Tijdklokken in bedrijven zijn niet langer alleen hulpmiddelen om de aanwezigheid van werknemers te monitoren. Moderne digitale tijdklokken, vaak gecombineerd met tijdregistratie-apps, zijn uitgegroeid tot uitgebreide tools voor personeelsbeheer. Ze registreren werkuren, volgen afwezigheden, en beheren verlofsaldi terwijl ze zorgen voor naleving van arbeidswetten.
Een digitaal tijdkloksysteem stelt werknemers in staat om hun werkuren te registreren via een mobiele app of tabletterminal. Werknemers loggen eenvoudig in met een persoonlijke PIN-code, en hun werktijden worden direct in het systeem opgeslagen.
Met slechts een paar klikken kunnen werknemers aangeven of ze:
Dit gestroomlijnde proces vereenvoudigt zowel tijdregistratie als afwezigheidsbeheer.
Moderne tijdklokken gaan veel verder dan eenvoudige aanwezigheidsregistraties. Ze volgen ook:
Deze uitgebreide dataverzameling zorgt voor de nauwkeurigheid van de loonadministratie en geeft HR een overzicht van de beschikbaarheid van het personeel.
De Franse arbeidswet vereist dat bedrijven werkuren bijhouden en archiveren voor alle werknemers. Deze gegevens moeten beschikbaar zijn voor inspectie door URSSAF en de arbeidsinspectie. Werknemers moeten ook op elk moment toegang hebben tot hun persoonlijke werkurenrecords.
Het type tijdklok is niet gereguleerd, wat betekent dat werkgevers kunnen kiezen tussen handmatige logs, fysieke tijdklokken, of digitale oplossingen zoals apps of software. Het gekozen systeem moet echter voldoen aan de GDPR en CNIL-voorschriften, waarbij gegevensbescherming en transparantie worden gewaarborgd.
Om te voldoen aan de GDPR, moeten werkgevers ervoor zorgen dat werknemers:
Werknemers moeten worden geïnformeerd voordat een tijdkloksysteem wordt geïnstalleerd, en personeelsvertegenwoordigers moeten worden geraadpleegd voor goedkeuring. Dit zorgt voor transparantie en helpt vertrouwen tussen management en werknemers te bevorderen.
Voor HR-afdelingen bieden digitale tijdklokken:
Dit vermindert fouten, versnelt loonverwerking, en zorgt voor naleving van arbeidswetten.
Naast loonadministratie en naleving, helpt tijdklokgegevens bij het optimaliseren van personeelsplanning. Door patronen in afwezigheden, overuren en werkbelasting te volgen, kunnen managers:
Werknemers kunnen de tijdregistratie-app gebruiken om:
Dit stelt HR in staat om aanvragen in realtime goed te keuren of af te wijzen, waardoor continuïteit van de dienstverlening en eerlijke werkverdeling wordt gewaarborgd.
Moderne tijdklokken zijn snel te installeren. Bedrijven hoeven niet langer te investeren in fysieke terminals bij elke ingang. In plaats daarvan kunnen werknemers direct inloggen via hun smartphones of op een gedeelde tablet op de werkplek.
Zodra de tijdregistratie-app is geïnstalleerd, ontvangen werknemers training over hoe deze te gebruiken, wat zorgt voor een soepele adoptie. Het HR-team beheert het systeem via een centraal administratiedashboard, waarbij instellingen worden gepersonaliseerd om te passen bij bedrijfsbeleid en collectieve overeenkomsten.
