Werkgevers zijn wettelijk verplicht om de werkuren van werknemers bij te houden, inclusief aankomst- en vertrektijden, pauzes, afwezigheden en overuren. Deze wettelijke verplichting heeft tijdregistratiesoftware en digitale tijdklokken tot essentiële hulpmiddelen gemaakt. Deze systemen verzamelen en centraliseren gegevens die niet alleen voor de loonadministratie kunnen worden gebruikt, maar ook voor personeelsbeheer, naleving en productiviteitsanalyse.
Sinds de uitspraak van het Europese Hof van Justitie op 14 mei 2019, moeten bedrijven een betrouwbaar systeem implementeren om de uren van werknemers in alle situaties bij te houden:
Deze verplichting geldt voor alle werknemers, ongeacht hun functie binnen het bedrijf. Een tijdregistratie-app of software stelt werknemers in staat om in en uit te klokken direct vanaf hun smartphone of tablet, terwijl het management toegang krijgt tot gecentraliseerde, realtime gegevens.
Een digitale tijdklok vervangt traditionele papieren tijdsregistraties door automatisch werkuren vast te leggen. Het zorgt ervoor dat de contractuele uren van elke werknemer correct worden nagekomen.
In bedrijven met flexibele werktijden of aangepaste schema's, kunnen werknemers hun dagelijkse werkuren aanpassen—bijvoorbeeld later beginnen en eerder vertrekken—zolang ze hun contractuele verplichtingen binnen een bepaalde periode (wekelijks of maandelijks) nakomen.
Een tijdkloksysteem maakt deze flexibiliteit mogelijk door nauwkeurig gewerkte uren bij te houden en realtime overurenberekening en compensatierust bij te houden, alles in lijn met bedrijfsafspraken.
Het systeem houdt ook verschillende soorten afwezigheden bij, zoals:
Werknemers kunnen hun verlofsaldi direct via het systeem volgen.
Voor HR- en loonadministratieteams stroomlijnt geautomatiseerde gegevensverzameling de loonverwerking. Aan het einde van elke maand kunnen gegevens direct worden overgedragen naar loonsoftware, wat nauwkeurigheid waarborgt en manuele fouten vermindert. Dit vereenvoudigt overurenberekening, verlofaftrekkingen, en speciale toelagen.
In geval van een arbeidsinspectie of een URSSAF-audit, moet de werkgever een volledig overzicht van de gewerkte uren kunnen overleggen, inclusief:
Een digitale tijdklok zorgt ervoor dat deze gegevens altijd actueel en gemakkelijk beschikbaar zijn voor elke werknemer, afdeling of locatie.
Voor thuiswerken, reizende werknemers, of flexibele schema's was nauwkeurige tijdregistratie historisch gezien uitdagend. Met digitale klok-apps loggen werknemers hun uren direct in—zelfs vanuit huis of onderweg.
De HR-afdeling krijgt realtime inzicht, waardoor handmatige aanpassingen bij terugkeer van werknemers naar kantoor niet meer nodig zijn.
Overurenregistratie is ook geautomatiseerd, en werknemers ontvangen meldingen wanneer hun werkuren de wettelijke of contractuele limieten overschrijden.
Moderne tijdklokken zijn niet alleen administratieve hulpmiddelen; ze verbeteren ook de veiligheid op de werkplek. Ze helpen werkgevers om bij te houden wie op locatie is, waardoor het gemakkelijker is om werknemers te verantwoorden tijdens een noodontruiming.
Bovendien kunnen late vertrekken of aanwezigheid buiten werktijd automatisch worden gemarkeerd, zodat werknemers de wettelijke werkuren niet overschrijden.
