Het implementeren van een tijdkloksysteem in uw bedrijf vereist meer dan alleen het installeren van hardware of het downloaden van een app. Om een correct gebruik en volledige naleving van arbeidswetten te garanderen, moeten werknemers worden geïnformeerd, getraind en gerustgesteld over hoe het systeem werkt en hun rechten.
De juiste tijdklok kiezen en personeel informeren
Voordat een tijdklok wordt geïntroduceerd, moet de werkgever het systeem kiezen dat past bij de behoeften, grootte en operationele beperkingen van het bedrijf. Opties omvatten:
- Mechanische tijdklokken (vandaag de dag minder gebruikelijk)
- Badge-gebaseerde tijdklokken
- Mobiele tijdklok-apps, ideaal voor veldwerkers of externe medewerkers
Zodra het systeem is gekozen, moeten werknemersvertegenwoordigers (zoals de CSE in Frankrijk) worden geraadpleegd en moet de gehele personeelsbestand formeel worden geïnformeerd over de komende verandering.
Werknemers trainen in het gebruik van de tijdklok
Werknemers die moeten in- en uitklokken
Alle werknemers die moeten in- en uitklokken, moeten duidelijke instructies ontvangen. De training moet de volgende onderwerpen behandelen:
- Hoe correct in- en uit te klokken
- Wat te doen als ze vergeten in te klokken
- Hoe technische problemen aan te pakken
- Welke gegevens worden verzameld en hoe deze worden gebruikt
De training is meestal kort—30 minuten is vaak voldoende voor basis systemen.
HR- en salarisadministratiemedewerkers die de tijdklokgegevens gebruiken
Werknemers in HR en salarisadministratie hebben meer diepgaande training nodig. Ze moeten leren hoe ze:
- Toegang krijgen tot en analyseren van de gegevens
- Werktijden en afwezigheden verifiëren
- Gegevens exporteren naar salarissoftware
- GDPR-regels respecteren bij het omgaan met persoonlijke gegevens
De duur van de training hangt af van de complexiteit van de gebruikte software.
Communicatie is belangrijk
Naast technische training is het essentieel om de zorgen van werknemers aan te pakken. Tijdklokken kunnen weerstand oproepen als werknemers het gevoel hebben dat ze overmatig worden gecontroleerd. Om dit te voorkomen:
- Leg uit dat tijdregistratie een wettelijke vereiste is volgens de Arbeidswet.
- Benadruk de voordelen voor werknemers, zoals nauwkeurige loonadministratie, transparante overurentelling en eerlijkere werkverdeling.
- Verduidelijk dat de tijdklok geen controlemiddel is, maar een manier om werknemersrechten te beschermen.
- Informeer werknemers over hoe hun persoonlijke gegevens worden beschermd, wie er toegang toe heeft en hoe lang ze worden bewaard.
Waarom tijdklokken voordelig zijn voor bedrijven en werknemers
Wettelijke verplichting
Werkgevers hebben een wettelijke plicht om werktijden vast te leggen. Dit is niet optioneel—het is vereist door de Arbeidswet en versterkt door Europese jurisprudentie (uitspraak van mei 2019 door het Europees Hof van Justitie). Bedrijven zijn echter vrij om hun voorkeursmethode te kiezen, mits deze voldoet aan GDPR en CNIL (in Frankrijk).
Voordelen van het gebruik van een tijdklok
Een tijdkloksysteem biedt veel operationele voordelen:
- Nauwkeurige registratie van werktijden
- Geautomatiseerde berekening van overuren
- Realtime tracking van verlof en afwezigheid
- Snellere en foutloze salarisverwerking
- Verminderde geschillen over werktijden en loon
Werknemersrechten met tijdklokken
Werknemers kunnen geen wettelijk conforme tijdkloksysteem weigeren, maar ze hebben wel specifieke rechten, waaronder:
- Toegang tot hun eigen tijdregistraties
- Het recht om correcties te vragen als er fouten optreden
- Het recht om te weten hoe gegevens worden gebruikt en wie er toegang toe heeft
- Bescherming tegen indringende surveillance (bijv. locatie-tracking of biometrische gegevensverzameling)
Balanceren van transparantie en naleving
Om een soepele implementatie te garanderen, moeten werkgevers:
- De wettelijke verplichtingen uitleggen die het tijdkloksysteem aandrijven
- Verduidelijken hoe het systeem werkt en hoe het werknemers ten goede komt
- Werknemers een manier geven om vragen te stellen en zorgen te uiten
Het doel is om de tijdklok te laten aanvoelen als een hulpmiddel voor eerlijkheid en transparantie, in plaats van een controlemethode.
