Tijdkloksystemen zijn standaard hulpmiddelen geworden voor bedrijven van alle groottes. Essentieel voor het bijhouden van werkuren, zijn ze altijd gekoppeld aan tijdregistratiesoftware of een dedicated app. Hier is alles wat u moet weten over hoe ze werken, de verschillende beschikbare types en waar u op moet letten bij het kiezen van het juiste systeem voor uw bedrijf.
Ongeacht de grootte van uw bedrijf, is het bijhouden van werkuren zowel een praktische noodzaak als een wettelijke vereiste. Volgens de arbeidswetgeving zijn werkgevers verantwoordelijk voor het registreren en monitoren van de werkuren van werknemers. De wekelijkse of maandelijkse uren van elke werknemer worden gedefinieerd door hun contract of een collectieve overeenkomst.
Om de werkelijke werktijd te berekenen, hebben bedrijven nauwkeurige registraties nodig van aankomst- en vertrektijden. Dit is cruciaal voor loonverwerking, overurenregistratie, en het waarborgen van naleving van werktijdreglementen.
Moderne tijdkloksystemen bieden betrouwbare, geautomatiseerde gegevensverzameling, vereenvoudigen HR-processen en zorgen voor nauwkeurige loonberekeningen.
Alle tijdkloksystemen, ongeacht het type, bestaan uit drie belangrijke componenten:
Elke werknemer ontvangt een badge die persoonlijke gegevens opslaat zoals naam, afdeling, of werknemersnummer. Badges zijn er in verschillende vormen: plastic kaarten, sleutelhangers, of digitale badges in mobiele apps. Sommige systemen gebruiken biometrische methoden in plaats van fysieke badges.
De tijdklokterminal registreert aankomst- en vertrektijden. Geïnstalleerd bij ingangspunten zoals deuren of receptiegebieden, bevat het een elektronische klok en gegevenslezer om badge-informatie vast te leggen.
De terminal verzendt geregistreerde gegevens naar een tijdregistratiesoftware. Dit kan gebeuren via Wi-Fi, Ethernet, of via USB-overdracht. De software verzamelt en presenteert de gegevens, waardoor ze toegankelijk zijn voor HR-teams voor loonadministratie en naleving.
Het proces volgt hetzelfde basisprincipe in alle systemen. Elke werknemer identificeert zichzelf met hun badge of biometrische gegevens bij het starten en beëindigen van hun dienst. Afhankelijk van het bedrijfsbeleid kunnen werknemers ook uitklokken voor pauzes of tijdelijke afwezigheden.
De terminal registreert elke klok-in/uit en verzendt de gegevens naar de tijdregistratiesoftware. Dit geautomatiseerde proces biedt nauwkeurige registraties voor loonadministratieteams, die de gegevens direct kunnen gebruiken bij het voorbereiden van loonstroken.
Er zijn tegenwoordig verschillende soorten tijdklokken beschikbaar, elk geschikt voor verschillende werkomgevingen.
Dit is het oudste type. Werknemers steken een papieren kaart in een machine die een tijdstempel slaat wanneer ze aankomen en vertrekken. Handmatige gegevensverwerking is vereist, waardoor dit systeem verouderd is voor grotere bedrijven. Het wordt vandaag de dag voornamelijk gebruikt door zeer kleine bedrijven.
Met dit systeem gebruiken werknemers een badge met een RFID-chip, die ze scannen bij de terminal om aankomst- en vertrektijden te registreren. De gegevens worden automatisch verzonden naar tijdregistratiesoftware. Dit is een van de meest voorkomende opties vandaag de dag.
Dit virtuele klok-in systeem is ideaal voor thuiswerkers of werknemers onderweg. Ze klokken in en uit via een smartphone-app, waarbij gegevens direct worden verzonden naar tijdregistratiesoftware. Deze aanpak is gebaseerd op vertrouwen, aangezien werknemers technisch gezien vanuit elke locatie kunnen inklokken.
Dit systeem gebruikt fysieke kenmerken zoals vingerafdrukken of gezichtsherkenning voor identificatie. Echter, biometrische tijdregistratie is strikt gereguleerd onder GDPR en Franse gegevensbeschermingswetten. In Frankrijk is het verboden voor algemene tijdregistratie en alleen toegestaan voor het beveiligen van toegang tot gevoelige gebieden, zoals nucleaire sites.
Voordat werkgevers een tijdkloksysteem kiezen, moeten ze beoordelen:
Zodra het juiste systeem is geselecteerd, moeten werkgevers werknemersvertegenwoordigers raadplegen voordat ze het installeren. Het systeem moet voldoen aan de arbeidswetgeving en zorgen voor transparante communicatie met werknemers. Het personeel moet ruim van tevoren worden geïnformeerd over het nieuwe systeem, inclusief hoe gegevens worden gebruikt en hun rechten onder GDPR.
Met het juiste systeem kunnen bedrijven de nauwkeurigheid van de loonadministratie verbeteren, geschillen verminderen, en zorgen voor naleving van werktijdreglementen.
