Volgens de Franse arbeidswetgeving moeten alle bedrijven de werkuren van hun werknemers registreren en bijhouden. Dit geldt voor:
De wet maakt een onderscheid tussen collectieve roosters en individuele roosters.
Als uw bedrijf een collectief werkrooster gebruikt, moet u een duidelijk schema opstellen dat aangeeft:
Als de werkuren over een referentieperiode (tot één jaar) worden verspreid, moet u een schema tonen dat die hele periode dekt.
De HR-manager of de bedrijfsdirecteur moet het schema ondertekenen en dateren voordat het wordt gepubliceerd om het juridisch geldig te maken.
Voor elke werknemer moet het bedrijf een registratie van gewerkte uren bijhouden, evenals opgenomen verlof, compenserende rust en eventuele overuren.
De arbeidswet legt echter geen specifiek formaat op voor deze registratie. Het kan op papier, in spreadsheets of via een digitaal tijdregistratiesysteem zoals een tijdklok-app worden bijgehouden.
Bij het installeren van een digitale tijdklok in uw bedrijf, moet u voldoen aan 4 belangrijke wettelijke verplichtingen.
Het systeem moet gegevensnauwkeurigheid en -beveiliging garanderen. Tijdregistraties moeten manipulatie-proof zijn. Geautomatiseerde systemen worden aanbevolen om risico's van gegevensmanipulatie te minimaliseren.
De Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) specificeert dat alleen op badge gebaseerde systemen zijn geautoriseerd voor tijdregistratie.
Biometrische systemen, zoals vingerafdruk- of gezichtsherkenningsapparaten, zijn verboden tenzij ze worden gebruikt voor toegangscontrole tot hoogbeveiligde gebieden (bijvoorbeeld nucleaire sites).
In geval van een arbeidsinspectie moet uw bedrijf volledige toegang tot de tijdregistraties van werknemers kunnen geven.
Bovendien moeten bedrijven de CNIL informeren voordat ze een tijdregistratiesysteem installeren en wachten op autorisatie. Werknemersvertegenwoordigers moeten ook vooraf worden geraadpleegd.
Aangezien tijdregistratie het verzamelen van persoonsgegevens inhoudt, moeten werknemers directe toegang tot hun eigen tijdregistraties hebben op elk moment.
Deze transparantie helpt werknemers ook om de implementatie van een tijdregistratiesysteem te begrijpen en te accepteren.
Als een arbeidsinspectie constateert dat uw bedrijf de werkuren niet correct heeft geregistreerd, kunnen de sancties onder meer zijn:
Om te voldoen aan de Franse arbeidswet, moet elk bedrijf nauwkeurige registraties bijhouden van alle gewerkte uren van werknemers. Het installeren van een digitale tijdklok is een van de meest efficiënte manieren om aan deze verplichting te voldoen en tegelijkertijd administratieve processen te vereenvoudigen.
