Een tijdklok badgesysteem is een van de meest gebruikte tools voor het bijhouden van werkuren in bedrijven. Betrouwbaar, eenvoudig te installeren en gemakkelijk in gebruik, biedt dit systeem meerdere voordelen. Hier is een volledige uitleg over wat het is, hoe het gebruik ervan wettelijk is gereguleerd en waarom het een effectieve optie is voor tijdregistratie van werknemers.
Een tijdklok badgesysteem registreert aankomsten en vertrekken van werknemers op de werkplek. Het stelt werkgevers in staat om de daadwerkelijke werktijd voor elke werknemer te berekenen. Dit systeem kan gebruikmaken van verschillende technologieën, zoals RFID-badges, vingerafdrukken of biometrische scanners voor verbeterde veiligheid en nauwkeurigheid.
Het systeem bestaat uit verschillende onderdelen. Elke werknemer ontvangt een badge, die ze scannen bij de terminal bij aankomst en vertrek van de werkplek. De terminal registreert de gegevens en stuurt deze door naar een beheersoftware, die tijdregistratie en werkurenrapportage beheert.
Afhankelijk van het bedrijfsbeleid kan het systeem ook lunchpauzes of korte pauzes gedurende de dag bijhouden, niet alleen het begin en einde van diensten. Sommige bedrijven kiezen voor biometrische tijdklokken met gebruik van vingerafdrukken om misbruik te voorkomen en de nauwkeurigheid te verbeteren.
Werkgevers zijn wettelijk verplicht om de daadwerkelijke werkuren bij te houden en te registreren voor alle werknemers, ongeacht hun contracttype of aantal werkuren. De arbeidswet schrijft geen specifieke methode voor, dus bedrijven kunnen kiezen uit:
Echter, biometrische tracking, zoals gezichtsherkenning, is over het algemeen verboden als het uitsluitend wordt gebruikt voor tijdregistratie. Volgens de CNIL (de Franse gegevensbeschermingsautoriteit) worden deze methoden gezien als disproportioneel voor tijdregistratiedoeleinden.
Als u kiest voor een tijdklok badgesysteem, moet u voldoen aan de wettelijke vereisten, waaronder:
In 2019 oordeelde het Europees Hof van Justitie dat bedrijven betrouwbare systemen voor tijdregistratie moeten implementeren om te voldoen aan de arbeidstijdenwetgeving. Deze uitspraak benadrukt het belang van een robuust, betrouwbaar tijdkloksysteem.
Tijdklok badgesystemen bieden meerdere voordelen voor zowel werkgevers als werknemers:
Zelfs als er fouten optreden (bijv. vergeten in te klokken), blijven deze situaties uitzonderlijk. Werknemers die vergeten in te klokken, moeten hun aanwezigheid bewijzen als er geschillen ontstaan.
Veel bedrijven combineren ook tijdklokken met verzuimbeheer tools, waardoor werknemers verlofaanvragen direct via het systeem kunnen indienen. Dit zorgt ervoor dat roosters nauwkeurig blijven, zelfs wanneer personeel afwezig is.
Het kiezen van het juiste tijdkloksysteem hangt af van verschillende factoren:
Zodra u het systeem heeft geselecteerd, moet u:
De terminal moet op een hoofdtoegangspunt worden geplaatst voor gemakkelijke toegang. Voor werknemers buiten de locatie (zoals veldwerkers), kunnen mobiele incheckopties het hoofdsysteem aanvullen.
Ten slotte zorgt training van personeel in het gebruik van het systeem voor een soepele uitrol. Technologieën zoals RFID-badges of smartphone-apps kunnen identificatie vereenvoudigen en helpen gemiste inchecks te verminderen.
