En Francia, las empresas están legalmente obligadas a rastrear y registrar las horas de trabajo de sus empleados. Los empleadores deben poder justificar las horas de trabajo ante las autoridades y permitir que los empleados accedan a sus propios registros de tiempo en cualquier momento. Sin embargo, la ley no requiere un método específico de seguimiento. Los empleadores pueden elegir entre registros en papel, relojes de tiempo físicos, herramientas de software o aplicaciones móviles. El requisito clave es garantizar la precisión y transparencia.
Sí, el seguimiento de las horas de los empleados es obligatorio, pero el método utilizado es a elección del empleador. Históricamente, las empresas usaban hojas de tiempo en papel para rastrear las horas trabajadas. Con la introducción de relojes de fichar, se hizo más fácil registrar las llegadas y salidas.
Las soluciones modernas incluyen relojes de tiempo digitales y aplicaciones móviles de seguimiento de tiempo, que automatizan la recopilación de datos y mejoran la precisión. Estas tecnologías surgieron para simplificar el seguimiento cuando se introdujeron regulaciones como la semana laboral de 35 horas y los días RTT.
Todos los empleados están cubiertos, independientemente del tipo de contrato (a tiempo completo, a tiempo parcial, a plazo fijo, etc.). Los empleadores deben rastrear las horas de trabajo reales y respetar los derechos de los empleados en cuanto a la recopilación de datos y la privacidad.
Con la semana laboral de 35 horas y las regulaciones relacionadas, las empresas tuvieron que adoptar sistemas más precisos. Las soluciones digitales y móviles de seguimiento de tiempo se volvieron esenciales, asegurando el cumplimiento mientras hacían el seguimiento del tiempo más flexible para los empleados.
Las empresas también están obligadas a saber quién está presente en el sitio en cualquier momento. Esto es parte de las regulaciones de seguridad en el lugar de trabajo. Sin embargo, cualquier sistema de control de acceso (incluidos los relojes de tiempo) debe cumplir con el RGPD y las directrices de la CNIL para proteger los derechos de los empleados.
Para ayudar a las empresas, la CNIL proporciona una guía gratuita que explica las obligaciones legales y ayuda a las empresas a elegir soluciones de seguimiento de tiempo que cumplan con la normativa.
Desde el 25 de mayo de 2018, el RGPD ha requerido que las empresas protejan los datos de los empleados recopilados a través de los sistemas de seguimiento de tiempo. Los empleados tienen el derecho a saber qué datos se recopilan, cómo se utilizan y quién puede acceder a ellos.
Para los relojes de tiempo digitales, esto generalmente incluye:
Los datos solo pueden ser accesibles por personal autorizado (generalmente RRHH) y no deben ser utilizados para monitorear los movimientos de los empleados dentro del lugar de trabajo.
El empleador es legalmente responsable de asegurar un seguimiento preciso del tiempo. Sin embargo, el empleador puede delegar esta responsabilidad a empleados calificados, generalmente en el departamento de RRHH o nómina.
Estos miembros del personal son responsables de:
Antes de introducir un nuevo sistema de seguimiento del tiempo, se debe consultar a los representantes de los empleados (como el CSE). Esto asegura que el sistema:
El empleador también debe informar a todos los empleados sobre el sistema antes de que se implemente. Los empleados no pueden negarse a usar un sistema legal de seguimiento del tiempo a menos que viole el RGPD o implique seguimiento biométrico (lo cual es ilegal a menos que sea necesario para áreas de alta seguridad).
Aunque algunos empleados ven el seguimiento del tiempo como intrusivo, la ley en realidad los protege. Los registros de tiempo precisos aseguran:
El tiempo de viaje a ubicaciones de clientes cuenta como tiempo de trabajo y debe registrarse adecuadamente. Los empleados deben registrar su entrada antes de salir de las instalaciones de la empresa.
