
El resultado de restar todas estas deducciones al salario bruto nos dará por fin el "líquido a percibir", el último paso para cerrar la nómina del mes.
Una vez que todos los números cuadran, llega el momento de la verdad: plasmar toda esa información en el documento oficial, el recibo de salario. No es un simple papel, es el justificante legal que detalla la relación económica entre tu empresa y el trabajador durante un periodo concreto.
Para cualquier responsable de RR. HH., sobre todo en sectores tan dinámicos como el retail o la hostelería, generar este documento de forma impecable es tan importante como haber calculado bien cada euro. Un recibo claro, completo y sin errores genera confianza en el equipo y te blinda ante posibles inspecciones o reclamaciones.
El modelo oficial de nómina no deja lugar a la improvisación. Su estructura está definida por ley y hay que respetarla al milímetro. Cada apartado tiene una finalidad muy concreta y debe rellenarse con precisión.
Para que el documento sea legalmente válido, debe seguir este esquema:
Saber cómo se hace una nómina no termina al darle a "imprimir". La generación del recibo es solo una parte del camino. La verdadera responsabilidad de Recursos Humanos es cerrar el ciclo por completo, y eso implica dos tareas fundamentales que vienen después.
La primera es obvia, pero crucial: gestionar el pago al empleado. El abono del salario neto debe ejecutarse con puntualidad suiza en la fecha pactada, normalmente por transferencia bancaria. Este gesto es clave para mantener la satisfacción y el compromiso del equipo.
El cierre del ciclo de la nómina va mucho más allá del pago al trabajador. La gestión correcta de las obligaciones con las administraciones públicas es lo que verdaderamente completa el proceso y garantiza el cumplimiento legal de la empresa.
La segunda tarea, y la que suele dar más quebraderos de cabeza, es cumplir con las obligaciones tributarias y de Seguridad Social. No olvides que la empresa actúa como recaudadora para el Estado, por lo que debe ingresar las cantidades retenidas al trabajador y, además, abonar sus propias cotizaciones.
Una vez cerrada la nómina del mes, tienes una cita con la Administración. Presentar y pagar los modelos correspondientes es ineludible. Hacerlo fuera de plazo o con errores puede acarrear sanciones económicas importantes.
Las principales obligaciones son:
Para facilitar toda esta gestión, es vital contar con herramientas que automaticen el seguimiento de las horas trabajadas, ya que esto impacta directamente en los cálculos. Si quieres profundizar, puedes aprender más sobre el registro de la jornada laboral y el cumplimiento de la ley con soluciones como las que ofrecemos en Shyfter.
Es importante recordar que las nóminas en España están influenciadas por el sector y la geografía. Según los últimos datos del Instituto Nacional de Estadística (INE), el salario medio anual fue de 28.049,94 euros, un 4,1 % más que el año anterior. La Comunidad de Madrid, por ejemplo, presenta uno de los salarios medios más altos, con 2.867 euros brutos al mes, lo que obliga a las empresas a adaptar sus políticas salariales a la realidad de cada región. Puedes consultar más datos sobre la estructura salarial en el INE.
Incluso con un proceso perfectamente definido, el día a día de la gestión de personal siempre saca a la luz dudas y situaciones que no vienen en los manuales. En sectores como el retail o la hostelería, con una casuística tan variada, saber reaccionar a tiempo es fundamental para mantener la eficiencia y la confianza del equipo.
Vamos a abordar algunas de las preguntas más habituales que surgen al cerrar las nóminas, con respuestas directas para que los profesionales de RR. HH. puedan moverse con seguridad en estos escenarios.
Que no cunda el pánico, es una situación más común de lo que parece. La clave está en actuar con rapidez y total transparencia. Si detectas un fallo en una nómina que ya has pagado, tienes que corregirlo de inmediato con una nómina rectificativa o complementaria.
Además del ajuste con el trabajador, es crucial rectificar también las cotizaciones presentadas a la Seguridad Social y las retenciones de IRPF. Un pequeño despiste aquí puede acabar en sanciones. Una comunicación fluida con la persona afectada es la mejor herramienta para gestionar la situación sin que se resienta la confianza.
La gestión de nóminas durante una incapacidad temporal (IT) es, sin duda, uno de los procesos más complejos. El cálculo cambia por completo, porque la responsabilidad del pago se desplaza.
Durante una baja, la empresa suele cubrir los primeros días (lo que marque el convenio), pero a partir de ahí, el pago lo asume la Seguridad Social o la mutua. Sin embargo, lo habitual es que la empresa adelante este importe en la nómina del trabajador, un mecanismo conocido como pago delegado.
El importe que se cobra durante una IT no es el 100% del salario, sino un porcentaje de la base reguladora. Este cálculo exige un conocimiento profundo de la normativa y del convenio colectivo para determinar correctamente tanto la prestación como las cotizaciones durante ese periodo.
No, ya no. La ley permite entregar el recibo de salario por medios electrónicos, como un portal del empleado o a través del correo electrónico corporativo. De hecho, esta práctica es una gran aliada en la gestión de RR. HH. para sectores con plantillas grandes y muy distribuidas, como el retail o la hostelería.
Lo importante es que garantices que el trabajador pueda acceder a ella fácilmente, guardarla e imprimirla si lo necesita. Por supuesto, el sistema que uses debe cumplir a rajatabla con la normativa de protección de datos (RGPD) para asegurar la confidencialidad de la información.
Las pagas extraordinarias son una remuneración adicional y un derecho reconocido. Por ley, todo trabajador tiene derecho a un mínimo de dos pagas extra al año, aunque el convenio puede mejorar esta condición. La forma en que se abonan afecta directamente a cómo se confecciona la nómina de cada mes.
Existen dos modalidades principales:
La elección entre una u otra modalidad tiene un impacto directo en el cálculo mensual de la base de cotización y en la retención de IRPF que se aplica.
La gestión de nóminas es una tarea compleja, pero absolutamente fundamental para la buena marcha de cualquier empresa. En Shyfter, ofrecemos herramientas que simplifican y automatizan estos procesos, permitiéndote centrarte en lo que de verdad importa: tu equipo. Descubre cómo podemos ayudarte a optimizar la planificación y la gestión de tus recursos humanos visitando nuestra web https://shyfter.co/es-es.
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