Los empleadores están legalmente obligados a registrar las horas de trabajo de los empleados, incluyendo los tiempos de llegada y salida, descansos, ausencias y horas extras. Esta obligación legal ha hecho que el software de seguimiento de tiempo y los relojes digitales de tiempo sean herramientas esenciales. Estos sistemas recopilan y centralizan datos que pueden ser utilizados no solo para la nómina, sino también para la gestión de la fuerza laboral, el cumplimiento normativo y el análisis de productividad.
Desde el fallo del Tribunal de Justicia de la Unión Europea el 14 de mayo de 2019, las empresas deben implementar un sistema confiable para registrar las horas de los empleados en todas las situaciones:
Esta obligación se aplica a todos los empleados, independientemente de su posición en la empresa. Una aplicación o software de seguimiento de tiempo permite a los empleados registrar su entrada y salida directamente desde su smartphone o tablet, mientras que la gerencia obtiene acceso a datos centralizados en tiempo real.
Un reloj digital de tiempo reemplaza las hojas de tiempo en papel tradicionales al registrar automáticamente las horas de trabajo. Asegura que las horas contratadas de cada empleado se completen adecuadamente.
En empresas con horarios de trabajo flexibles o horarios personalizados, los empleados pueden ajustar sus horas de trabajo diarias—por ejemplo, comenzando más tarde y saliendo más temprano—siempre que cumplan con sus obligaciones contractuales dentro de un período establecido (semanal o mensual).
Un sistema de reloj de tiempo hace posible esta flexibilidad al registrar con precisión las horas trabajadas y permitir el cálculo de horas extras en tiempo real y el seguimiento de descansos compensatorios, todo alineado con los acuerdos de la empresa.
El sistema también registra varios tipos de ausencias, tales como:
Los empleados pueden monitorear sus saldos de licencias directamente a través del sistema.
Para los equipos de RRHH y nómina, la recopilación automatizada de datos agiliza el procesamiento de nómina. Al final de cada mes, los datos pueden ser transferidos directamente al software de nómina, asegurando precisión y reduciendo errores manuales. Esto simplifica el cálculo de horas extras, las deducciones de licencias, y las asignaciones especiales.
En caso de una inspección laboral o una auditoría de URSSAF, el empleador debe proporcionar un registro completo de las horas trabajadas, incluyendo:
Un reloj digital de tiempo asegura que estos datos estén siempre actualizados y fácilmente disponibles para cada empleado, departamento o sitio.
Para el trabajo remoto, empleados que viajan, o horarios flexibles, el seguimiento preciso del tiempo históricamente fue un desafío. Con las aplicaciones de registro de tiempo digitales, los empleados registran sus horas directamente—incluso desde casa o en la carretera.
El departamento de RRHH obtiene visibilidad en tiempo real, eliminando la necesidad de ajustes manuales al regreso de los empleados a la oficina.
El seguimiento de horas extras también está automatizado, y los empleados reciben alertas cuando sus horas de trabajo exceden los límites legales o contractuales.
Los relojes de tiempo modernos no son solo herramientas administrativas; también mejoran la seguridad en el lugar de trabajo. Ayudan a los empleadores a rastrear quién está en el sitio, facilitando la contabilización de empleados durante una evacuación de emergencia.
Además, las salidas tardías o la presencia fuera de horario pueden ser marcadas automáticamente, asegurando que los empleados no excedan los límites legales de trabajo.
