¿Se requiere un reloj de fichar en el lugar de trabajo?

Cada empleador es legalmente responsable de rastrear las horas de trabajo de los empleados. Aunque las empresas pueden elegir entre varios métodos, los relojes de tiempo siguen siendo una de las soluciones más fiables. Pero, ¿es obligatorio instalar un reloj de tiempo? Revisemos los requisitos legales y las ventajas de usar un reloj de tiempo combinado con software de gestión de personal.

El requisito legal de rastrear las horas de trabajo

Independientemente del tamaño de la empresa, los empleadores deben registrar y rastrear las horas de trabajo reales de sus empleados. Esto es una obligación legal, no una elección.

¿Por qué rastrear las horas de trabajo de los empleados?

Los empleadores necesitan asegurarse de que los empleados trabajen el número de horas acordado contractualmente y respeten los límites legales. El rastreo preciso del tiempo también ayuda a:

• Verificar el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.
• Calcular períodos de descanso, horas extras y horas adicionales.
• Asegurar una nómina precisa basada en las horas trabajadas.
• Prepararse para inspecciones laborales y posibles disputas.

¿Quién necesita que se registren sus horas?

Todos los empleados están cubiertos por este requisito, independientemente de:

• Tipo de contrato de trabajo (CDI, CDD, temporal).
• Horario de trabajo (tiempo completo, tiempo parcial, horas flexibles).
• Rol (incluyendo gerentes, a menos que existan acuerdos específicos).

Solo dos sectores están exentos de este requisito:

• Agricultura.
• Transporte por carretera, que sigue sus propias regulaciones de rastreo.

Opciones de rastreo de tiempo para empleadores

Los empleadores tienen varias opciones para documentar las horas de trabajo:

• Hojas de tiempo en papel.
• Hojas de cálculo (Excel o similar).
• Relojes de tiempo (basados en tarjetas).
• Dispositivos biométricos (bajo condiciones estrictas).

Algunos métodos más antiguos, como hojas de tiempo en papel, se usan raramente hoy en día debido al riesgo de error y falta de fiabilidad.
Las soluciones biométricas, como escáneres de huellas dactilares, están altamente reguladas. En Francia, la CNIL prohíbe su uso únicamente para rastrear horas de trabajo, ya que se considera desproporcionado al objetivo.

¿Es obligatorio por ley un reloj de tiempo?

Aunque los empleadores están obligados a rastrear las horas de trabajo, no se impone legalmente un método específico. Esto significa que los relojes de tiempo no son obligatorios, pero a menudo son la solución preferida por su fiabilidad y facilidad de uso.

Sin embargo, esta flexibilidad podría cambiar en el futuro.
El 14 de mayo de 2019, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea dictaminó que solo un sistema de rastreo de tiempo fiable podría garantizar plenamente los derechos de los empleados a las horas de trabajo y períodos de descanso adecuados. Esta decisión podría eventualmente conducir a cambios en la legislación laboral francesa, haciendo que los relojes de tiempo (o sistemas automatizados similares) sean obligatorios en el futuro.

¿Por qué muchas empresas eligen relojes de tiempo de todos modos?

Incluso si los relojes de tiempo no son legalmente requeridos, muchas empresas los utilizan porque ofrecen beneficios significativos, especialmente cuando se combinan con software de programación:

• Recopilación de datos precisa y automática, reduciendo el error humano.
• Simplificación del procesamiento de nóminas con transferencia directa de datos.
• Cálculos precisos de horas extras y períodos de descanso.
• Prueba legalmente válida de las horas trabajadas, reduciendo disputas.
• Registros claros y consistentes para inspecciones laborales.

Reglas de cumplimiento al instalar un reloj de tiempo

Si un empleador elige instalar un reloj de tiempo, debe respetar cuatro reglas clave:

1. El sistema debe ser fiable e inviolable.
2. El método preferido es el rastreo basado en tarjetas (los biométricos están restringidos a ciertos entornos de alta seguridad).
3. Los datos deben ser accesibles para los inspectores laborales.
4. Los empleados deben poder revisar sus propios registros de tiempo (los resúmenes mensuales a menudo son firmados por ambas partes).

Obligaciones del empleador antes de la instalación

Instalar un reloj de tiempo conlleva obligaciones legales:

• Consultar con los representantes de los empleados (CSE, comité de empresa).
• Explicar el propósito y las razones para instalar el sistema.
• Notificar a todos los empleados con antelación, explicando:
  • El marco legal.
  • Períodos de retención de datos.
  • Derechos de los empleados.

Protección de los datos de los empleados

El sistema de reloj de tiempo debe cumplir completamente con el RGPD. Esto significa:

• Los datos deben almacenarse de forma segura.
• El acceso debe estar restringido al personal autorizado.
• Los empleados deben tener el derecho de acceder y corregir sus datos si es necesario.

Derechos de los empleados al usar un reloj de tiempo

Los empleados no pueden negarse a registrar su entrada/salida si el sistema cumple con las leyes laborales y las regulaciones de protección de datos. Sin embargo, pueden:

• Impugnar sistemas que violen sus derechos (por ejemplo, rastreo biométrico ilegal).
• Solicitar correcciones si ocurren errores.
• Presentar quejas si sienten que su privacidad es violada.

Si un empleado olvida registrar su entrada, los salarios no pueden ser deducidos automáticamente. Sin embargo, el empleador puede solicitar que el empleado corrija el registro. En caso de una disputa, el caso podría ser referido al tribunal laboral, donde la carga de la prueba recae en el empleador.

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